В каких случаях дебиторку нужно списать
Существуют законные причины списать задолженность. Они подтверждаются документами сторонних организаций. Эти бумаги являются основанием для записей в БУ и НУ.
Причины:
- Истек срок исковой давности. Это означает, что подать иск в суд о взыскании долгов фирма не может, поскольку прошло 3 года с момента, когда организация узнала о нарушении договорных обязательств со стороны контрагента: к примеру, получила отказ в оплате товаров, работ, услуг после поставки по договору. Срок прерывается, если организация подает в суд или должник письменно подтвердил наличие обязательств перед организацией (ГК РФ ст. 196-1, ст. 200, ст. 203).
- Госорганом подписан акт о невозможности взыскания. Имеется в виду акт судебного пристава как основание для списания задолженности. Несмотря на отдельные попытки чиновников ФНС на местах оспорить это основание для списания, НК РФ и практика судопроизводства свидетельствуют о его правомерности (ст. 266-2 НК РФ, Опр. ВАС №2727/08 по д. №А60-3260/2007-С6 от 07-02-08 г.).
- Организация-должник прекратила существование как юрлицо. Основанием для списания станет запись в ЕГРЮЛ в отношении должника (ст. 63–9 ГК РФ).
На заметку! По аналогичным основаниям можно списывать и задолженность кредиторам.
Можно списывать дебиторскую задолженность и в связи с невозможностью взыскать ее по оценке специалистов самой фирмы. Такой вариант применим, если проведенный экономический анализ выявил нецелесообразность обращения в суд. Обычно речь идет в таких случаях о небольших объемах дебиторской задолженности, по сравнению со значительными судебными издержками в перспективе (см. письма Минфина №03-03-06/1/3 от 13-01-09 г., №03-03-06/1/124 от 21-02-08 г., опред. ВАС РФ №9473/08 от 30-07-08 г., ФАС МО №КА-А40/13269-08-П-2 от 02-02-09 г. и ряд аналогичных).
Бухгалтерский учет списания дебиторской задолженности
Для начала напомним, что если по одному и тому же контрагенту имеется, кроме дебиторской, кредиторская задолженность, нужно сначала произвести взаимозачет сумм, а затем, если выявлена в итоге дебиторская задолженность, списать ее.
Подтверждают задолженность такие документы:
- акты, накладные как подтверждение оказания услуг, поставок товара, выполнения работ;
- акты сверок с партнерами;
- письма с требованиями погасить долг, официальные ответы на них;
- платежные документы, в которых отражаются оплаченные организацией суммы, и т.п.
Их наличие необходимо в том числе для того, чтобы зафиксировать и подтвердить срок исковой давности.
Важно! Документы хранят не менее 5 лет после списания сумм. Проводки БУ формируются в зависимости от источников списания
Покрытие списанной дебиторки созданным резервом по сомнительным долгам отражается проводкой Дт 63 Кт 60, 62, 76. Не покрытые резервом задолженности относятся на прочие расходы: Дт 91/2 Кт 60, 62, 76. Аналогично, т.е. по дебету 91/2 в корреспонденции с соответствующими счетами расчетов, учитывается дебиторка, если резерва в организации нет
Проводки БУ формируются в зависимости от источников списания. Покрытие списанной дебиторки созданным резервом по сомнительным долгам отражается проводкой Дт 63 Кт 60, 62, 76. Не покрытые резервом задолженности относятся на прочие расходы: Дт 91/2 Кт 60, 62, 76. Аналогично, т.е. по дебету 91/2 в корреспонденции с соответствующими счетами расчетов, учитывается дебиторка, если резерва в организации нет.
Если общим собранием принято решение уменьшить чистую прибыль на размер списанной дебиторской задолженности, делается проводка Дт 84 Кт 60, 62, 76 и др.
Списанную задолженность необходимо учитывать за балансом на Дт 007 в течение 5 лет и лишь затем провести окончательное списание.
Проводки
«Кредиторка» с истекшим сроком исковой давности всегда отражается по Кт 91 счета, как прочий доход. Суммы задолженности перед кредитором могут отражаться на разных счетах, по дебету. Проводка делается в периоде истечения срока давности по иску (согласно ПБУ 9/99, п. 16, абз. 3): Дт 60, 70, 76 и пр. Кт 91.
Если компания ради сохранения делового имиджа добровольно возвращает просроченную ею задолженность, делается проводка Дт 91 Кт 76, 60. Расчеты закрываются проводкой на возврат средств контрагенту Дт 76 Кт 50, 51.
На заметку! При списании задолженности перед кредитором НДС к вычету не восстанавливают (док.-т Минфина от 21/06/13 г. №03-07-11/23503).
Итоги
При списании кредиторской задолженности с истекшим сроком давности важно правильно исчислить этот срок – три года с момента образования. Отсчет начинается на следующий день после даты, указанной в договоре.
Списание просроченного долга сопровождается пересчетом базы по налогу на прибыль и доначислением налога, со сдачей при необходимости уточненных деклараций, поскольку такой долг нужно учесть в доходах.
По инициативе компании-должника, признающей задолженность, срок давности может прерываться и затем рассчитываться заново, но в целом этот процесс не может длиться более 10-лет.
При списании «кредиторки» фирма обязана инвентаризировать расчеты
Затем на основании акта выпускается бухгалтерская справка и готовится приказ на списание. Отсутствие этих документов не может являться основанием для непризнания просроченной задолженности в доходах по НУ.
Бухгалтер при списании кредитует счет 91 и дебетует счета, на которых отражена задолженность фирмы, в зависимости от ее характера.
Источники списания
- За счет резерва сомнительных долгов. Одним из источников, за счет которого можно списать дебиторку, является создание резерва по сомнительным долгам. Однако создавать его могут только фирмы, которые определяют выручку по отгрузке. Общий порядок резервирования определяется ст. 266-4 НК РФ. В резерв включают в полном объеме сумму задолженности, срок которой превысил 3 месяца, половинную сумму – если срок от 45-90 дней. Суммы дебиторки, срок которой ниже, не берутся в расчет. При этом резервируется и сумма НДС, ожидающаяся к перечислению от должника. Размер зарезервированных средств ограничен, выше 10% от выручки по периоду — налоговому и расчетному.
- Если резерва в организации нет. Списание дебиторки нужно произвести за счет прочих расходов, т.е она повлияет так или иначе на значение итоговых показателей.
- Источник — чистая прибыль. Решение о списании дебиторской задолженности принимается исключительно общим собранием учредителей, поскольку такие действия напрямую влияют на финансовый результат.
Документирование
Бухгалтерия обязана четко отслеживать сроки исковой давности по «кредиторке» и списывать ее в том месяце, когда срок истек. Если долги вовремя не списаны, необходимо как можно скорее сделать это. Затем делают пересчет налога на прибыль за весь период, после срока давности, с учетом включения списанной задолженности в доходы. Обязательна сдача уточненных деклараций.
В организации списание просроченного долга кредитору оформляют следующим образом:
- инвентаризируют расчеты — сравнивают данные баланса и сальдо по счетам расчетов в ведомостях, оформляют акт (ИНВ-17 или неунифицированный, отраженный в ЛНА фирмы);
- делают бухгалтерскую справку, в которой указывают основные данные для проводок: реквизиты договора, актов выполненных работ, накладных, срок давности по договору, сумму долга;
- на основании представленных документов готовят приказ на списание просроченной «кредиторки».
Если фирма не оформляет указанные документы, не списывает в учете свою задолженность и на этом основании не пересчитывает налог на прибыль, фискальные органы признают аргумент ничтожным и применят санкции по закону.
Документы хранятся в течение пяти лет после списания долга.
