Когда и как исправлять ошибки в 2-ндфл

Может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию по статье 126 Налогового кодекса РФ за непредставление справок по форме 2-НДФЛ ?

Справки 2-НДФЛ были представлены в инспекцию в срок, но с ошибками (или были некорректно заполнены). В этом случае, если справки 2-НДФЛ уже приняты, но налоговая инспекция не может оштрафовать налогового агента по статье 126 НК РФ.

Потому что, налоговая ответственность за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ установлена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. При этом из буквального толкования этой нормы законодательства следует, что штраф предусмотрен только за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ. Поэтому, если сведения сданы в срок, хотя и заполнены некорректно (с ошибками), налоговая инспекция не вправе оштрафовать организацию за непредставление сведений. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012, Центрального округа от 28 августа 2006 г. № А35-9977/05-С18, Уральского округа от 11 июля 2005 г. № Ф09-2873/05-С2).

Если организация представила справку с ошибками, то инспекция может не принять такие сведения. При этом она обязана направить протокол приема сведений. В таком случае справка считается непредставленной. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 мая 2013 г. № А27-16221/2012). Поэтому нужно направлять сведения о доходах физических лиц заранее, чтобы своевременно исправить ошибки.

Порядок сдачи отчетности по 2-НДФЛ

По результатам отчетного периода, организации обязаны отчитаться в Фискальный орган о полученной зарплате и иных доходных выплатах по каждому наемному работнику. А также о суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налога с доходов физических лиц.

Отчет сдается в таком порядке:

• ежегодно;
• при обнаружении ошибок;
• по запросу работника.

Также в законодательных нормах предусмотрено два варианта сдачи отчета:

• в электронном виде;
• на бумажных носителях.

На вариант подачи сведений влияет штатная численность сотрудников:

1. Штатная численность за минувший год составила менее 25 человек. Производится сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе.
2. Штатная численность за отчетный период составила более 25 человек. Сдача отчетности осуществляется в электронном виде.

При сдаче информации по НДФЛ в фискальный орган все юридические лица, имеющие в своем штате наемных работников, обязаны руководствоваться Порядком представления в ИФНС информации о полученной прибыли физлиц и о суммах НДФЛ. Порядок утвержден Приказом ФНС ММВ-7-11/19 от 17.01.18г. Этот документ не только устанавливает новую форму налогового отчета, но и оговаривает условия для представления сведений организациями в бумажном варианте либо на электронных носителях.

В соответствии с данным Порядком сдача отчетности 2-НДФЛ за 2017 год на бумаге подразумевает внесение представляемых сведений в бланк, который составляется по форме, закрепленной в Приложении 1 к Порядку. Также потребуется оформить реестр документов в двух образцах, один из которых остается у инспектора Налоговой службы, а второй возвращается работодателю.

Разные ситуации при заполнении справки о доходах сотрудника

Как заполнить справку 2-НДФЛ, если зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатили

Такую зарплату отражайте в справке 2-НФДЛ по общим правилам. По-особому нужно заполнить лишь раздел 5.

Выплатили зарплату или нет, для справки 2-НДФЛ значения не имеет. В любом случае оплата труда становится доходом в последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому в форме 2-НДФЛ отразите:

• месяц, за который начислена зарплата, код и сумму такого дохода – в разделе 3;
• вычеты – в разделе 4.

В разделе 5 начисленную, но не выплаченную зарплату нужно отразить только по строкам «Общая сумма дохода», «Налоговая база», «Сумма налога исчисленная». А строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» заполните в зависимости от того, успели выплатить зарплату до подачи справки или нет. Это связано с тем, что суммы удержанного налога отражают в том налоговом периоде, за который исчислен налог. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 № ЕД-4-3/74.

Зарплату выдали прежде, чем подали справки

Если зарплату выдали до подачи справки 2-НДФЛ, то сумму налога, перечисленную в бюджет после окончания отчетного года, включите в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за этот год.

К примеру, компания выплатила зарплату за декабрь только 10 января следующего года. Удержанный налог перечислили в бюджет на следующий день – 11 января. В справках 2-НДФЛ бухгалтер указал эту сумму в разделе 5, в том числе по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Хотя фактически налог заплатили уже после окончания отчетного года.

Зарплату выплатили после того, как сдали справки

Если зарплату выплатили после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки.

Например, на дату подачи 2-НФДЛ компания все еще не выплатила зарплату за ноябрь отчетного года. Поэтому в разделе 5 справки бухгалтер показал сумму дохода и исчисленного с него налога. А вот в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» этот налог не включил. В июне зарплата была выплачена. Бухгалтер подал в налоговую инспекцию уточненные справки, добавив сумму удержанного и перечисленного налога в соответствующие строки.

Зарплата начислена в отчетном году, а выплачена в следующем

Учитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты за последний месяц отчетного года. Если зарплата за декабрь была начислена в декабре, но выплачена в следующем году (например, в январе), сумма налога перечисленная в бюджет все равно должна быть включена в показатель строки «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за отчетный год. Если зарплата за декабрь была начислена и выплачена после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 г. № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.

НДФЛ удержали правильно, но перечислили излишне

Есть ситуация, когда налог начислен и удержан верно, но в бюджет ошибочно перечислена завышенная сумма налога

Важно помнить, что излишне уплаченная сумма не является налогом, поэтому она не должна отражаться в справке о доходах. Таким образом, в разделе 5 поля «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» надо заполнить так, как будто переплаты не было

Переплату по НДФЛ можно зачесть или вернуть. Для этого нужно провести сверку с бюджетом, а затем написать заявление в ИФНС.

Работник сменил фамилию: сдавать ли уточненные 2-НДФЛ и расчет по взносам

Если у работника изменились персональные данные (например, фамилия или адрес) уже после того, как работодатель сдал в ИФНС 2-НДФЛ и расчет по страховым взносам, корректировать и пересдавать отчетность не требуется.

Примечание: Письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@

ППоскольку в справку 2-НДФЛ сведения вносятся на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. Естественно, документ должен быть действующим, а данные актуальными. Если на момент представления справки эти условия соблюдены, то причин сдавать уточненную справку нет.

Способы подачи справок

С 2016 года налоговые агенты могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ:

непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи;

почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;

в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.

Об этом сказано в абзаце 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, пунктах 3–4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Таким образом, с 1 января 2016 года у налоговых агентов есть только два способа представления справок по форме 2-НДФЛ: на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. Возможность подачи сведений в виде файлов на электронных носителях (дисках, флешках и т. п.) из Налогового кодекса РФ исключена. Этот порядок распространяется и на способы представления сведений за 2015 год.

Выдача справок налогоплательщикам

Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты, бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.

Ситуация: обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ?

Нет, не обязана.

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;

выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

Ситуация: может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о его доходах по форме 2-НДФЛ?

Да, может.

Налоговые агенты по заявлению сотрудников обязаны выдавать им справки по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК РФ).

Основанием для выдачи справки родственнику – уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).

Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК РФ). Для выдачи справки по форме 2-НДФЛ в этом случае достаточно заявления сотрудника.

Как проверить сведения 2-НДФЛ

Прежде чем отправить исправленные сведения в Налоговую инспекцию, необходимо проверить информацию. Как правильно сверять 2-НДФЛ, с чем сравнивать информацию. Учитывайте важные рекомендации:

Специализированные сервисы предлагают подробные инструкции по заполнению отчетных и корректировочных форм. Внимательно изучите рекомендации по использованию сервисов.

Допустимо направить корректировки справок 2-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика. Для этого требуется регистрация компании на официальном портале ФНС. Сдача отчетов требует наличия электронной подписи.

Куда сдавать

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).

Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника? Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ.

Нет, не нужно.

Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.

Ответственность

Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:

для граждан – от 100 до 300 руб.;

для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).

Важно: с 1 января 2016 года для налоговых агентов установлен новый вид ответственности – штраф за недостоверные сведения в представленных документах. Поэтому, если в полученных формах 2-НДФЛ инспекция обнаружит ошибки, она может оштрафовать налогового агента

Размер штрафа составит 500 руб. за каждый документ, который содержит неточность.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Новая ответственность будет применяться и к формам 2-НДФЛ, которые организации подают за 2015 год. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.

Передача справок по почте

Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Проверка сведений налоговыми органами

В результате информация о доходах этих сотрудников инспектором вычеркнута из Реестра, сведения по ним считаются не поданными. По семи остальным работникам подача сведений засчитывается, так как документы заполнены правильно.

Все юридические лица, имеющие в своем штате наемных работников, обязаны в налоговую инспекцию подавать информацию о полученной заработной плате каждого из работников, а также данные о сумме исчисленного, удержанного, перечисленного в бюджет НДФЛ. Такой формой отчетности является справка 2-НДФЛ. Как сдавать справку 2-НДФЛ на бумаге или в электронном виде? Рассмотрим нюансы данного вопроса в нашей статье.

Когда сдавать

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).

Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.

Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ.

Процедура отправки

При отправке справок 2-НДФЛ в электронной форме по ТКС налоговый агент соблюдает следующий порядок электронного документооборота:

В течение 10 рабочих дней с даты отправки справок 2-НДФЛ налоговый орган направляет налоговому агенту два электронных документа:

1. Реестр (Приложение № 1 к Порядку представления);
2. Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год (Приложение № 2 к Порядку представления).

Учтите, что представленными можно считать только те справки, которые прошли в ИФНС контроль на предмет соответствия своему актуальному электронному формату.

Также см. «За какой период выдается 2-НДФЛ».