Проверяем кадровую документацию своими силами

Преимущества привлечения сторонней компании для внутреннего аудита кадровых документов

Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании. Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета. При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.

В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию. Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка. Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

Заказать кадровый аудит от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены.

Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
Оценку персонала.
Выявление источников конфликтов.
Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.

Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Отчетность по аудиту

Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам. Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.

Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно

Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки. Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.

Что проверяют?

Осуществляющие проверку кадрового документооборота специалисты в первую очередь обращают внимание на следующее:

Организация процессов документооборота в фирме и соответствие содержания и оформления каждого акта нормативам, прописанным в российском законодательстве.
Наличие оформления решений по кадрам в форме, доступной для работников, доведение до персонала сведений об изменениях в работе с трудящимися.
Правильное оформление документов работников (трудовых книжек, соглашений и заявлений).
Наличие и оформление бумаг по учёту кадров: приказы о приёме на работу и об увольнении, распоряжения о предоставлении отпусков и командировок, личные карточки рабочих, табели учёта времени, должностные инструкции.
Наличие локальных актов о взаимодействии с работниками (коллективный договор, положение о порядке обработки персональных данных, правила поведения на рабочем месте, правила внутреннего распорядка) и осуществление их ознакомления с основными положениями этих документов.

Порядок проведения процедуры

В ходе проведения мероприятия должны быть проведены следующие работы:

Интервью с руководством, выяснение целей проверки. Перед началом работ аудиторы должны получить общее представление об организации работы на предприятии и стандартах, которыми руководствуется компания в сфере взаимодействия с персоналом. На беседы с руководством уходит, как правило, 1-2 рабочих дня, после чего аудиторы ещё столько же времени тратят на обработку результатов.
Формирование плана-графика. Заказчик оповещает комиссию о сроках, в течение которых должны быть выполнены все работы, а проверяющие, ознакомившись со списком, уточняют, что нужно сделать заказчику, чтобы задачи были выполнены в срок.
Формирование списка проверяемых документов, их анализ. Комиссия определяет отделы, работа с личными делами сотрудников которого будет проведена особенно тщательно, а заказчик осуществляет подбор общих документов, подтверждающих правомочность деятельности предприятия в сфере взаимодействия с сотрудниками. Аудитор ознакомляется с предоставленными актами и выносит вердикт о их соответствии законодательству, а также принимает к рассмотрению личные дела рабочих и приказы, вынесенные в их отношении.
Анализ кадровых документов по категориям сотрудников. Комиссия проверяет документы, регламентирующие отношения предприятия с работниками особых категорий: гражданами иных государств, сменными рабочими, сотрудниками с ненормированным рабочим днём.
Проверка личных дел. Аудиторы собирают личные дела работников компании (все, если проводится сплошная проверка, и выборочно – в случае, если заказчик выдаёт не все документы) и проверяют их содержание на предмет соответствия трудовому законодательству. Для обеспечения соответствия результатов реальному положению дел должно быть проверено не менее 20% от всех личных дел.
Обработка данных, оформление отчётов. После завершения проверки отчёт по проделанной работе вместе с рекомендациями по исправлению недочётов передаются руководству компании.

Подробную инструкцию по проведению мероприятия вы можете посмотреть на следующем видео:

Библиографический список

Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.
Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю.П. Орловский. М.: Юридическая фирма «Контракт», 2008. 239 с.
Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.

А.Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО «БИНБАНК»,

член Национального

союза кадровиков

Когда необходима проверка?

Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций. Кроме того, экспертиза деятельности предприятия на предмет действий в отношении работников может применяться в случаях, когда руководство недовольно процессом взаимодействия с персоналом, хочет понять, где допущены ошибки и как их можно исправить.

Поскольку это необязательная процедура, законодательные акты не оговаривают, кто должен ее проводить.

Некоторые предприятия проводят ее собственными силами, однако большинство организаций ввиду низкой эффективности проверок, осуществляемых своими сотрудниками, отказались от такого метода и начали заказывать подобные услуги у сторонних специалистов.

Эффективность проведения мероприятия сторонними специалистами очевидна: работники, не занятые в компании, гораздо быстрее смогут найти все недочёты и указать на пути их исправления, да и уровень знаний в кадровой сфере у профессионалов этого дела всегда выше, чем у бухгалтеров, которым за дополнительную плату может быть поручено проведение данной процедуры.

Когда проводится и с какой целью

С необходимостью такой проверки можно столкнуться на абсолютно разных этапах. Одна из самых распространенных причин инициации внутреннего аудита кадровой документации – смена кадровика и связанная с этим процедура передачи дел. Также он может понадобиться:

При получении предупреждения о том, что в ближайший год предстоит плановая проверка трудовой инспекции.
При сложном, конфликтном увольнении работника (когда человек угрожает судом, жалобами и т.д.).

Главная цель такого мероприятия – совершенствование работы службы персонала и минимизация рисков для работодателя.

Кроме того, в числе целей:

Пересмотр системы делопроизводства, уменьшение количества бумаг в этой сфере.
Снижение издержек (финансовых и трудовых) на постановку и ведение учета персонала.
Организация работы в строгом соответствии с законодательством РФ.
Успешное прохождение проверок ГИТ.
Быстрое решение трудовых споров без материальных потерь.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны. Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Приглашение аудиторов со стороны

Если руководство сомневается в компетенции своих менеджеров по кадрам, то лучше воспользоваться вторым вариантом. Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.

Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты. Сотрудник, который постоянно занимается одной и той же работой, может просто не замечать, что допускает ошибки, а приглашенные аудиторы их с легкостью увидят.

Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения. И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.

Не стоит обращать особое внимание при выборе такой компании на рекламу. Лучше узнать репутацию по отзывам других компаний, которые пользовались услугами сторонних аудиторов

Это позволит избежать некачественной проверки и сотрудничества с недобросовестным аудиторами.

Аудит кадровой политики

HR — консалтинг представляет собой более широкий перечень мероприятий и затрагивает все сферы связанные с людьми. Цель аудита — разработка инструментов кадровой политики, которые позволят эффективно управлять персоналом согласно стратегии компании. В ходе такой проверки, дополнительно к аудиту кадровой документации, рассматриваются следующие вопросы:

анализ потребности организации в кадрах;
подбор персонала;
оценка кадров;
обучение и развитие персонала;
анализ системы оплаты труда;
мотивация персонала;
анализ корпоративной культуры;
оценка психологической обстановки в коллективе.

Предприятие прибегает к кадровому консалтингу в следующих случаях:

Требуется разработка отдельных направлений в сфере управления персоналом (разработка системы мотивации, обучения и т.д.);
Улучшение действующей кадровой политики;
Постановка кадрового учета и других направлений кадровой политики с нуля.

Во время аудита эксперт анализирует действующую систему по управлению персоналом. Изучаются должностные инструкции работников отдела кадров, и определяется мотивация кадрового руководства. В результате проверки, аудитор выявляет кадровый потенциал предприятия и предлагает мероприятия для оптимизации технологий по управлению человеческими ресурсами.

Кадровый аудит проходит в два этапа. На первой стадии определяются темы, задачи проверки, уточняют мотивы, побудившие руководство фирмы обратиться за помощью к специалистам. На этом же этапе изучается текущая кадровая политика, составляется программа консультирования.

На следующем этапе происходит взаимодействие с работниками организации для достижения поставленных целей. Создается три сферы:

Развитие. Работники обучаются эффективным методикам решения проблем;
Поддержка. Создаются условия для успешного обучения персонала;
Закрепление. Переход искусственно созданного процесса в саморегулируемый.

В своей работе аудиторы используют разные методики, самыми эффективными из них являются:

Коучинг. Специалисты проходят профессиональное обучение под руководством эксперта. Суть метода заключается в том, что для обучаемого создают такие условия, в которых он самостоятельно находит лучшее решение поставленных задач.
НЛП. Методика подразумевает моделирование ситуаций, которые будут воздействовать на человека через его эмоциональный настрой. Применять такую технологию может только дипломированный эксперт.
Социальные исследования. Аудитор проводит опрос (устный или письменный) сотрудников. В ходе беседы или анкетирования выясняется мотивация людей, их готовность к переменам, основные принципы, которыми они руководствуются в жизни.
Создание новой структуры бизнес-процессов. Эксперт разрабатывают модель новой структуры. По ходу работы проводится оптимизации текущих процессов, и определяют новые требования.

Кадровый аудит — важный инструмент в развитии компании. Грамотно выстроенная кадровая политика способна улучшить взаимодействие в коллективе, увеличить производительность труда, сократить время на поиск и подбор работников, снизить затраты на оплату труда.

Аудит кадровой документации

Он не является обязательной процедурой, однако все большее число компаний проводят такой аудит. Это связано с ужесточением проверок трудовой инспекции и изменением правил по наложению штрафных санкций на предприятие, в случае обнаружения нарушений. Сумма штрафов увеличилась, так теперь протоколы выписывают на каждого работника.

В особенности рекомендовано проводить кадровый аудит компаниям, выполняющим следующие действия:

трудоустройство иностранных работников. Оформление документов в этой сфере помимо ГИТ, может заинтересовать еще и УФМС;
заключение с работниками договоров материальной ответственности;
использование испытательного срока при трудоустройстве и его контроль;
применение разных режимов работы;
работа сотрудников сверх установленного рабочего времени.

Во время проверки, аудитор не только должен проверить имеющиеся документы на наличие ошибок, но и оценить является ли предоставленный пакет полным или требуется оформление дополнительных документов. Например, наличие локально-нормативных актов на предприятие.

Этапы аудита:

Постановка цели и задачи. Проверка может быть комплексной, когда проверяются все участки или тематической. На этом этапе определяется, какими силами он будет осуществляться (внутренний или сторонний), а также даты и сроки аудита. Если будет осуществлен внутренний контроль, приказом должны быть назначены ответственные лица.
Подготовка необходимых документов.
Изучение и анализ документов. Фиксируются все выявленные ошибки.

После того, как проверка окончена, аудитор дает письменное заключение по ее результатам, оценивается система ведения кадрового учета на предприятии и ее соответствие законодательству. Заключение должно содержать в себе следующую информацию:

сведения о документах, которые были предметом проверки;
перечень нарушений с комментариями. Аудитор должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены;
риски компании;
рекомендации по устранению ошибок.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование документа	Комментарии	Ссылка на нормативный акт
Трудовые книжки	На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные - не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664	ТК РФ, ст. 66
Трудовые договоры	Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657	ТК РФ, ст. 67
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71	ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3
Приказы по основной деятельности	С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. "а" ст. 19	Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3
Приказы по личному составу(прием, перевод, увольнение)	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. "б" ст. 19	Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. "б" ст. 656	ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122
Правила внутреннего трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Сосроком хранения 1 год после замены новымисогласно Перечню, ст. 773	ТК РФ, ст. 189
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников	ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов. Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. 655	ТК РФ, п. 8ст. 86
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения - 1 год согласно Перечню, ст. 693	Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123
Приказы по отпускам	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. "б" ст. 19	Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а
Личные карточкиработников Т-2	На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 658	Альбом N 1, форма Т-2
Табель учета рабочего времени	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586	Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст. ст. 91, 99
Положение об оплате труда (опремировании, онадбавках, о вознаграждении за год)	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411	ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таблица 2

Этапы проведения кадрового аудита персонала организации

Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.

1. Подготовка.

На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.

2. Получение данных.

Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.

3. Обработка данных.

Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.

4. Формирование отчета.

В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.