Образец заполнения инвентарной карточки учета нефинансовых активов
Бланк учета 0504031 включает заголовочную часть и 5 разделов.
Заголовочная часть заполняется при открытии инвентарной карточки нефинансового актива. Регистру присваивается номер, заполняются сведения об учреждении (наименование и реквизиты), прописывается подразделение, в котором будет эксплуатироваться объект. Далее указываются данные о самом активе: его наименование и инвентарный номер, дата принятия к учету.
В течение срока эксплуатации нефинансового актива в соответствующих разделах отражается информация о находящемся на учете основном средстве, всех изменениях и событиях, связанных с объектом:
- изменение стоимости и начисленной амортизации;
- данные о ремонте, модернизации и консервации;
- о внутренних перемещениях;
- индивидуальные технические, качественные и количественные характеристики объекта;
- данные о принятии и о выбытии (с указанием наименований документов, их дат и причины списания).
Инвентарная карточка закрывается на дату выбытия основного средства. При этом в разделе 3 делается отметка о дате и причине списания. Если карта формировалась в электронном виде, то на дату выбытия ОС необходимо изготовить бумажную копию и передать ее в архив.
Разобраться в порядке заполнения поможет образец, приведенный ниже.
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (код формы 0504031)
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов
(код формы 0504031)
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031) (далее — Инвентарная карточка (ф. 0504031) применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов.
Инвентарная карточка (ф. 0504031) открывается учреждением на каждый инвентарный объект, заполняется на основании первичных учетных документов по поступлению (созданию) объекта нефинансового актива, в том числе Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), Приходного ордера на приемку нефинансовых активов (ф. 0505207), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующей объект, принимаемый к учету.
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо «ф. 0505207» имеется в виду «ф. 0504207»
В Инвентарной карточке (ф. 0504031) отражается информация об изменении стоимости объекта, а также об основных изменениях его характеристик, ограничениям по владению, пользованию, распоряжению (например, сервитут, договор доверительного управления, аренды, безвозмездного пользования, концессионное соглашение и другие документы).
При наличии технической возможности Инвентарная карточка (ф. 0504031) формируется на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись. При ведении Инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров), указывается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.
При ведении Инвентарной карточки (ф. 0504031) в виде электронного документа (регистра), копии таких документов формируется на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии Инвентарной карточки (ф. 0504031) (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры; в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.
Субъект учета обязан обеспечить сохранность Инвентарных карточек (ф. 0504031), созданных в виде электронных документов (регистров) до момента передачи их в архив, порядок хранения электронных регистров определяется в рамках формирования учетной политики.
В соответствии с прилагаемой к объекту основных средств документацией, в Инвентарной карточке (ф. 0504031) указываются признаки объекта: инвентарный номер объекта, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков — соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации); дата ввода в эксплуатацию, первоначальная (восстановительная), кадастровая (иная) стоимость объекта; сведения об изменении стоимости объекта, в том числе в связи с переоценкой, сведения о начисленной амортизации, иные сведения об объекте. В случаях если в составе оборудования, приборов, вычислительной техники, музейных ценностей и в других объектах (составных частях) имеются драгоценные металлы, указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанные в паспорте.
На оборотной стороне Инвентарной карточки (ф. 0504031) приводятся сведения о поступлении, перемещении, выбытии объектов учета, проведении ремонтов (в том числе гарантийных); краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).
Бухгалтерская справка(код формы 0504833)
Бухгалтерская справка (ф. 0504833) предназначена для отражения учреждением операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, а также операций, осуществляемых органом, осуществляющим кассовое обслуживание, финансовым органом, не требующих документов от плательщиков, субъектов учета.
Кроме того, на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета. При этом исправления записываются соответствующей корреспонденцией по счетам бухгалтерского учета и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.
В целях отражения в бухгалтерском учете операций, отраженных в Бухгалтерской справке (ф. 0504833), главным бухгалтером субъекта учета (руководителем структурного подразделения) заполняется «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету» с одновременным отражением бухгалтерских записей в соответствующих регистрах бухгалтерского учета.
Заключение
В статье мы рассмотрели наиболее часто применяемые, по нашему мнению, в учете для отражения операций с нефинансовыми активами учреждений первичные документы. Практически все рассмотренные формы претерпели изменения. Почти во всех документах обязательно следует указывать вид имущества, к которому относится объект учета (недвижимое, особо ценное движимое, иное движимое). Так как операции с имуществом учреждений часто предполагают их согласование с учредителем или иными органами, во многих документах предусмотрены поля для проставления соответствующих отметок. Отметки бухгалтерии о проводимых операциях с имуществом также делаются в специально отведенных местах.
О.Лунина
Эксперт журнала
«Учреждения физической культуры и спорта:
бухгалтерский учет и налогообложение»
