Оплата проживания работника признается расходом, даже если гостиницы нет в ЕГРЮЛ
В базу по налогу на прибыль работодатель включил расходы на оплату проживания командированных сотрудников в гостиницах, которые не состояли на учете в налоговых органах и не были указаны в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Инспекция сочла данные действия неправомерными. Суд кассационной инстанции такой подход не поддержал.
В обоснование расходов по найму жилья организация представила документы, подтверждающие, что работники были направлены в командировку и находились в месте ее проведения. Также были представлены подписанные сотрудниками гостиниц и заверенные печатями документы, которые свидетельствовали о внесении работниками денежных средств в счет оплаты проживания, содержали все необходимые реквизиты и указание на места нахождения гостиниц.
Суд отметил: исходя из обычаев делового оборота и специфики гостиничных услуг, ИНН, наименование и адрес исполнителя становятся известными только из первичных документов, выданных после оказания услуги. Следовательно, командированные лица не могли проверить правоспособность контрагента в момент предоставления спорных услуг. Инспекция не доказала, что несуществующие партнеры выбраны намеренно и фактически услуги не оказаны.
Аналогичный вывод отражен, в частности, в Постановлении ФАС Поволжского округа (в пересмотре дела в порядке кассационного производства ВС РФ отказал) и в Постановлении ФАС Московского округа (в пересмотре дела в порядке надзора ВАС РФ отказал).
Однако некоторые суды поддерживают позицию налоговых органов. Так, ФАС Волго-Вятского округа указывал: работодатель не проявил должную осмотрительность, не проверив доступную информацию из ЕГРЮЛ. ФАС Западно-Сибирского округа тоже признавал незаконным учет этих расходов, поскольку на основании первичных документов, выданных такой гостиницей, нельзя достоверно установить факт оказания услуги, ее объем и стоимость. Суд также отметил, что свидетельские показания командированного сотрудника не подтверждают период проживания и размер платы и не позволяют определить, кто предоставил услугу. В данном судебном акте не указано, что работодатель представлял иные документы, подтверждающие пребывание сотрудников в командировке.
Документ: Постановление АС Уральского округа от 28.08.2015 по делу № А76-21252/2014
Проживание без подтверждающих документов
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах. Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям
Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.
Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.
Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц
Документация
Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.
Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.
Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.
Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.
Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.
Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.
Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой
Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.
В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.
Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.
Учетные нюансы
Поясним правила отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете на примере пары возможных ситуаций.
Пример 1. В связи с направлением в командировку инженеру по охране труда были выданы денежные средства в сумме 20 000 руб. По возвращении из командировки он вернул в кассу 500 руб. и представил авансовый отчет, согласно которому расходы на проезд составили 3500 руб., на проживание — 12 000 руб., суточные — 4000 руб.
Проведенная службой безопасности организации проверка показала, что сотрудник приложил к авансовому отчету фиктивные документы несуществующей гостиницы. Вернуть деньги в размере 12 000 руб. инженер отказался. Согласно приказу руководителя организации бухгалтер обязан произвести удержание денежных средств в размере 12 000 руб. из заработной платы работника (средний месячный заработок работника превышает размер данной суммы).
Операции могут быть отражены в учете следующим образом:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Выданы денежные средства под отчет |
71 |
50 |
20 000 |
Отражен возврат суммы неизрасходованного аванса |
50 |
71 |
500 |
Погашена задолженность подотчетного лица в сумме расходов на проезд и суточных (3500 + 4000) руб. |
26 |
71 |
7 500 |
Сумма ущерба в размере расходов на проживание отражена в составе недостач |
94 |
71 |
12 000 |
Признана задолженность работника по возмещению материального ущерба |
73-2 |
94 |
12 000 |
Удержана из заработной платы сумма ущерба |
70 |
73-2 |
12 000 |
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы в данном случае не может превышать 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ), поэтому удержание в счет погашения причиненного организации ущерба может производиться частями в течение нескольких месяцев. Соответственно, при каждом удержании бухгалтер будет делать указанную запись на счетах учета.
Как было отмечено выше, возможно, предприятию в целях взыскания денежных средств придется обратиться в суд. В этом случае корреспонденция счетов изменится.
Пример 2. Расходы работника на проживание в командировке по фиктивным документам равны 25 000 руб.
До подачи иска в суд организация уплатила государственную пошлину в сумме 950 руб. Суд удовлетворил иск предприятия к бывшему работнику о возмещении ущерба и расходов по уплате госпошлины в полном объеме.
Операции могут быть отражены в учете следующим образом:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Сумма ущерба в размере расходов на проживание отражена в составе недостач |
94 |
71 |
25 000 |
Признана задолженность работника по возмещению материального ущерба |
73-2 |
94 |
25 000 |
В связи с увольнением работника задолженность перенесена на счет расчетов с разными дебиторами и кредиторами |
76 |
73-2 |
25 000 |
Перечислена госпошлина в связи с обращением в суд |
68 |
51 |
950 |
Сумма уплаченной госпошлины отражена в составе прочих расходов на дату принятия судом искового заявления |
91-2 |
68 |
950 |
На дату вступления в силу решения суда задолженность бывшего работника увеличена насумму госпошлины |
76 |
91-1 |
950 |
В дальнейшем задолженность в размере 25 950 руб. будет либо погашена (по мере поступления денежных средств от должника), либо списана как безнадежная (при наличии соответствующих оснований).
Отсутствие документов на проживание в отеле
Документация
С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?
Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.
Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился. И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты
Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть
И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.
Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.
Подведем итог
Установив факты списания с работников выданных под отчет денежных средств на основании фиктивных документов, контролеры обяжут предприятие доплатить налог на прибыль (единый налог, уплачиваемый в связи с применением УСНО), НДФЛ и страховые взносы. Причем суммы могут получиться весьма значительные, ведь даже один часто направляемый в командировку работник может присвоить за два-три года свыше 400 тыс. руб. (Такие примеры есть в судебной практике, и это неудивительно, ведь номера в гостиницах, как известно, недешевые.)
Нередко организациям удается добиться в судебном порядке отмены решений о доначислениях. При этом все чаще руководители предприятий выбирают путь взыскания с работников (в том числе уже уволенных) присвоенных ими сумм.
Очевидно, что судебные разбирательства требуют затрат времени. Поэтому понятно стремление предприятий обеспечить должный порядок в представлении командированными сотрудниками подтверждающих документов. Самый простой вариант — оплачивать услуги гостиниц «по безналу», перечисляя им деньги с расчетного счета. Однако это не всегда получается в силу самых разных причин.
Руководству организации целесообразно ввести обязанность проверки на достоверность документов, приложенных к авансовым отчетам и подтверждающих расходование денежных средств на оплату услуг гостиниц. До сведения лиц, направляемых в командировку, следует доводить информацию о такой проверке, а также о возможных последствиях представления фиктивных документов (взыскании присвоенных денежных средств, привлечении к дисциплинарной и уголовной ответственности).
А.Н.Глебова
Эксперт журнала
«Строительство:
бухгалтерский учет
и налогообложение»
