Право подписи документов на период отпуска директора

Ответственность за подделку подписи директора

Работник по просьбе директора расписался за него на документах. Экспертиза выявила подделку подписи. Директору и работнику грозит уголовная ответственность.

Должность руководителя компании предполагает повышенную занятость. Нередко у директора не хватает времени, чтобы подписать документы, даже важные. Руководители оформляют доверенности и делегируют полномочия на подписание подчиненным: заместителям, бухгалтерам, юристам. Но некоторые директора не передают эту функцию официально, а просят сотрудника расписаться подписью директора на документах. Однако это опасно как для компании, так и для самого подчиненного. Если подписанные «за директора» бумаги вызовут вопросы у проверяющих или контрагентов, работника могут привлечь к уголовной ответственности за подделку подписи.

Суд назначит почерковедческую экспертизу

В практике много примеров, когда контрагент возражает против договора и обращается в суд. Контрагент подает ходатайство о фальсификации документов или о том, что подпись на документах не принадлежит директору компании (ст. 161 АПК РФ). Когда неясно, кто подписал документы, суд назначает почерковедческую экспертизу. Работника, который расписался за руководителя, могут привлечь к уголовной ответственности. Также фальсификация подписи влечет негативные последствия для работодателя. Сделку компании признают недействительной.

Подлинность подписи на документах устанавливают с помощью почерковедческой экспертизы.

Эксперт проверяет подлинность, определяет глубину выемки, степень нажима и уровень наклона при письме. Нередко эксперт формулирует заключение в виде фраз вроде «подпись, вероятнее всего, является недостоверной и выполнена в неудобной позе при физическом утомлении неизвестного лица» или «подпись выполнена не генеральным директором, а другим лицом путем подражания его подлинной подписи».

Работодатель может оспорить выводы почерковедческой экспертизы, если уверен, что подпись поставил директор. Для этого потребуется ходатайство о дополнительной или повторной экспертизе (п. 1 ст. 87 АПК РФ). Обосновать ходатайство можно у экспертной организации, которая предоставит рецензию на заключение эксперта.

Руководителю и работнику грозит уголовная ответственность

Если установят, что подпись — фальшивка, у расписавшегося работника будут неприятности. Он рискует получить обвинение в мошенничестве (ст. 159 УК РФ), подделке документов (ст. 327 УК РФ), а также фальсификации документов по делу (ч. 1 ст. 303 УК РФ). Его действия квалифицируют в зависимости от обстоятельств.

Например, его могут обвинить в мошенничестве. Мошенничество совершают с помощью обмана, в том числе подделки документов. Но если сотрудник юридического отдела расписался в договоре за директора, одной подделки подписи мало, чтобы выявить мошенничество. Юриста признают мошенником, если договор, который он подписал, сам по себе фиктивный и понадобился для хищения имущества компании.

Также работнику грозит обвинение в подделке документов. Ответственность по этой статье наступает, только если после получения фальшивки у лица появляются права, которые ему не полагаются. Или лицо освобождается от законных обязанностей. Здесь рискует не только подчиненный, но и сам директор. По этой статье можно привлечь руководителя, если юрист расписывается его подписью с его согласия.

Работника могут привлечь к ответственности за фальсификацию доказательств, если от имени компании в суд направят документы, которые работник подписал за директора. Например, юрист подписал договор за руководителя и представил этот договор в суд. Но если юрист не знал, что подпись не принадлежит директору, его за фальсификацию доказательств не привлекут.

Оформите доверенность на подписание документов

Излишне доверительные отношения между руководителем и подчиненными могут обернуться проблемами. Судебная практика показывает, что лучше отказаться от идеи позволять подчиненным расписываться подписью директора, даже если директор уверен в честности работников. Рискуют сами работники, рискует директор, и рискует работодатель, поскольку он потеряет контрагента и репутацию. Если госорганы получат от компании неверно подписанный документ, это тоже создаст неприятности.

Есть два способа, как разгрузить руководителя. Директор может оформить доверенность на подписание того или иного рода документов и передать часть своих полномочий кому-то из работников. Например, доверенность бухгалтеру на подписание финансовых документов, юристу — на подписание служебных документов, заместителю — на подписание договоров. А также можно использовать факсимиле подписи генерального директора (п.

Отпуск для главбуха — оформляем правильно

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера.

Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений.

Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами.

Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией.

Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух.

И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности.

Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

«Приказ № ___ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера

В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю:

назначить на период с __________________по ______________ временно исполняющим обязанности главного бухгалтера ___________________________.

На указанный период передаётся право ведения бухгалтерского учёта, а так же право подписи всех необходимых документов.

Настоящий приказ довести до сведения всех работников организации.

Основание: решение генерального директора ООО «_________».

С приказом ознакомлен ____________________________ ( )

Генеральный директор___________ ( )»

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

1. Совмещение.
2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает.

Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека.

При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее).

В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Если нет штатного заместителя

Зачастую, в небольших организациях и у ИП нет штатного заместителя. В таком случае полномочия можно передать одному из руководителей подразделений для совмещения должностей. Перед тем, как издать приказ, нужно подписать соглашение, которое будет дополнением к трудовому договору. В нем прописывают срок исполнения обязанностей директора и размер полагающейся доплаты.

Начальник в приказе о совмещении должностей должен указать:

• конкретные полномочия заместителя (т. е. какую работу ему придется выполнять и в каком объеме);
• сроки выполнения замом полномочий;
• конкретный размер доплаты;
• имеет ли право заместитель подписывать финансовые документы.

Закон не предъявляет конкретных требований к временно исполняющему обязанности начальника лицу. Тем не менее, его квалификация должна быть высокой, что бы он смог грамотно управлять бизнесом.

Еще один вариант – работник, который не совмещает свою должность с обязанностями управляющего, а временно переведен на такое место. Процедура перевода прописана в ст. 72.2 ТК РФ. Такой перевод может быть на срок до одного года. Но если срок истек, а замещающему сотруднику не было предоставлено прежнее место работы, то перевод автоматически перетекает в постоянную работу.

Не стоит забывать, что при переводе сотрудника на замещающую должность освобождается участок выполняемой им работы. Так что, придется искать на его место другого человека. Поэтому перевод работника не очень удобен и требует больших усилий.

Срочный договор с «посторонним»

На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха вы вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ).

Помимо этого в статье 59 Трудового кодекса выделены случаи, когда можно заключать срочный договор по соглашению сторон. Причем без учета характера предполагаемой работы.

Например, если вы принимаете на работу пенсионера по возрасту, студента очной формы обучения, совместителя, руководителя, главного бухгалтера.

Срочный договор растрогается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее, чем за три дня до увольнения.

Если отсутствующий работник, обязанности которого были возложены на другого человека в рамках срочного трудового договора, уволился, так и не выйдя на работу (от нашей Тамары Петровны мы подобного никак не ожидаем), оснований для прекращения срочного договора нет, поскольку утрачено условие о его срочном характере.

Кроме того, в случае с главбухом-срочником не забудьте о требованиях, которые закон в отдельных случаях предъявляет к лицам, которым поручается вести бухгалтерский учет.

Согласно Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», допустить к ведению бухгалтерии в организации можно далеко не каждого.Если руководитель поручает вести бухучет главному бухгалтеру или другому должностному лицу, то соискатели должны отвечать жестким требованиям. Это касается (ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ):

• публичного акционерного общества (кроме кредитной организации, поскольку требования к главным бухгалтерам кредитных организаций устанавливает ЦБ РФ);
• страховой организации;
• негосударственного пенсионного фонда;
• акционерного инвестиционного фонда;
• управляющей компании паевых инвестиционных фондов (ПИФ);
• иной организации, чьи ценные бумаги допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг (за исключением кредитной организации);
• органа управления государственного внебюджетного фонда (в т. ч. территориального).

Итак, работать главным бухгалтером могут специалисты, соответствующие определенным требованиям.

По уровню образования:

• с высшим образованием плюс дополнительные программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
• со средним профессиональным образованием плюс дополнительные программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки.

В зависимости от уровня образования имеются требования по стажу работы в области бухучета:

• если образование высшее – это три года;
• если образование среднее – не менее пяти лет.

ПРИМЕР. КАКОЙ КАНДИДАТ ПОДХОДИТ БОЛЬШЕ

Компания рассматривает две кандидатуры на должность главного бухгалтера.

Первая кандидатура – Михайлова А. И.

Образование – высшее экономическое по специальности «экономика материально-технического снабжения». Общий стаж работы – 15 лет, из них главным бухгалтером – два года.

Он имеет диплом экономиста по специальности «финансы и кредит». С 2011 по 2012 год он работал менеджером по продажам. В январе 2013 г. он устроился бухгалтером в среднюю фирму. В 2014 году прошел обучение по дополнительной программе повышения квалификации и профессиональной переподготовки и с 2015 по 2017 год работал главным бухгалтером в той же фирме.

Из двух кандидатов более соответствует требованиям закона Бирюков П. Л. Он имеет высшее образование и стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, более трех лет. Для Михайловой минусом является то, что ее стаж работы в области бухучета менее трех лет.

Уволить работающего сотрудника, если он не соответствует профстандарту, нельзя. Работодатель может его уволить, если сотрудник не соответствует своей должности. Но чтобы это определить, проводят аттестацию.

Возможен и временный перевод другого сотрудника на должность главного бухгалтера с сохранением за последним его места работы. Но временный перевод используют при длительном отсутствии главного бухгалтера, например, на период его отпуска по уходу за ребенком. А документы потребуются те же, что и при внутреннем совмещении.

Внутренний совместитель

Также возможен вариант с внутренним совместительством. Оформление этого вида имеет свою специфику. Даже если совместительство внутреннее, одним приказом не обойтись.

Внутреннее совместительство возможно только у работодателя, с которым работник уже заключил основной трудовой договор. При этом внутреннее совместительство:

• возможно только в случаях, когда работодатель – это предприятие (фирма), а не гражданин или индивидуальный предприниматель;допускается в рамках второго трудового договора (а не на основе ранее заключенного с данным работодателем договора);
• должно быть по другой профессии (специальности, должности), а не по той, что предусмотрена в основном трудовом договоре.

Трудовым законодательством наличие у работника двух основных мест работы не предусмотрено. Поэтому в дополнительном трудовом договоре нужно обязательно указать, что эта работа является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК РФ).

Может ли директор подписывать документы находясь в отпуске

А где Вы увидели в моем посте слово “запрещено”?

Думаю, дело в том, что из содержания Вашего сообщения выходит, что отпуск и подписание документов — вещи взаимоисключающие. Отсюда и “запрет” — раз подписывает, значит, не в отпуске.

Если он будет подписывать в отпуске — с точки зрения ГИТ нарушение ТК.

Нарушение права руководителя на отдых — может быть и да (с точки-то зрения ГИТ), но документы (в том числе кадровые), подписанные им, являются подписанными надлежащим, уполномоченным лицом.

конечно, ведь налицо нарушение трудовых прав директора, соответственно компания могла заплатить штраф за нарушение трудового законодательства, а также сам директор мог понести административную ответственность за нарушение своего права на отпуск

Можно ещё к уголовной ответственности привлечь, если корыстную заинтересованность доказать

Кстати, а если ни в трудовом договоре с руководителем, ни в его должностной инструкции подписание документов, в т.ч. кадровых, не значится? Получается, он не выполняет трудовую функцию, подписывая документы. К тому же, может, ему эти документы домой принесли и он подписал, то есть даже на рабочем месте не находился. Сообщение отредактировал Erling: 23 Март 2011 — 19:11

svetalanai 23 Мар 2011

svetalanai. а с чего Вы решили, что исполнение трудовых обязанностей исключает отпуск?

а на Ваш взгляд “свободен от исполнения трудовых обязанностей” и “исполняет трудовые обязанности” — не взаимоисключающие понятия? Сообщение отредактировал svetalanai: 23 Март 2011 — 19:21

andreyr 23 Мар 2011

Если домой принесли и он подписал — интересно, а в табеле учета рабочего времени Вы как это отразите? Если по табелю человека на работе не было — то и подписать он ничего не мог. А одновременно отпуск и рабочее время в табеле не ставится.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва)

Alxhom 23 Мар 2011

Налоговая считает, что подписание документов в период отпуска директором неверно. Работник на отдыхе освобождается от своих трудовых обязанностей. Разберемся, может ли директор подписывать документы находясь в отпуске.

По мнению инспекторов, директор не вправе подписывать документы, пока он находится в официальном отпуске. По закону работник на отдыхе освобождается от исполнения своих трудовых обязанностей.

Налоговики могут снять расходы, если директор расписался на договоре или в первичке, пока был на отдыхе.

Если директор планирует подписывать документы, находясь в отпуске, свою позицию придется отстаивать в суде.

Отвечает Любовь Котова,

начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Теперь на титульном листе расчета есть поля «Код по ОКВЭД», «Численность работающих инвалидов», «Численность работников, занятых на работах с вредными и опасными факторами». Раньше эти данные вы указывали в разделе II. В новой форме отчета нет ни раздела I, ни раздела II. Вместо них шесть таблиц. Как их заполнить? Читайте в рекомендации. Там же вы найдете готовый пример расчета.»

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья:Если директор уходит в отпуск

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1143-ТЗ. «В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т. ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)».

Подписание документов в период отпуска

Директор — первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона № 208-ФЗ ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Убываю в очередной отпуск

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона № 208-ФЗ ).

Нюансы подписания документов директором, который находится в отпуске

Вопрос о том, может ли директор, находясь в отпуске, подписывать документы, возникает очень часто. Действительно, это распространенная проблема, так как несоблюдение правил легко может привести к аннулированию документов.

Общая информация

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники без исключения. Это касается и руководителя предприятия. Он может оформить его через 6 месяцев после вступления в должность. Но в статье 122 ТК РФ сказано, что директор имеет право взять выходные раньше указанного срока по соглашению сторон.

О начале отпуска ему должны сообщить за 2 недели. Что касается оформления документов, то это зависит от многих факторов. Например, от того, кто конкретно в организации занимается предоставлением отпусков руководителям. Если это обязанность учредителей компании, то обязательно должен быть составлен протокол общего собрания.

В некоторых случаях (когда начальник является наемным работником), он обязан написать заявление на имя владельца, акционеров и т. д. Естественно, если руководитель является соучредителем фирмы, составлять заявление не нужно.

Также оформляется приказ, составленный в произвольной форме. Унифицированную форму документа Т-9 в данном случае использовать нельзя, так как ее должен подписывать руководитель. Если отпуска начальникам на фирме предоставляет директор, то он оформляет свой отпуск самостоятельно.

Справка: таким же образом осуществляется отзыв руководителя из отпуска. Его оформляют учредители или он сам.

Кто имеет право

Согласно законодательству у директора большое количество обязанностей, среди которых находятся:

• представление организации перед третьими лицами;
• оформление доверенностей на представление интересов компании;
• заключение сделок;
• издание приказов о назначении сотрудников, переводе, увольнении и т. д.

Если директор в отпуске, то кто подписывает документы? Ответ на этот вопрос довольно простой. В случае, когда у начальника есть заместитель, то право подписи на этот период переходит к нему. Это должно быть обозначено в трудовом соглашении.

Считается, что раз эти полномочия содержатся в договоре, то составлять приказ и доверенность не нужно. Но для того, чтобы в дальнейшем не возникло проблем, лучше оформить документы.

Сделать это можно один раз, чтобы при отсутствии директора его обязанности мог спокойно выполнять заместитель.

Но тогда осуществляется совмещение обязанностей и это также должно быть закреплено документально. Если на предприятии нет заместителя и лица, совмещающего обязанности, то директор лично должен передать свои полномочия третьему лицу. Для этого работника временно переводят на должность руководителя.

Есть и еще один вариант – оформление срочного соглашения. То есть, приглашают временного сотрудника, исключительно, для замещения директора на период отпуска. Сейчас подобные услуги предлагает большое количество специализированных компаний. Их работники заменяют руководителей во время длительного отсутствия на рабочем месте.

Все без исключения оформления должны быть осуществлены на основании приказа начальника. А если лицо, исполняющее обязанности директора, будет иметь дело с третьими лицами, то на него обязательно оформляется соответствующая доверенность. Нотариально заверять документ не нужно, достаточно подписи и печати директора.

Оформление

Итак, на время отпуска руководителя, его обязанности переходят к другому сотруднику. Для правильного оформления передачи полномочий нужно издать приказ со следующими сведениями:

• срок исполнения обязанностей;
• основания для их передачи;
• порядок выполнения обязанностей;
• доплаты, на которые имеет право работник.

Если есть необходимость, то в приказе можно указать конкретные полномочия лица. Например, право подписи конкретных документов, представление интересов фирмы в государственных учреждениях и т. д. Вся оформляемая документация (включая доверенность) должна соответствовать нормам, закрепленным в статьях 185 и 186 ГК РФ.

При этом если доверенность не содержит определенных сроков, следует считать ее заключенной на 1 календарный год. Но директор может отозвать ее в любой момент. Исключение составляют только специальные доверенности, аннулирование которых происходит в определенных случаях.

Каждый руководитель организации несет ответственность за свои действия согласно российскому законодательству. Когда лицо заменяет начальника, находящегося на отдыхе, вся ответственность переходит к нему вместе с полномочиями. Например, он отвечает за причиненный из-за его решений ущерб фирме.