Сзв-стаж: как подать корректировку по одному или нескольким сотрудникам

Коды территориальных условий труда в СЗВ-СТАЖ

Система шифров, отражающая территориальную принадлежность рабочего места застрахованного лица, призвана выделить периоды работы, когда работник подвергался негативному воздействию специфических природно-климатических условий. К таким нестандартным ситуациям относится трудовая деятельность в северных широтах и в районах с неблагоприятным радиационным фоном. Например, могут применяться следующие коды СЗВ-СТАЖ в 2019 году:

• комбинация букв «РКС» свидетельствует о том, что гражданин трудился на территории Крайнего Севера, этот факт предусматривает наличие у человека ряда социальных льгот, в том числе в системе пенсионного обеспечения;

• код «МКС» в СЗВ-СТАЖ обозначает работу в местности, которая по своим климатическим условиям приравнена к Крайнему Северу (речь идет о стаже, учитываемом при назначении пенсии по старости);

• код «МКСР» характерен для работы в районах, приравненных к Крайнему Северу, но он применяется в ситуациях, когда рассматривается вопрос об установлении повышенного размера фиксированной выплаты к страховой части пенсии;

• код «СЕЛО» в СЗВ-СТАЖ отражает периоды трудовой деятельности в сфере сельского хозяйства, если этот факт дает человеку право на увеличение размера фиксированной выплаты к сумме назначенной страховой пенсии.

Полный перечень возможных шифров, подходящих для заполнения столбца 8, приведен в таблице 1:

Коды территориальных условий

СЗВ-КОРР: как заполнить

Порядок заполнения документа прописан в IV-м разделе приложения № 5 к постановлению № 507п. В отдельном Приложении зафиксированы все обозначения используемых шифров (кодов).

Итак, СЗВ-КОРР оформляют для исправления любых некорректных сведений, аккумулированных на ИЛС, например, о стаже, заработке, сумме отчислений, личных данных. Подается она вместе с описью ОДВ-1 при обнаружении неточностей и никаких сроков ее предоставления законодателем не предусмотрено, поскольку характер этого документа исключительно корректировочный.

В форме СЗВ-КОРР указывают два отчетных периода:

• когда сведения подаются;

• за какой период данные исправляются.

В графе «Тип сведений» проставляют приемлемый код:

• КОРР – составляется, если необходимо изменить переданные ранее данные на новые;

• ОТМН – отметка, означающая отмену имеющейся информации (другие данные уже не вносятся);

• ОСОБ – особое обозначение, фиксирующее внесение дополнений к уже представленным данным.

Заполнение СЗВ-КОРР зависит от указанного типа сведений, но при этом обязательным к заполнению в любом случае является 1-й и 2-й разделы. Информация о страхователе указывается в обоих подразделах – как в отчетном, так и в корректируемом периоде.

В форме СЗВ-КОРР с типом «КОРР» кроме этого заполняют разделы:

• № 4 — при изменении сумм дохода и страховых отчислений, и № 5 — если выявлены неточности при исчислении взносов по доптарифам;

• № 3, 6 — при корректировке стажа.

Порядок заполнения формы с типом «ОТМН» теперь зависит от периода, подлежащего абсолютной отмене данных:

• По отмене сведений, переданных за периоды по 2016 год (включительно), следует заполнять 1-й, 2-й и 3-й разделы СЗВ-КОРР;

• По данным, внесенным за время с начала 2017 года (по форме СЗВ-СТАЖ) – только 1-й и 2-й.

В разделе № 2 отражают ФИО и СНИЛС работника, данные которого подвергаются корректировке. В раздел № 3 вносится информация о категории застрахованного сотрудника, типе и номере договора (трудового или ГПХ), дате его заключения, шифре доптарифа, если он применяется. Если изменения касаются показателей разделов 4, 5 и 6, то первичная информация в СЗВ-КОРР не дублируется, а сразу вносится исправленная. Разберем пример заполнения формы, учитывая утвержденные обновления.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Сроки и место предоставления отчета

СЗВ-СТАЖ является ежегодным отчетом, а потому предоставляется в ПФР по итогам календарного года. Срок сдачи отчетного документа – не позднее 1 марта года, наступающего за отчетным. В текущем году указанная дата приходится на воскресенье, являющееся нерабочим днем. Поэтому последний срок сдачи отчета сдвигается на следующий рабочий день – то есть 2-е марта, понедельник.

Отчет предоставляется в отделение ПФР, которое располагается:

• для юрлиц – по месту их регистрации;
• для ИП и других физлиц – по месту их проживания.

Важно. Необходимость оформления и сдачи СЗВ-СТАЖ обособленными подразделениями возникает при выполнении двух обязательных условий

Первое – самостоятельное начисление и выплата зарплаты сотрудникам. Второе – наличие расчетного банковского счета.

Законодательство предусматривает несколько случаев сдачи СЗВ-СТАЖ не только по итогам, но и в течение отчетного года. В их число входят следующие ситуации:

• выход одного из работников на пенсию. Работодатель обязан предоставить в ПФР отчет по форме СЗВ-СТАЖ. На это ему предоставляется 3 дня с момента приема заявления сотрудника о назначении пенсии. Необходимо отметить, что отчет заполняется по специальному формату данных – «Назначение пенсии»;
• ликвидация юрлица или ИП. Срок предоставления СЗВ-СТАЖ для юрлица – до истечения месяца с момента утверждения промежуточного баланса, который называется ликвидационным. ИП подают отчет до истечения месяца с даты принятия решения о ликвидации;
• банкротство юрлица или ИП. Организация или предприниматель должны отчитаться о стаже наемных работников до того момента, как конкурсный управляющий предоставит в судебный орган отчет об итогах конкурсного производства;
• создание новой организации выделением из существующей или присоединение юрлица к другой фирме. В обоих случаях требуется отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ не позднее даты подачи документации о внесении корректировок в ЕГРЮЛ;
• увольнение работника. Отчет должен быть передан сотруднику непосредственно с день увольнения вместе с другими обязательными документами – трудовой книжкой, сведениями о размере ЗП и т.д.;
• требование сотрудника. Крайний срок передачи документа в ответ на соответствующее заявление сотрудника – 5 дней с момента его получения и регистрации в приемной организации;
• прекращение адвокатского статуса. СЗВ-СТАЖ подается в ПФР вместе с заявлением о снятии с учета в статусе страхователя.

Важно. Подача промежуточного отчета при выходе работника на пенсию не освобождает от внесения данных о его стаже в годовую отчетность по форме СЗВ-СТАЖ.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

• Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
• Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Последовательность и правила оформления

Положения Постановления №507п предусматривают включение в СЗВ-СТАЖ 5 разделов. Три первых являются обязательными. Разделы 4 и 5 требуется заполнять только в том случае, когда бывший работник хозяйствующего субъекта оформляет пенсию.

Раздел 1

Включает основные данные о страхователе, в качестве которого выступает работодатель. Основная информация, необходимая для заполнения этого раздела отчета – название, регистрационный номер, КПП, ИНН – содержится в регистрационной и учредительной документации.

Кроме того, в первом разделе указывается тип документа. Он обозначается знаком «Х», который ставится напротив одного из трех вариантов:

• «Исходная». Информация о стаже работников предоставляется впервые;
• «Дополняющая». Работодатель подает скорректированный отчет, так как предыдущий вариант содержал ошибки или был неполным;
• «Назначение пенсии». Такой формат документа используется при выходе работника на пенсию.

Раздел 2

Включает данные об отчетном периоде. Для СЗВ-СТАЖ любого формата – итогового или промежуточного – указывается отчетный год. В рассматриваемом случае речь идет о 2019-м.

Раздел 3

Самый информативный раздел. Включает сведения непосредственно о стаже трудовой деятельности работника. Они размещаются в таблице, состоящей из 14 столбцов:

• первая графа содержит порядковый номер строки;
• в столбцах со 2-го по 5-й указываются личные данные сотрудника – ФИО и СНИЛС;
• столбцы 6 и 7 используются для размещения данных о начале и окончании работы сотрудника (при назначении на пенсию указывается дата выхода на нее);
• в 8-м столбце отмечаются специальные территориальные условия труда (при их наличии), предоставляющие право на досрочный выход на пенсию;
• графа 9 используется для указания особых условий труда, предусматривающих уплату страховых взносов на пенсионное обеспечение по повышенному тарифу и дающих право на увеличение пенсии;
• столбец 10 заполняется при наличии документально подтвержденных особых условий работы. Содержит информацию о коде основания для исчисления трудового стажа;
• в следующей графе размещаются сведения, дополнительные по отношению к данным, указанным в столбцах 6 и 7. Они также обозначаются кодом, формат которого регламентируется Постановлением №507п. Например, код «ДЕТИ» показывает пребывание в отпуске за ребенком в возрасте до полутора лет. Для временных промежутков с обычным режимом работы указывать код в графе 11 не требуется;
• столбцы 12 и 13 содержат сведения об основаниях для досрочного выхода работника на пенсию. Данные проставляются в соответствии с классификатором, который размещен в одном из приложений к Постановлению №507п;

Важно. Наличие территориальных или особых условий труда, а также оснований для досрочного выхода на пенсию указывается только для тех временных периодов, когда сотрудник работал

Например, на время декретного отпуска соответствующие ячейки не заполняются.

14-й столбец заполняется в единственном случае – работник увольняется в последний день календарного года. В подобной ситуации в соответствующей ячейке ставится дата, для рассматриваемого документа – 31.12.2019 г.

При заполнении третьего раздела необходимо руководствоваться следующими дополнительными правилами:

• ФИО сотрудника следует указывать стандартно – в именительном падеже;
• каждому работнику отводится отдельная строка;
• при заключении с ним в течение отчетного года (в данном случае – 2019-го) нескольких договоров разного с юридической точки зрения характера (трудовой, лицензионный, авторский или гражданско-правовой), данные по каждому из них указываются в отдельной строке. Личные сведения о сотруднике – ФИО и СНИЛС – указываются однократно.

Раздел 4

Включает информацию о суммах взносов — начисленных или уплаченных — в рамках обязательного пенсионного страхования. Необходимость в заполнении раздела возникает только в том случае, когда документ составляется в формате «Назначение пенсии», то есть при выходе работника на пенсию. Важный нюанс оформления – отметка «Х», которая показывает, совершал ли работодатель выплаты на пенсионную страховку по дополнительному тарифу.

Раздел 5

Необходимость заполнения раздела определяется аналогично предыдущему. Раздел оформляется при выходе работника на пенсию в рамках государственного или досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

В подвале документа находятся стандартные для подобных отчетов сведения:

• должность ответственного сотрудника (руководителя);
• дата составления отчета;
• подпись руководителя и ее расшифровка;
• место для печати (при наличии таковой).

Порядок представления СЗВ-СТАЖ, сроки сдачи

Сведения о стаже подаются страхователями раз в год – отчет за предыдущий год необходимо представить в территориальное отделение ПФР (юрлицам – по месту регистрации, ИП – по месту жительства) не позднее 1 марта следующего за отчетным года.

В 2020 году 1 марта совпадает с воскресеньем, поэтому крайний срок подачи отчета СЗВ-СТАЖ за 2019 год переносится на ближайший рабочий день – понедельник 2 марта 2020 г. (письмо ПФР № 08-19/19045 от 28.12.2016).

В середине года форма может сдаваться в случае назначения работнику пенсии – представить в ПФР по такому сотруднику сведения СЗВ-СТАЖ сроки позволяют в течение 3 дней (календарных) с даты его обращения к работодателю.

Сведения передаются не только в Пенсионный фонд — при увольнении работника работодатель обязан в тот же день передать ему сведения о его страховом стаже. А при самостоятельном обращении работника за такими сведениями, копию СЗВ-СТАЖ следует предоставить ему в течение 5 дней (календарных) с момента запроса (п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

СЗВ-СТАЖ за год сдается исключительно электронно по ТКС, если число указанных в нем лиц составляет 25 и более человек. При меньшем количестве застрахованных отчитаться разрешено на бумаге. Бумажную форму можно принести в ПФР лично, или отправить ее почтой ценным письмом с описью и уведомлением.

Главные особенности сдачи отчета СЗВ-Стаж

1. СЗВ-Стаж для генерального директора-учредителя, который не получает выплат

В соответствии с частью 1 статьи 273 и статьи 274 Трудового кодекса РФ, руководитель организации попадает под действие трудового законодательства в качестве работника, который вступил с работодателем, которым выступает юридическое лицо, в трудовые отношения.

Таким образом, в отчет по форме СЗВ-Стаж за 2019 год нужно включить генерального директора, являющегося единственным учредителем, даже если с ним не было заключено трудовое соглашение и выплаты ему со стороны организации полностью отсутствовали.

2. СЗВ-Стаж для самозанятых граждан, которые не используют наемный персонал

Следующие категории граждан, которые уплачивают пенсионные страховые взносы «за себя», не имеют обязанности по сдаче формы СЗВ-Стаж:

• ИП;
• нотариусы;
• адвокаты.

Так как данная категория предпринимателей не вступала ни в гражданско-правовые, ни в трудовые отношения со страхователями, то отчитываться в ПФР за свой трудовой стаж нет необходимости.

3. СЗВ-Стаж при отсутствии в отчетном периоде выплат физлицам

Отчет СЗВ-Стаж за год нужно составить и сдать даже в том случае, если выплаты физическим лицам в отчетном периоде, в соответствии с трудовым (гражданско-правовым) договором не производились. Отсутствие выплат физлицам не является основанием для не сдачи формы.

4. Нулевой отчет СЗВ-Стаж: нужно ли сдавать?

Нулевую отчетность СЗВ-Стаж при отсутствии сотрудников сдавать не нужно. Форма документа для этого не предназначена. Для подачи отчета следует внести сведения минимум об одном сотруднике, который получает заработную плату. К примеру, в документ можно занести единственного учредителя, который руководит организацией и получает зарплату.