Меры ответственности за несоблюдение дисциплины кассы
Осуществлять в процессе своей хоздеятельности наличные расчеты вправе любое предприятие. Но только при условии соблюдения законодательных требований к оформлению таких операций. Если же выручка оприходована не полностью, кассовый порядок не соблюдается, нарушителей могут привлечь к санкциям по стат. 15.1 КоАП:
- Для должностных сотрудников – штраф размеров в 4000-5000 руб.
- Для организаций-юрлиц – штраф размером в 40000-50000 руб.
Общий срок давности для привлечения нарушителей к административным мерам ответственности незначителен и составляет лишь 2 месяца с момента фактического совершения правонарушения (стат. 4.5 КоАП). Проверять бизнес на предмет соблюдения регламента кассовой дисциплины вправе налоговые органы. Иных видов наказаний за подобные нарушения не установлено.
Виды банковских комиссий
Взаимоотношения между предприятием и банком регламентируются условиями заключенного договора. В зависимости от вида услуг, оказываемых банком, организацией может быть заключено соглашение на сопровождение расчетного счета, обслуживание вклада или выдачу кредита. Как правило, по договору предприятие обязуется выплачивать банку комиссию за такие виды услуг:
- расчетно-кассовое обслуживание (сопровождение счета, зарплатного проекта, установка и обслуживание системы «Клиент-банк» и прочее);
- инкассация;
- покупка-продажа валюты;
- сопровождение кредитной линии;
- доверительное управление имуществом;
- аренда депозитарных ячеек;
- пользование лизинговым имуществом.
На каждый вид услуг заключается отдельный договор, в котором описывают условия оказания таких услуг, а также фиксируют порядок их оплаты (единоразовая выплата, периодичные платежи, авансы и прочее).
Инкассация денежных средств от клиента банка в кассу банка
Поступление от инкассаторских работников сумок с денежной наличностью в кассу банка, пересчет уполномоченными на это кассовыми работниками в кассе в этот же день и зачисление на счет клиента отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт расчетный счет клиента, с которым заключен договор инкассации.
Инкассированная бригадой инкассации накануне денежная выручка, поступившая в кассу банка после операционного времени, отражается по счету клиента следующим операционным днем:
Дт 20209 «Денежные средства в пути»
Кт 40906 «Инкассированная денежная выручка».
Примечание. Порядок ведения аналитического учета по счету 20209 определяется кредитной организацией с учетом того, что аналитический учет должен обеспечивать получение информации по каждому получателю, которому отправлены наличные денежные средства, о наличных денежных средствах, отправленных для загрузки банкоматов, и по видам валют.
После пересчета сумма со счета по учету денежных средств в пути перечисляется на счет по учету наличных денежных средств в операционной кассе кредитной организации:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 20209 «Денежные средства в пути».
Пересчитанная и зачисленная в кассу проинкассированная денежная выручка перечисляется на банковский счет клиента:
Дт 40906 «Инкассированная денежная выручка»
Кт расчетный счет клиента либо корсчет, если клиент не имеет счетов в банке.
Обнаруженные при пересчете инкассированной денежной выручки клиентов недостачи (излишки) наличных денег, а также выявленные неплатежеспособные, сомнительные денежные знаки отражаются в учете следующим образом:
на сумму проинкассированной и непересчитанной выручки, указанной в препроводительной ведомости:
Дт 20209 «Денежные средства в пути»;
по единому лицевому счету, открытому для зачисления проинкассированной накануне и непересчитанной денежной выручки:
Кт 40906 «Инкассированная денежная выручка»;
на сумму оприходованных излишков, выявленных после пересчета (по сформированным приходным кассовым ордерам):
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 40906 «Инкассированная денежная выручка»;
на сумму недостачи, обнаруженной после пересчета (на сумму обнаруженных сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России):
Дт 40906 «Инкассированная денежная выручка»
Кт 20209 «Денежные средства в пути»;
на сумму после пересчета (за минусом излишков):
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 20209 «Денежные средства в пути»;
на сумму выручки, пересчитанной и зачисленной на счет клиента:
Дт 40906 «Инкассированная денежная выручка»
Кт расчетный счет клиента либо корсчет, если клиент не имеет счетов в банке.
Налоговый учет
Несмотря на то что инкассация является банковской операцией, а в соответствии с пп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ банковские операции не подлежат обложению НДС, операции инкассации и доставки денежной наличности подлежат налогообложению НДС.
Формирование доходов банка в целях налогообложения производится в том числе и за счет доходов от инкассации денежных средств, доставки, перевозки денежных средств, ценных бумаг и иных ценностей и банковских документов.
К расходам банка в целях налогообложения относятся:
- суммы, уплачиваемые за инкассацию банкнот, монет, чеков и других расчетных и кассовых документов, а также расходы по упаковке, перевозке, пересылке или доставке принадлежащих кредитной организации или ее клиентам денежных и иных ценностей, расходы на содержание службы инкассации банка;
- расходы по ремонту, реставрации или приобретению инкассаторских сумок, мешков и прочего инвентаря, связанных с инкассацией денег, перевозкой и хранением ценностей;
- расходы по содержанию либо аренде автомобильного транспорта для инкассации денежной выручки и перевозке банковских документов и ценностей.
Документальное оформление
Кассовые операции так же, как и любых других хозяйственные операции, выполняются на основании первичных документов (что это за документы читайте здесь). Бухгалтерский учет возможен только при наличии оправдательных документов.
Бланки кассовых документов имеют унифицированные формы, указанные ниже. При заполнении форм нужно помнить, что исправления в таких документах, как приходный и расходный ордер, не допускаются.
Первичные кассовые документы:
- КО-1 унифицированная форма, которой оформляется поступление (оприходование) наличных денежных средств, данная форма именуется «Приходный кассовый ордер»;
- КО-2 – типовая форма для отражения выдачи средств из кассы, наименование данного бланка «Расходный кассовый ордер»;
- КО-3 – указанные выше формы ордеров необходимо регистрировать в специально предназначенном для этого журнале унифицированная форма КО-3;
- КО-4 – это также один из обязательных документов, который необходимо вести на предприятии, именуется данная форма «Кассовая книга», в ней фиксируются все движения по кассе. Записи в эту книгу осуществляются на основании заполненных первичных приходных и расходных денежных документов. ИП данную книгу могут не вести, если они ведут учет доходов и расходов;
- объявление на взнос наличными в банк форма 0402001 применяется при сдаче наличных средств из кассы в банк;
- денежный чек на получение наличных используется при снятии наличных денег с расчетного счета.
Заполнение кассовых документов с возможностью скачать бланки и образцы вы найдете в этом разделе.
Для использования расчетов наличными денежными средствами необходимо применение ККМ, для некоторых видов деятельности допускается использовать бланки строгой отчетности. В настоящее время приобретение кассового аппарата обойдется вам в 15000 руб.
Лимит кассы
Существует такое понятие, как «лимит кассы» — это сумма наличных денег, которую можно оставить по окончании рабочего дня. Данный показатель устанавливается юридическими лицами самостоятельно на основании распорядительного документа. ИП и малые предприятия могут не устанавливать лимит.
Сумма средств сверх лимита по окончании рабочего дня перемещается на расчетный счет организации, то есть сдаваться в банк, при этом необходимо заполнить форму 0402001 — объявление на взнос наличными.
Деньги сверх лимита могут храниться только в том случае, если они предназначены для выплаты персоналу зарплаты, а также социальных выплат, при этом они могут находиться в кассе предприятия 3 дня, в эти 3 дня следует также включить день, когда получены деньги в банке. Также деньги могут остаться, если кассовые операции в организации выполнялись в выходной или праздничный день, когда нет возможности сдать эти деньги в банк.
Получить с расчетного счета в банке наличные деньги организация может только на следующие цели:
- на выплату заработной платы персоналу,
- на оплату расходов, связанных с командировкой,
- на различного рода хозяйственные нужды.
Получить наличные деньги можно на основании денежного чека.
Для ведения кассы, как правило, нанимается специальный человек – кассир. Также обязанности данной должности может выполнять бухгалтер или сам руководитель (если организация небольшая). Учет кассовых операций регулируется определенными законодательными документами.
Нормативная база:
- Указание Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 в последней редакции от 19.06.2017 – порядок установления лимита кассы, оформление кассовых документов;
- Федеральный закон №54-ФЗ от 22.05.2003 в ред. от 03.07.2016 – порядок применения ККТ, в том числе обязанность по применению онлайн кассы;
- Статья 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 – регулирует особенности применения онлайн касс;
- Указание Банка России №3073-У от 07.10.2013 – устанавливает предельный размер наличных сделок.
Учет наличных средств
Бухгалтерский учет наличных денежных средств осуществляется на 50 счете бухгалтерского учета. Проводки по кассовым операциям вы найдете в конце статьи.
Все операции с наличными денежными средствами: их поступление и выбытие должны быть отражены на счете 50.
Бухгалтерский счет 50 Касса – это активный счет и на нем учитываются активы предприятия. Поступление наличных средств (увеличение актива) заносится в дебет счета 50, выбытие (уменьшение актива) – в кредит счета счета.
В качестве корреспондирующего счета могут выступать различные счета, типовые проводки по счету 50 выглядят следующим образом.
Подкрепление кассы внутреннего структурного подразделения через расчетно-кассовый центр
Подкрепление наличными деньгами кассы ВСП через РКЦ отражается следующими записями:
в банке:
Дт 30210 «Счета кредитных организаций (филиалов) по кассовому обслуживанию структурных подразделений»
Кт 30102 «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России»;
в ВСП:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 30210 «Счета кредитных организаций (филиалов) по кассовому обслуживанию структурных подразделений».
Примечание. Аналитический учет по счету 30210 «Счета кредитных организаций (филиалов) по кассовому обслуживанию структурных подразделений» ведется в разрезе счетов, открытых в подразделениях Банка России для кассового обслуживания структурных подразделений кредитных организаций.
Инкассация наличных денег из кассы ВСП в РКЦ отражается в учете проводками:
в банке:
Дт 30102 «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России»
Кт 20209 «Денежные средства в пути»;
в ВСП:
Дт 20209 «Денежные средства в пути»
Кт 20202 «Касса кредитных организаций».
Отражение излишков, недостач, неплатежеспособных денежных знаков осуществляется проводками:
на сумму излишков, выявленных при сдаче ВСП средств в РКЦ:
Дт 20209 «Денежные средства в пути»
Кт 70601 «Доходы»;
на сумму недостачи/номинала неплатежеспособного денежного знака, выявленную при сдаче ВСП средств в РКЦ:
Дт 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам»
Кт 20209 «Денежные средства в пути».
Возврат денежных средств, своевременно не полученных ВСП (в банке), оформляется проводкой на сумму возврата:
Дт 30102 «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России»
Кт 30210 «Счета кредитных организаций (филиалов) по кассовому обслуживанию структурных подразделений».
Учет безналичных денежных средств на счет 51 — «Расчетный счет»
Все безналичные расчеты могут осуществляться при наличии расчетного счета. Открывается он в кредитной организации, иначе называемой, банк. Как открыть расчетный счет и какие документы при этом необходимо предоставить, читайте в этой статье.
Для учета движения безналичных денежных средств организации предназначен 51 счет бухгалтерского учета.
Активный он или пассивный?
Анализ счета 51 доказывает, что он является активным, на нем ведется учет активов предприятия (безналичных денег), он всегда имеет дебетовое сальдо. Дебет 51 счета предназначен для отражения поступления безналичных денежных средств (увеличение актива), по кредиту счета 51 — списание безналичных денег (уменьшение актива).
В настоящее время организации разрешено иметь несколько расчетных счетов. Бухгалтерский счет 51 (скачать список счетов, с которыми корреспондирует 51 счет) может быть разбит на несколько аналитических, на каждом из которых будет вестись учет по каждому отдельному расчетному счету предприятия.
Первичным документом, подтверждающим факт списания и поступления безналичных денежных средств, является выписка из банка, которая содержит информацию обо всех поступивших и списанных суммах с расчетного счета организации.
Списание денежных средств происходит на основании платежного поручения, которое составляется в 2-х экземплярах и относится в банк, на одном из экземпляре ставится отметка банка о том, что поручение принято, и возвращается обратно. При внесении денег из кассы на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными.
Бухгалтерские проводки по комиссии банка
| Счет Дт | Счет Кт | Сумма проводки, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
| Проводки по банку при использовании «промежуточного» счета 60/76 | ||||
| 60 (76) | 51 | 1 450,00 | С расчетного счета предприятия списана банковская комиссия (дата списания со счета) | Банковский договор, банковская выписка |
| 91-2 | 60 (76) | 1 450,00 | Банковская комиссия включена в состав расходов | Банковский договор, банковская выписка |
| Комиссия банка облагается НДС | ||||
| 60 (76) | 51 | 5 000,00 | За кредитное обслуживание списана банковская комиссия (с НДС) | Банковский договор, банковская выписка, счет |
| 19 | 60 (76) | 762,71 | Начислен НДС | Счет |
| 68 | 19 | 762,71 | Отображен НДС | Счет |
| 91-2 | 60 (76) | 4 237,29 | Банковская комиссия включена в состав расходов (без НДС)5000 – 762,71 = 4237,29 | Банковский договор, счет |
| Банковская комиссия – «прямой» метод отображения | ||||
| 91-2 | 51 | 8 700,00 | Списана банковская комиссия | Банковский договор, банковская выписка |
| Равномерное списание банковской комиссии (в четко оговоренные сроки) | ||||
| 60 (76) | 51 | 9 450,00 | Оплачена банковская комиссия (дата перечисления) | Банковский договор, банковская выписка |
| 97 | 60 (76) | 9 450,00 | Включение оплаченной комиссии в состав расходов будущих периодов (по дате перечисления или равномерно) | Банковский договор. Приказ об учетной политике предприятия |
| 91-2 | 97 | 9 450,00 | Банковская комиссия включена в состав расходов | Приказ об учетной политике предприятия |
| Если в налоговом учете данная комиссия признается расходом единовременно, а в бухгалтерском – равномерно в течение указанного периода, то возникает отложенное налоговое обязательство | ||||
| 68 | 77 | 1 890,00 | Начислено отложенное налоговое обязательство9450 * 20% (налог на прибыль) = 1890 руб. | Бухгалтерская справка-расчет |
| 77 | 68 | 1 890,00 | Уменьшение отложенного налогового обязательства (равномерно уменьшаем сумму банковской комиссии, начисленную в текущем периоде по счету 91-2) | Бухгалтерская справка-расчет |
| Удержание банковской выручки, зачисленной через POS-терминал | ||||
| 60 (76) | 90-1 | 35 000,00 | Отображена выручка, внесенная через POS-терминал | Контрольная лента POS-терминала |
| 90-3 | 68-НДС | 5 338,98 | По сделке реализации начислен НДС | Контрольная лента POS-терминала |
| 91-2 | 60 (76) | 630,00 | За обслуживание POS-терминала удержана комиссия | Контрольная лента POS-терминала, договор |
| 51 | 60 (76) | 34 370,00 | На расчетный счет предприятия зачислена выручка, полученная через POS-терминал (за минусом комиссии банка)35000 – 630 = 34370 руб. | Электронный журнал, банковская выписка |
Как считать лимит кассы
В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:
- по объему поступления наличности в кассу;
- по объему выдачи наличности из кассы.
Формулы расчета такие:
- L1 = V / P * Nc – «по объему поступления»;
- L2 = R / P * Nn – «по объему выдачи».
Здесь L1 и L2 – рассчитанные лимиты, V и R – величина поступления и выдачи наличности, Nc и Nn – временной промежуток в р. днях между моментами сдачи выручки, получения денег в банке по чеку, соответственно. Он не может превышать 14 р. дней; P – расчетный период, за который учитывается величина поступления или выдачи наличности. Он не может быть выше 92 р. дней. Из расчета «по объему выдачи» исключаются дни и суммы выплат зарплаты, иных выплат сотрудникам «зарплатного» характера.
Пример. Организация устанавливает лимит кассы. За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей. Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня.
550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы.
Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи.
Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.
Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:
- выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);
- выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).
Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.
Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса.
Инкассация и подкрепление наличными деньгами банкомата
Примечание. В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому банкомату, принадлежащему кредитной организации, и видам валют.
Подкрепление банкомата наличными деньгами отражается следующими бухгалтерскими записями:
выдача необходимой для загрузки банкомата суммы наличных денег из кассы банка:
Дт 20209 «Денежные средства в пути»
Кт 20202 «Касса кредитных организаций»;
вложения наличных денег в банкомат:
Дт 20208 «Денежные средства в банкоматах», лицевые счета банкоматов
Кт 20209 «Денежные средства в пути».
Прием наличных денег, инкассированных из банкомата:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах», лицевые счета банкоматов.
При инкассации банкоматов «день в день» оформляется бухгалтерская запись:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах», лицевые счета банкоматов.
Если инкассация банкоматов осуществляется после операционного дня, оформляется проводка:
Дт 20209 «Денежные средства в пути»
Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах», лицевые счета банкоматов.
При этом в день инкассации банкоматов опломбированные кассеты из банкоматов сдаются в кассу банка в оценке 1 руб. за кассету, при этом оформляется проводка:
Дт 91202 «Разные ценности и документы»
Кт 99999 «Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи».
После пересчета денежных средств, вложенных в кассеты, на следующий рабочий день делаются бухгалтерские записи:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 20209 «Денежные средства в пути»;
Дт 99999 «Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи»
Кт 91202 «Разные ценности и документы».
В случае выявления излишка на сумму излишка оформляется проводка:
Дт 20208 «Денежные средства в банкоматах», лицевые счета банкоматов
Кт 60322 «Расчеты с прочими кредиторами».
В случае выявления недостачи сумма недостачи отражается проводкой:
Дт 60323 «Расчеты с прочими дебиторами»
Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах», лицевые счета банкоматов.
Операции по онлайн-кассе
1.07.2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло. Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У.
Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка. Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.
На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:
- актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
- журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);
- отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).
Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):
- отчеты об открытии/закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- кассовый коррекционный чек;
- подтверждение оператора и др.
Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.
Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54
Тезисно
- Бухучет кассовых операций ведется на счете 50, в корреспонденции со счетами учета прихода и расхода по кассе.
- Основные документы БУ кассы – это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга.
- С введением в хозяйственный оборот новых технических средств – онлайн-касс, учет кассы не претерпел существенных изменений, но возможности учета наличности расширились.
- Для сферы малого предпринимательства и ИП законодатель предусматривает возможность не устанавливать лимит кассы, а предприниматели могут не вести кассовые документы. Это возможно, если в целях НУ они ведут учет показателей, необходимых в учете НУ – физических или денежных.
