Расходы, произведенные подотчетными лицами на служебные командировки

Командировочные расходы: суточные в 2015 году

Суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника, направленного в командировку и не имеющего возможности ежедневного возвращения домой.

Возмещаются они за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, а также период нетрудоспособности, наступившей во время командирования.

При командировках по России суточные выплачиваются в валюте Российской Федерации, а при заграничных в иностранной. Отдельно стоит сказать о дне пересечения границы. При следовании в иностранное государство день пересечения российской границы оплачивается в иностранной валюте, а при следовании в России – наоборот, в рублях. Даты пересечения границ определяются по отметкам, сделанным в загранпаспортах.

В случае если сотрудник направляется в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой суточные могут не выплачиваются. Данный вопрос отнесен на усмотрение руководителя. В каждом конкретном случае он решает, целесообразно ли возвращение сотрудника домой с учетом времени, затрачиваемого на проезд, условий транспортного сообщения и т.п. Если по согласованию с руководителем работник остается в данной местности, то затраты на найм жилья подлежат возмещению в случае документального их подтверждения.

Определив, что входит в суточные командировочные расходы, разберемся с их размером.

Размер суточных может быть любой, но их сумма должна быть отражена в коллективном договоре или локальном акте.Необходимо отметить, что обложению подоходным налогом облагается не вся сумма, а превышение сверхустановленного налоговым кодексом лимита:

• 700 руб. для командировок на территории РФ;
• 2500 руб. для загранпоездок

Страховыми взносами указанные суммы не облагаются, если они документально подтверждены.

Пример расчета:

Кравченко И.П. был направлен в служебную поездку в г. Новгород с 1-10 августа на 10 дней. Локальным актом организации размер суточных при командировках на территории России установлен в размер 1000 руб. Сумма выплаченных суточных составила 10 000 руб. (1000р.*10дн.). Взносами на страхование суточные не облагаются, а вот сумма НДФЛ с указанных выплат составит 390 руб. (1 000-700)*10*13%).

Более подробно с порядком учета и видами командировочных расходов, последствиями отмены командировочного удостоверения и особенностями возмещения отдельных затрат при нахождении в служебной поездке, можно в следующем видео

Как и все расходы, командировочные могут быть учтены только, если они имеют экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Документальное подтверждение после отмены командировочных удостоверений включает в себя:

Решение работодателя о направлении сотрудника в командировку в письменном виде.

Для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой или разработать свою, впоследствии, закрепив ее в учетной политике.

Авансовый отчет работника об израсходованных суммах, утвержденный руководителем

Указанный документ должен быть подготовлен и представлен руководителю в срок не позднее трех дней с момента возвращения на место работы.

В случае непредставления авансового отчета руководитель вправе по истечении месяца, с момента окончания срока, отведенного на возврат аванса, удержать выданные под отчет сотруднику средства. Но сделать это можно только с письменного согласия самого работника. В случае отказа, взыскать суммы можно будет только через суд.

Если данные средства удержаны не будут на их сумму необходимо начислить страховые взносы. В случае если по прошествии времени работник предоставит отчет и подтверждающие расходы документы организация праве произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов, а также сумму начисленных и уплаченных взносов. Также при отсутствии отчета и подтверждающих документов на сумму средств, выданных налогоплательщику, придется начислить НДФЛ.

• Документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов, в части:
• На жилье;
• Проезд;
• Иные расходы

Также налогоплательщик (организация) должна подтвердить срок нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Он определяется по проездным документам, если они утеряны, то документами о найме жилья. Если и они отсутствуют, то по документам, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроках нахождения (прибытия и убытия) работника в месте командирования.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

• до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
• 2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

• затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
• багаж;
• аренда жилья;
• затраты на связь;
• получение визы;
• комиссионные сборы.

Подробнее об этом см. здесь.

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

• аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
• оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
• суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
• чеки из ресторана — 9 600 руб. полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

• Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
• Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
• Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

• Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
• Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
• Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
• Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 – 2800) × 13%.
• Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
• Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».

Выдача в подотчет из кассы

Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании заявления сотрудника, утвержденного руководителем.

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У)

Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.

Как правильно оформить выдачу денег из кассы, какие требования при этом должны соблюдаться, прочитайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:

• 71-1 — для расчетов в рублях;
• 71-2 — в валютах.

К счету 50 можно открыть субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;
• 50-2 «Операционная касса»;
• 50-3 «Денежные документы».

При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.

При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.

При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).

Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.

Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).

Круг подотчетных лиц

Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов. Поэтому круг подотчетных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые действительно по характеру своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие получения аванса.

Помимо ограничения круга лиц должен быть введен лимит на суммы. Оформляется это при помощи специального приказа, в котором прописывают, кто именно имеет право получать аванс, на какие цели и в каком размере. Приказ хранится в бухгалтерии.

Если сотрудник не отчитался по сумме, выданной ему в подотчет ранее, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена оправдательная документация.

Выдача подотчетному лицу из кассы

Выдача денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы –кнопка Выдача.

Рассмотрим особенности заполнения документа Выдача наличных по нашему примеру.

• Получатель — сотрудник, которому выдаются денежные средства под отчет.
• Основание — нужды, на которые выдается подотчетная сумма: на командировочные расходы.
• Приложение — данные распорядительного документа или заявления сотрудника на выдачу денежных средств.

Документ формирует проводку:

Дт 71.01 Кт 50.01 — выдача аванса сотруднику под отчет.

Документальное оформление

Для документального оформления выдачи денежных средств из кассы необходимо использовать унифицированную форму Расходный кассовый ордер (КО-2), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Бланк можно распечатать по кнопке Расходный кассовый ордер (КО-2) из документа Выдача наличных. PDF

Выдача в подотчет из кассы

Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании заявления сотрудника, утвержденного руководителем.

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У)

Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.

Как правильно оформить выдачу денег из кассы, какие требования при этом должны соблюдаться, прочитайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).

Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:

• 71-1 — для расчетов в рублях;
• 71-2 — в валютах.

К счету 50 можно открыть субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;
• 50-2 «Операционная касса»;
• 50-3 «Денежные документы».

При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.

При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.

При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).

Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.

Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.

Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб. в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Расходы, руб. в сутки

Первичные документы и проводки при выдаче под отчет

Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:

• товарные и кассовые чеки;
• платежные поручения;
• накладные и счета-фактуры;
• акты оказанных услуг и выполненных работ;
• договора и сметные расчеты;
• проездные билеты и почтовые квитанции;
• прочая документация.

71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:

• Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
• Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
• Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
• Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.

Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.

Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.

Что такое авансовый отчет?

Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.

Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.

Затраты на проезд

Работодатель обязан возместить затраты на проезд к месту командировки и обратно.

При проезде общественным транспортом:

• На проезд к месту командирования;
• Оформление проездных билетов;
• Стоимость белья в поездах дальнего следования

Учесть в расходах по прибыли можно и стоимость ж/д билета на поезд повышенной комфортности с учетом дополнительных услуг (питания, печатной продукции, постельного белья т.д.) при условии, что они включены в стоимость билета.

Для подтверждения затрат на проезд работник должен представить следующие документы:

• Билеты (авиа, ж/д, автобусные);
• Посадочный талон (при перелете);
• Маршрут/квитанцию и посадочный талон (при приобретении электронного билета)

В случае утери билета (посадочного талона) подтверждением может служить дубликат проездного документа, копия экземпляра, запрошенного в транспортной компании или иной документ, содержащий информацию о пассажире, номере рейса, времени отправления и прибытия).

При несовпадении времени выезда сотрудника с датой начала командировки (например, сотрудник выехал в субботу, а начало командировки в понедельник) Минфин в своем Письме от 20.11.2014 разрешил учесть указанные затраты в целях обложения прибыли. В случае если сотрудник остается в месте командирования для проведения отпуска, затраты на оплату обратного проезда учтены в расходах по налогу на прибыль быть не могут.

При проезде на такси

Учет командировочных расходов в целях обложения прибыли также возможен в части затрат при проезде к месту командирования и обратно на такси. Возможность пользования услугами такси лучше прописать в локальном акте организации с указанием причин, по которым возможно использования данного вида транспорта, к которым может, например, относиться невозможность выполнения поставленных задач вследствие перебоя в движении транспорта, плотного рабочего графика, позднего вылета, отсутствия иного транспорта и т.д.)

Подтверждающими документами в данном случае будут являться:

Или

При проезде на личном (служебном транспорте, автомобиле третьих лиц)

Подтверждением затрат в данном случае будет являться служебная записка, в которой будет отражен фактический срок пребывания в служебной поездке. К данной записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование транспорта: чеки на покупку ГСМ, путевой лист, квитанции и т.п.) Также возможность использования личного транспорта стоит прописать в локальном акте организации.

Командировочные расходы на какой счет относить

Краснодар с 01.06.2018 по 14.06.2018. Локальным актом общества с ограниченной ответственностью «Азимут» предусмотрен размер суточных выплат – 2 000 рублей. Сумма начисленных выплат сотруднику по суточным составила 28 тыс. рублей.

Налогообложению не подлежит сумма в размере 9 800 рублей (700 руб. * 14 дней).

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям по расчету с Ивановым Петром Андреевичем:

• Дт71 Кт51: 28 000 рублей – на банковский счет Иванова П.А. были перечислены суточные выплаты;
• Дт44 Кт71: 28 000 рублей – расходы на суточные выплаты были признаны в составе издержек на продажу (к расходам можно принять всю сумму выплат);
• Дт70 Кт68.01: 2 366 руб. – удержание налога на доходы физических лиц с сумм, превышающих установленный законодательством лимит;
• Дт44 Кт69.01: 527,80 руб. – начислены страховые взносы по социальному страхованию на сверхлимитные суммы суточных выплат;
• Дт44 Кт69.02.7: 4 004 руб. – обязательное пенсионное страхование сверхлимитных выплат;
• Дт44 Кт69.03.1: 928,20 руб. – обязательное медицинское страхование сверхлимитных сумм.

Авторское дополнение! Суточные сверх лимитов включаются в базу по начислению страховых взносов в том месяце, в котором предъявлен авансовый отчет контрагента – сотрудника предприятия, и перечисляются в ИФНС России до 15 числа следующего месяца.

Подробнее о правилах составления авансового отчета

Виктор Степанов, 2018-06-26