Требования к оформлению и составу регистров налогового учета

Ответственность в случае отсутствия регистров учёта налогов или нарушения их ведения

Ст. №120 Налогового кодекса РФ, с одной стороны, предусматривает наказание за систематическое нарушение правил ведения документов по налогообложению. С другой стороны, под этими документами имеются ввиду только первичные документы и бухгалтерские регистры. О регистрах учета налогов там упоминаний не обнаружено, поэтому преследований со стороны налоговой службы за нарушение их ведения по данной статье не последует. Не последует и наказаний, предусмотренных статьями 122 и 126, так как они прямо не относятся к нарушению или отсутствию налоговых регистров.

Серьезно нужно отнестись к подписям в регистрах налогового учёта. Компании могут хранить документацию в электронном виде только с заверенными электронными подписями (письмо Министерства финансов от 24.07.08 под номером 03-02-071-314). То же самое относится и к остальным формам хранения документов. Подписи в них должен ставить заполнявший регистры уполномоченный человек, вне зависимости от того, электронный регистр или бумажный. Во избежание неприятностей хорошо хранить копию в бумажном виде и со всеми подписями. Следует распечатывать документацию ежеквартально. Если обнаружится, что на документах они отсутствуют, то налоговый инспектор может не засчитать расходы или отказать в вычете НДС.

Таким образом, данные регистры являются обязательными документами, без которых деятельность любого предприятия по букве закона невозможна

Их ведение обеспечивает своевременное поступление налогов в казну и избавление от проблем с законодательством, а нарушения при заполнении или вовсе их отсутствие затрудняет деятельность предприятия и привлекает внимание налоговых служб

Как формируют налоговую базу «вручную»

Многие предприятия не ведут специальных налоговых регистров и до сих пор формируют налоговую базу путем корректировки бухгалтерской прибыли или отдельных статей расходов и доходов, полученных в бухгалтерском учете. То есть, по сути, продолжают использоваться способ расчета налогооблагаемой прибыли, применявшийся до 2002 года.

Данный способ позволяет выполнить требования ПБУ 18/02 — это «плюс». Однако, как правило, применяя такой способ, можно лишь приблизительно определить налоговую базу, поскольку бухгалтерский и налоговый учет имеют существенные различия. Так, на предприятии, имеющем на конец отчетного периода остаток незавершенного производства, корректно определить налоговую базу по налогу на прибыль с применением рассматриваемого способа маловероятно.

Регистр неучитываемых расходов

Вид затрат	Сумма затрат, всего, руб.	Налоговый учет	Бухгалтерский учет	Разница	ПНО	Примечание.Нормы НК РФ
Сумма, принимаемая в расчет, руб.	Сумма, не принимаемая в расчет, руб.	Счет	Сумма, принимаемая в расчет, руб.
Дивиденды	100 000,00	-	100 000,00	84	-	-	-	п. 1ст. 270
Материальная помощь	76 500,00	-	76 500,00	91-2	76 500,00	76 500,00	15 300,00	п. 23ст. 270
Оплата путевок для отдыха работникам	36 300,00	-	36 300,00	91-2	36 300,00	36 300,00	7 260,00	п. 29ст. 270
Компенсация за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок	15 000,00	9 000,00	6 000,00	26	15 000,00	6 000,00	1 200,00	п. 38ст. 270

В этом регистре налогоплательщикам, использующим ПБУ 18/02, логично предусмотреть графы для данных бухгалтерского учета, разницы между учитываемыми суммами в учетах, а также исчисляемом с этой разницы ПНО.

Внереализационные доходы

Регистр 040	Справка по внереализационным доходам
Регистр 040.1	Ведомость учета внереализационных доходов в виде доходов от долевого участия в других организациях
Регистр 040.2	Ведомость учета внереализационных доходов от купли - продажи иностранной валюты
Регистр 040.3	Ведомость доходов в виде штрафов, пеней и иных санкций за нарушение договорных обязательств
Регистр 040.4	Ведомость учета внереализационных доходов в виде суммы возмещения убытков или ущерба
Регистр 040.5	Ведомость учета внереализационных доходов в виде процентов по договорам займа, банковского счета, банковского вклада
Регистр 040.6	Ведомость учета внереализационных доходов в виде сумм восстановленных резервов
Регистр 040.7	Ведомость учета внереализационных доходов в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг)
Регистр 040.8	Ведомость внереализационных доходов по договору простого товарищества
Регистр 040.9	Ведомость учета внереализационных доходов в виде доходов прошлых лет, выявленных в отчетном периоде
Регистр 040.10	Ведомость учета внереализационных доходов в виде положительных курсовых разниц
Регистр 040.11	Ведомость учета внереализационных доходов в виде стоимости полученных материалов или иного имущества при демонтаже или разборке при ликвидации основных средств
Регистр 040.12	Ведомость учета внереализационных доходов в виде сумм кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности
Регистр 040.13	Ведомость учета внереализационных доходов в виде стоимости излишков ТМЦ, выявленных в результате инвентаризации
Регистр 040.14	Ведомость учета внереализационных доходов в виде положительных суммовых разниц, если расчеты за товары, работы, услуги выражены в условных единицах
Регистр 040.15	Ведомость учета внереализационных доходов в виде чрезвычайных доходов

При разработке форм регистров исполнителем была поставлена цель разработать единообразные (по возможности) формы регистров.

Регистры «Справка о выручке» (011, 012, 013, 014) построены следующим образом.

Справка формируется нарастающим итогом на основании данных регистра 011.1 «Ведомость учета выручки от реализации услуг по основной деятельности за месяц».

Приведенные справки позволяют получить данные о сумме выручки по отдельным видам реализации — по основной деятельности, от реализации основных средств, нематериальных активов, от реализации прочего имущества. Итоговые данные переносятся в регистр «Расчет налоговой базы».

Понятие налогового учёта

Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.

Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.

Суммирование различных показателей является основой организации процедуры учета. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.

Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.

Подробнее с системой налогового учёта в РФ можно ознакомиться по этой ссылке .

Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль. Налоговое законодательство не устанавливает стандарты для разработки форм регистров, но имеет некоторые рекомендации по их виду и содержанию. Информацию о таких регистрах можно найти на сайте «Консультант Плюс» по этой ссылке .

Правила заполнения

Каждая форма регистра обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

Название регистра налогового учета;
Число, месяц и год заполнения;
Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;
Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);
Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.

Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.

Данные об учете налоговых данных должны фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы

Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.

Как уже было сказано, каждая фирма может иметь свою форму регистра. Главное, чтобы форма была удобной, имела графы и строки, необходимые для внесения нужных данных, а также просто и удобно заполнялась. В противном случае, при проверке отчетности налоговый инспектор может не разобраться и ошибочно оштрафовать предприятие. Правильное ведение регистров избавит от головной боли как само предприятие, так и проверяющие инстанции.

Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.