Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов
В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:
- полное наименование документа;
- дата оформления специалистом;
- сведения о фирме, создающей данный документ;
- первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
- измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
- все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
- информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
- первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.
Какие формы первичных учетных документов нужно утверждать в учетной политике организации?
Вопрос аудитору
По ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон
№ 402-ФЗ) на каждый факт хозяйственной жизни должен быть составлен первичный учетный документ по форме, утвержденной руководителем
организации. Контрагент настаивает на оформлении сделки по своим формам первичных учетных документов. Нужно ли их утверждать в
учетной политике организации?
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на
которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4
ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Организация вправе использовать любые формы первичной учетной документации (унифицированные
формы и/или разработанные самостоятельно), содержащие все обязательные реквизиты, поименованные в
ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Исключение составляют
формы первичных документов, обязательные к применению, например, кассовые документы (информация Минфина России
от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Порядок применения обязательных форм первичных документов по оформлению кассовых операций содержится в Указании о порядке
ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями
и субъектами малого предпринимательства (утв. Банком России от
11.03.2014 № 3210-У). Кроме того, обязательным к применению документом является транспортная накладная, оформленная согласно
Приложению № 4 к Правилам перевозки грузов
автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (письмо Минфина РФ
от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110).
Формы первичных учетных документов утверждаются в учетной политике организации
(п. 4 ПБУ 1/2008) с учетом следующих особенностей:
- Если организация использует унифицированные формы документов, установленные Госкомстатом РФ, без их изменения, то в учетной
политике можно просто сослаться на применение унифицированных форм документов и привести ссылки на соответствующие постановления
Госкомстата РФ. - Если организация использует самостоятельно разработанные формы или унифицированные формы документов, но с дополнительными
реквизитами, то образцы форм первичной документации следует утвердить в качестве приложения к учетной политике или отдельным
приказом руководителя со ссылкой на этот приказ в учетной политике организации.
При сделках с контрагентами по согласованию сторон формы первичных документов могут быть изменены или дополнены. При этом достаточно
внести в учетную политику или в приказ руководителя на утверждение форм первичных учетных документов оговорку о том, что формы могут быть
согласованы сторонами в договоре, а также предусмотреть в договоре с контрагентом перечень и образцы форм первичных документов, которыми
будут оформляться операции по сделке. Обязательным условием при этом остается отражение в первичном документе факта хозяйственной жизни и
содержание обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона
№ 402-ФЗ.
Использование собственных форм
Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можно взять унифицированные формы, убрав из их лишние реквизиты (повторюсь — со счетами фактурами так делать не надо).
Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которыми согласно являются:
-
наименование и составления документа;
-
наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);
-
содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);
-
величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
-
подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.
Статья написана и размещена 3 января 2013 года. Дополнена — 15.04.2019
ВНИМАНИЕ!
Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.
Первичный документ в налоговом учете
Первичные документы, служащие основанием для организации бухгалтерского учета, применяются также для организации налогового учета.
Налоговый учет — это система обобщения информации для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком, на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.
Налоговым органом при проведении камеральной налоговой проверки могут быть истребованы первичные документы для проверки правильности исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие данные налогового учета (Письмо Минфина России от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224).
В соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
