Учет материальных ценностей, выданных в личное пользование

Счет 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»

Учет таких материальных ценностей, как запчасти к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, в целях контроля за их использованием осуществляется на счете 09 (п. 349 Инструкции N 157н). Перечень материальных ценностей, учитываемых на этом забалансовом счете, устанавливается учетной политикой учреждения. Например, в ней может быть прописано, что двигатели, аккумуляторы и шины, выданные взамен изношенных, учитываются на забалансовом счете 09. На каждую автомашину требуется два комплекта шин, используемых по сезонности (летний и зимний), поэтому к забалансовому счету 09 может быть введена аналитика, которая закрепляется в учетной политике. Учет запасных частей по стоимости их приобретения или в условной оценке также зависит от того, что будет прописано в учетной политике.

Материальные ценности отражаются на забалансовом счете в момент их выбытия с балансового счета в целях ремонта транспортных средств и учитываются в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства.

Выбытие материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающего их замену. Заметим, что каждая автомобильная шина имеет нормативный пробег, при достижении которого она должна быть списана. Также шины списываются, если имеются неисправности и условия, при которых в соответствии с Постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 «О Правилах дорожного движения» запрещается эксплуатация транспортных средств. Согласно п. 5.1 данного документа к таким случаям относится превышение норматива остаточной высоты рисунка протектора (для легковых автомобилей — менее 1,6 мм, для грузовых автомобилей — 1 мм, для автобусов — 2 мм, мотоциклов и мопедов — 0,8 мм).

Относительно срока службы аккумулятора Правила установления размера расходов на материалы и запасные части при восстановительном ремонте транспортных средств, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.05.2010 N 361, гласят: нормативный срок службы аккумуляторной батареи до замены (списания) принимается равным:

• четырем годам — при среднегодовом пробеге транспортного средства до 40 тыс. км включительно;
• трем годам — при среднегодовом пробеге транспортного средства более 40 тыс. км.

По истечении нормативного срока службы аккумуляторная батарея может быть заменена на новую.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должности, фамилии, имени, отчества (табельного номера), транспортных средств, по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров при их наличии) и их количеству (п. 350 Инструкция N 157н).

Пример 5. Учетной политикой автономного учреждения предусмотрена организация учета шин, выданных в пользование, на забалансовом счете 09 по стоимости их приобретения. К нему введена аналитика в разрезе транспортных средств. На автомобиле ГАЗ-3110 (госномер Т 193 СС) числятся зимний и летний комплект шин, аккумулятор. Стоимость летнего комплекта шин составляет 17 000 руб., стоимость зимнего комплекта шин — 21 000 руб., стоимость аккумулятора — 3500 руб. Летние шины по причине продолжительной эксплуатации, которая привела к стиранию протектора сверх допустимой нормы, не подлежат дальнейшему использованию, в связи с чем списаны с учета на основании Акта на списание материальных запасов ф. 0504230. Учреждением приобретены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, новые шины стоимостью 18 000 руб., по наступлении сезона они выданы водителю в эксплуатацию.

В бухгалтерском учете операции по учету запасных частей будут отражены следующим образом:

         Содержание операции        

    Дебет   

   Кредит   

  Сумма,     руб.   

За автомобилем ГАЗ-3110 (госномер   Т 193 СС) закреплены следующие      запасные части:                     

аккумулятор                         

09          

   3 500  

комплект летних шин                 

09          

  17 000  

комплект зимних шин                 

09          

  21 000  

Списаны с учета летние шины по      причине невозможности их дальнейшей эксплуатации                        

09          

  17 000  

Принят к учету комплект летней      резины, приобретенной на автомобиль ГАЗ-3110 (госномер Т 193 СС)        

2 105 36 000

2 302 34 000

  18 000  

Произведена оплата шин поставщику   

2 302 34 000

2 201 11 000

  18 000  

При наступлении летнего сезона      выданы шины в пользование на        основании требования-накладной      

2 109 60 3402 109 70 3402 109 80 340

2 105 36 000

  18 000  

Одновременно отражен на забалансовомучете выданный в эксплуатацию       комплект новой летней резины        

09          

  18 000  

Постановка и ведение

Правила учета на забалансовых счетах прописываются в учетной политике. Точкой отсчета для фиксации сведений за балансом является инвентаризация забалансовых счетов, которой предшествует оформление распоряжения руководителя. По общепринятым правилам проводится инвентаризация обязательств и имущества, которые подлежат отражению за балансом, составляется опись и на ее основании информация вносится на соответствующие счета.

Особенностью забалансового учета является то, что никакого отношения к принципу двойной бухгалтерской записи он не имеет. Это – чистая аналитика, т. е. отражение факта поступления или выбытия имущества/обязательства. Сальдо по счетам не выводится. Каждая операция по поступлению и выбытию забалансового актива/обязательства должна подтверждаться. Документальным свидетельством может служить журнал операций по забалансовым счетам, в котором по каждому счету производятся соответствующие учетные записи. Форму журнала можно разработать и утвердить в учетной политике. Он должен содержать графы:

• наименование имущества;
• присвоенный инвентарный номер;
• дата ввода в эксплуатацию;
• дата выбытия с забалансового учета;
• ФИО ответственного лица.

Основанием для постановки актива на забалансовый учет служит требование-накладная или другая форма, по которой имущество списывается в эксплуатацию. Если имущество пришло в негодность, то объект снимают с учета на основании акта списания с забалансового счета. Образцом акта может служить действующая типовая форма, например, ф-ма МБ-8 для списания «малоценки», либо ОС-4 при выбытии ОС. Но чаще разрабатывают собственные документы, менее громоздкие и наиболее подогнанные под нужды компании.

В финансовой отчетности информация о наличии сумм за балансом фигурирует в справочном разделе баланса «Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах». Заполняется она построчно, по категориям активов и обязательств. При необходимости справка к балансу по забалансовым счетам становится отдельным разделом в пояснительной записке.

ПОРЯДОК УЧЕТА НА ЗАБАЛАНСОВЫХ СЧЕТАХ И ОТРАЖЕНИЕ В ОТЧЕТНОСТИ

А.Ю. Шиховредактор-эксперт Издательского Дома «Советник бухгалтера»

     Как показала практика, бухгалтеры государственных и муниципальных учреждений недостаточно серьезно относятся к ведению учета на забалансовых счетах Как следствие, это становится причиной для потери контроля за некоторыми видами имущества, а также отражением таких нарушений в ревизионных актах контролирующих органов. Чтобы избежать неприятностей, бухгалтерам следует четко понимать, в частности, то, каким образом отражаются данные о забалансовых счетах в формах отчетности.     Основной формой отчетности, в которой отражаются учетные сведения забалансовых счетов, является Баланс как , так и . А точнее — это Справка о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах (далее — Справка).  

Порядок учета

     Отметим, что все данные в Справке Баланса приводятся в разрезе имущества, приобретенного в рамках:    — деятельности с целевыми средствами (графа 4);    — деятельности по государственному заданию (графа 5);    — приносящей доход деятельности (графа 6).     Кроме того, в разделе 3 «Сведения о движении нефинансовых активов» отражаются данные о движении материальных ценностей на забалансовых счетах. Аналогичный раздел содержится и в «Сведения о движении нефинансовых активов учреждения».    При необходимости учредители (ГРБС) могут потребовать от учреждений расшифровки или уточнения тех или иных учетных данных, отражаемых на забалансовых счетах, по состоянию на отчетную дату. Учреждения также могут самостоятельно в составе Пояснительной записки к отчетности дать необходимые комментарии или разъяснения по отчетным показателям, сформированным на соответствующих забалансовых счетах. При этом, перечень дополнительных аналитических показателей по строкам устанавливается в том числе главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, финансовым органом. Все указанные формы — годовые.    Напомним, что в соответствии с по применению Единого плана счетов (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н; далее — Инструкция № 157н) учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование. Но при этом отчетные показатели в Справке и других формах отчетности по ним не отражаются. 

«Имущество, полученное в пользование»

     Согласно Инструкции № 157н забалансовый предназначен для учета объектов движимого и недвижимого имущества, полученных учреждением в безвозмездное пользование, а также объектов движимого и недвижимого имущества, полученных в возмездное пользование, кроме финансовой аренды, если объект имущества находится на балансе лизингополучателя.    В Справке как Баланса , так и Баланса по данному счету (строки 010-015) отражаются остатки на начало и на конец отчетного периода в разрезе недвижимого (в том числе непроизведенного) и движимого имущества с выделением имущества казны. Кроме того, в формах и по недвижимому имуществу отражается движение (поступление и выбытие) данного имущества.    В целом заполнение отчетных показателей по не вызывает каких-либо затруднений. 

«Материальные ценности, принятые на хранение»

     Забалансовый в соответствии с Инструкции № 157н предназначен для учета:    — материальных ценностей, принятых (принимаемых) учреждением на хранение, в переработку, материальных ценностей, полученных (принятых (принимаемых) к учету) учреждением до момента обращения их в собственность государства и (или) передачи указанного имущества органу, осуществляющему в отношении указанного имущества полномочия собственника (имущество, полученное в качестве дара, бесхозяйное имущество и т.п.);

Новшества в порядке ведения учета

На сегодняшний день Единый план счетов бухгалтерского учета насчитывает 32 забалансовых счета: 1 — 27, 29 — 31, 40, 42.

К сведению. Учреждениям разрешается вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование.

Приказом N 64н порядок применения некоторых из указанных счетов скорректирован следующим образом (изменения выделены курсивом):

Кроме того, перечень забалансовых счетов дополнен счетом 29 «Предоставление субсидии на приобретение жилья», порядок применения которого устанавливается в рамках формирования учетной политики учреждения.