Работодателям об электронной трудовой книжке

Что еще можно переложить на кадровую службу?

Если у бухгалтера получится успешно воспользоваться нашими аргументами, советуем попытать счастья дальше: переложить на кадры СЗВ-М. А высший пилотаж — передача ежегодного СЗВ-СТАЖ.

Первый отчет — совершенно точно без труда кадровики смогут заполнить (и заполняют в некоторых организациях). И самый бронебойный аргумент здесь — это СНИЛС. Собирать документы, связанные с работой, — прямая обязанность кадровой службы. И речь идет не только о СНИЛС, но и документах о смене фамилии и др.

Поэтому, если в вашей организации СЗВ-М лежит на плечах бухгалтеров, вполне его можно перевести на кадры по все тем же основаниям: отчет содержит не столько бухгалтерскую, сколько кадровую информацию.

А там и до СЗВ-СТАЖ недалеко! Кто, лучше кадровиков заполнит в ней данные о периоде работы, о кодировке условий труда? И уж только от кадрового специалиста зависит беспроблемное заполнение графы 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица».

Коллеги, а вы как считаете — кто должен заполнять персонифицированные отчеты и как у вас на работе с этим заведено?

Как заполнить первый отчет СЗВ-ТД

Работодатели, которые вправе представить форму на бумажном носителе, при заполнении должны:

• при ручном заполнении использовать шариковую ручку (кроме красного или зеленого цветов) и указывать данные печатными буквами; можно применять компьютерную технику, заполнив и распечатав бланк отчета;
• нельзя допускать исправления и сокращения.

Документ подписывает руководитель с указанием должности и полного ФИО. Организация проставляет печать (при наличии).

Электронный способ подачи СЗВ-ТД требует соблюдения принятых Правлением ПФР форматов (приложение 3 к Постановлению № 730п).

Информация о коде трудовой функции

Одним из полей формы СЗВ-ТД является Код выполняемой функции (при наличии). Согласно правилам заполнения, это поле необходимо заполнять с 1 января 2021 г. при его наличии.

В поле Код выполняемой функции (при наличии) указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

• первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
• последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Для автоматизации заполнения этого кода в программе ЗУП 3 был реализован учет трудовых функций.

Во-первых, был предусмотрен специальный справочник Трудовые функции. Для элементов данного справочника можно задать наименование и Код профессиональной деятельности:

Код профессиональной деятельности можно внести вручную, загрузка из классификаторов пока не предусмотрена.

Во-вторых, реализовано указание трудовой функции в штатном расписании и для должностей:

• в позиции штатного расписания трудовая функция указывается на вкладке Дополнительно:
• в должности трудовую функцию следует указать, если в программе отключено ведение штатного расписания:

Далее заполненные сведения о трудовой функции из штатного расписания или должности будут подтягиваться в кадровых документах в поле Трудовая функция (при необходимости значение в поле можно перевыбрать):

Бланк отчета

Официальное название формы СЗВ-ТД – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица».

Выглядит образец СЗВ-ТД 2020 года так:

Как видно, при заполнении формы СЗВ-ТД нужно указывать:

• наименование страхователя (допустимо на латинице);
• регистрационный номер страхователя в ПФР;
• ИНН и КПП работодателя;
• отчётный период;
• календарный год;
• персональные данные физлица (Ф.И.О.), с которым есть или были в отчётном месяце трудовые отношения;
• сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя;
• СНИЛС;
• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
• дата кадрового события;
• сведения о переводах на другую работу;
• сведения об увольнении, основаниях прекращения трудового договора;
• данные приказа (распоряжения) иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений (название, номер, дата).

Изначально ПФР также подготовил форму СЗИ-ТД под названием «Сведения о трудовой деятельности работника». Этот документ-справку должен был формировать сам ПФР по запросу граждан на основе данных, переданных его работодателем (работодателями). Однако позже взамен её Минтруд решил утвердить форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности для тех, кто отказался от бумажной трудовой книжки.

Почему СЗВ-ТД должны сдавать бухгалтеры?

Собственно, потому, почему и всегда: «Онижбухгалтеры». Расшифровать этот краткий тезис можно примерно так:

1. У бухгалтерии богатый опыт подготовки и сдачи отчетов в различные структуры (ФНС, ПФР и др.), поэтому они будут делать все правильно и в срок.
2. У бухгалтеров специальные программы, позволяющие им «легко и просто» формировать отчет одним нажатием наманикюренного пальца, а вторым нажатием — отправлять его электронно прямехонько в ПФР.
3. Пусть будет до кучи: одним отчетом больше — одним меньше: какая уже разница?
4. У «бухов» больше шансов обнаружить ошибку, вовремя с ней разобраться и сдать правильный отчет (почему — см. пункт 1 аргументов).
5. У отдела кадров нет ни времени, ни желания возиться с ежемесячной отчетностью в ПФР.

Кто сдает отчет СЗВ-ТД

С 1 января 2020 года для работодателя-страхователя (юрлицо/ИП) введена обязанность представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. А точнее – обо всех основных кадровых изменениях, имеющих юридическое значение.

Для этого индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) в ПФР каждого работника дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Он включает данные:

• о месте работы;
• выполняемой работе;
• периодах работы (приём, наименование должности/работы/специальности/профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации));
• переводах на другую работу;
• увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• соответствующих документах – основаниях для оформления указанных изменений в трудовых отношениях.

Таким образом, вот кто должен сдавать СЗВ-ТД – это все работодатели. Они же – страхователи в системе ПФР.

Также см. «Как ПФР ведёт лицевой счет пенсионера и его пенсии».

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Если вы заключили хотя бы один трудовой договор, то обязаны с 2020 года сдавать отчет СЗВ-ТД. В него включают каждое застрахованное лицо, с кем есть трудовые отношения.

Отчет по дополнительным взносам

В некоторых случаях организации вправе уплачивать в ПФР дополнительные страховые взносы в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». Это можно делать:

• если обязанность уплачивать дополнительные страховые взносв за счет средств организации установлена приказом или трудовым (коллективным) договором;
• если работник подал заявление об удержании из его выплат и уплате дополнительных страховых взносов.

По каждой платежке на перечисление дополнительных страховых взносов требуется сформировать отдельный реестр (форма ДСВ-3) работников, за которых были перечислены дополнительные взносы (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ).

Сформированные реестры в 2017 году нужно сдавать в территориальные подразделения ПФР не позднее 20 календарных дней со дня окончания квартала, в котором уплачены ДСВ (ч. 5, 6, 7 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ). Соответственно, если дополнительные взносы перечислялись, допустим, в первом квартале 2017 года, то отчитаться по ним нужно не позднее 20 апреля 2017 года. Форма реестра ДСВ-3 на 2017 года утверждена Постановлением Правления ПФР 09.06.2016 № 482п.

Состав отчета СЗВ-ТД

Документ включает несколько разделов:

Если работник был трудоустроен у данного работодателя ранее 2020 года, то впервые подаваемый СЗВ-ТД должен содержать сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020г. Например, работник принят 25.03.2018 г., а в январе 2020 он уволился. В этом случае первой строкой в отчете вносится информация о приеме на работу 25.03.2018, а второй – сведения об увольнении в январе 2020г. Если последним кадровым изменением на 01.01.2020 г. был не прием, а например, перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя, первой строкой вносится информация о переводе.

Наименования мероприятий, вносимые в СЗВ-ТД, устанавливаются Постановлением № 730п (п. 2.5.3) и в бланке указываются в графе 3 заглавными буквами (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД и т.д.).

Расскажем, как оформить СЗВ-ТД в разных ситуациях.

Какие сведения включать в СЗВ-ТД за март 2020

Согласно правилам, работодатель обязан сдать на сотрудника в ПФР отчёт СЗВ-ТД за март 2020 года только в том случае, если:

• работник с 01.03.2020 по 31.03.2020 подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
• в указанный период произошло одно или несколько из перечисленных ниже кадровых мероприятий/изменений) (указывают в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» могут быть указаны только следующие мероприятия).

Обращаем ваше внимание, что в графе 3 СЗВ-ТД указывают только сокращённое наименование мероприятия – как во втором столбце таблицы выше. ИМЕЙТЕ В ВИДУ!

Если в марте 2020 года работодатель никого не принимал, не переводил, не увольнял и др., работник не выбирал, как вести трудовую книжку, то сдавать в ПФР отчёт за март 2020 не нужно.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ!

Если в марте 2020 года работодатель никого не принимал, не переводил, не увольнял и др., работник не выбирал, как вести трудовую книжку, то сдавать в ПФР отчёт за март 2020 не нужно.