Штрафные санкции
За нарушение процедуры подачи отчета по форме СЗВ-М предусмотрены штрафные санкции. Это касается не только нарушения сроков сдачи, но и ошибок при заполнении (умышленных или неумышленных). Распространенные ошибки – организация пытается сдать СЗВ-М в бумажном виде, если в ее штате работает 25 и больше сотрудников, или в документ не включены все застрахованные лица.
Если работодатель не уложился в разрешенный период и подал СЗВ-М после 15 числа следующего месяца или не подал его вовсе, ему будет начислен штраф в сумме 500 рублей за каждого сотрудника. Например, организация подала СЗВ-М 19 июля за июнь, в отчет включено 10 сотрудников. В этом случае к ней будут применены штрафные санкции в размере 5000 рублей.
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru
Такая же сумма штрафа предусмотрена за не включение в отчет застрахованных лиц. За каждого организации придется уплатить 500 рублей.
Как сдать СЗВ-ТД на бумажном носителе
Заполненный бумажный бланк формы СЗВ-ТД можно предоставить в Пенсионный фонд несколькими способами:
- при личной явке в территориальное отделение Фонда;
- посредством Почты России — ценным письмом с уведомлением и описью вложения;
- курьерской службой доставки корреспонденции.
В любом случае, сдавая отчет в бумажной форме, необходимо позаботиться о том, чтобы на руках у работодателя осталось подтверждение о сдаче отчета. В качестве подтверждения может служить штамп и подпись сотрудника ПФР о принятии на втором экземпляре отчета, почтовый штемпель или уведомление о доставке курьерской службы. Иначе, отчет может быть признан непредставленным, что грозит работодателю штрафом (ч.1 и 2 ст.5.27 КоАП РФ):
• для должностных лиц и ИП: 1 000-5 000 руб.;
• для компании: 30 000-50 000 руб.
В процессе рассмотрения сейчас находится законопроект № 748758-7, предусматривающий более мягкое наказание за несдачу СЗВ-ТД – предупреждение. Еще одним законопроектом – о новом КоАП РФ — предусмотрены штрафы, но более мягкие, чем нынешние:
- для должностных лиц и ИП: 300-500 руб.;
- для юридических лиц: 1 000-5 000 руб.
Однако будут ли приняты данные законопроекты, пока неизвестно.
Таким образом, СЗВ-ТД можно сдавать на бумаге, только если в организации или у ИП трудятся 24 и менее сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры (в т.ч. работающие по совместительству и дистанционно). Те работодатели, которые имеют большее число работников, не имеют права сдавать отчет в бумажном формате.
Сдача отчетности лично или заказным письмом
Подготовьте отчет в двух форматах: в бумажном виде и на флешке. Обратитесь лично в отделение ПФР. Сотрудник фонда оставит подпись о приеме документов на бумажной копии, а информацию с носителя скопирует на компьютер. В течение 1 дня документы проверят и загрузят в базу ПФР. Датой сдачи отчетности будет считаться день обращения.
Закон не запрещает отправлять отчетность в ПФР заказным письмом. Перед отправкой нужно составить опись вложенных документов по форме 107. Опись составляется в двух экземплярах. Один — для вас. На нем сотрудник почты ставит штамп, дату отправки и подпись. Другой вкладывают в письмо.
Опись служит подтверждением, что вся отчетность была отправлена в срок. Датой сдачи отчетности считается день отправки письма. Если будут выявлены ошибки, вам придет соответствующий протокол. Внести исправления в отчет можно без уплаты штрафа. Срок на исправление ошибок — 2 недели.
Особенности исчисления сроков
Сведения о трудовой деятельности работников в СЗВ-ТД (утв. постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, которое вступило в силу с 4 февраля 2020 года) нужно приводить за период их работы, начиная с 1 января 2020 года. Задним числом ничего указывать не нужно.
СЗВ-ТД нужно отправлять в Пенсионный фонд за каждый минувший месяц. Единый срок сдачи отчета СЗВ-ТД – не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчётным месяцем.
Таким образом, первый отчётный месяц – это январь 2020 года. Сроки сдачи те же, что при сдаче формы СЗВ-М.
Впервые представить отчет СЗВ-ТД за январь 2020 года нужно не позднее 17 февраля 2020 года, так как 15.02 – это суббота, выходной день.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
С 01.01.2021 сведения в случаях приёма на работу или увольнения нужно представлять в ПФР не позднее 1 рабочего дня, идущего за днём издания документа, служащего основанием для взятия на работу или увольнения (приказ руководителя и т. п.).
В силу постановления Правительства РФ от 08.04.2020 № 460 это правило уже действует с отчёта за апрель 2020 года.
Впервые подайте СЗВ-ТД до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из следующих событий:
- организация (ИП) приняла, уволила, перевела сотрудника на другую постоянную работу и др.;
- сотрудник подал заявление о сохранении с 2021 года бумажной трудовой книжки или об отказе от нее.
ПРИМЕР
ООО «Гуру» приняло нового работника в январе 2020 года. Значит, направить сведения о нем в ПФР нужно не позднее 17 февраля (15.02.2020 — выходной, суббота).
Если в январе 2020 компания никого не принимала, не переводила, не увольняла и др., работник не выбирал, как вести трудовую книжку, то отчитываться в феврале не нужно.
Такие же правила распространяются на все будущие месяцы 2020 года.
Если в течение месяца ни одного из кадровых событий не произошло, за него подавать сведения в ПФР не нужно.
Пошаговая инструкция по заполнению СЗВ-М 2020 года
Это достаточно простая форма, заполнение которой не должно вызвать затруднений у специалистов. По сути, все сводится к указанию реквизитов страхователя и информации о застрахованных лицах.
Отчет можно заполнить как на компьютере, так и вручную. В случае ручного заполнения, необходимо использовать ручку с чернилами синего или черного цвета.
Документ содержит четыре раздела:
Раздел 1. Реквизиты страхователя
В этом разделе необходимо отразить:
Регистрационный номер страхователя в ПФР. Если он вам неизвестен, вы можете запросить его на официальном сайте ФНС. Для получения информации достаточно указать наименование юридического лица или ФИО ИП, либо ИНН или ОГРНИП.
Краткое наименование страхователя. Физические лица-страхователи, работающие без регистрации ИП (нотариусы и адвокаты) указывают только полные ФИО; предприниматель должен указать ИП и полные ФИО, юридические лица должны указать аббревиатуру организационно-правовой формы и название; например, ООО «Название компании».
ИНН или КПП. Эти данные содержатся в свидетельстве о регистрации
Обратите внимание, что у ИП, зарегистрированных после 2017 года, свидетельства о регистрации нет, так этот документ более не выдается. Такие ИП могут найти свой ИНН в выписке ЕГРИП
ИП должны указать только ИНН, юридические лица — ИНН и КПП.
Раздел 2. Отчетный период
В поле «отчетный период» в двухзначном формате указывается номер месяца, за который предоставляется отчет. Например, если отчет предоставляется за сентябрь, ставится цифра «09». В следующем поле «календарного года» указывается год отчетного периода в двухзначном формате. Например, «2019», если отчет сдается за соответствующий месяц 2019 года или «2020», соответственно.
Раздел 3. Тип формы
В этом разделе возможно указание одного из трех кодов в соответствии со следующими правилами:
Если СЗВ-М за данный отчетный период сдается впервые, указывается код «исхд».
Если форма СЗВ-М за данный отчетный период уже сдавалась, но в нее по тем или иным причинам были включены не все застрахованные лица, а теперь сдается отчет с целью дополнения ранее предоставленной информации, указывается код «доп».
Если цель подачи формы состоит в отмене отчета за данный отчетный период, предоставленного ранее, указывается код «отмн».
Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах
Это наиболее содержательный раздел отчета СЗВ-М, но и с его заполнением не должно возникнуть никаких сложностей. В него вносятся следующие данные:
- № п/п. Тут указывается порядковый номер застрахованного лица в вашем списке. Причем ПФР не требует указывать их в каком-то определенном порядке. Страхователь волен перечислить застрахованных лиц по дате приема на работу, дате заключения договора, по алфавиту и в любом ином порядке.
- Фамилия, имя, отчество застрахованного лица. Данные указываются в именительном падеже, отчество указывается при наличии такового.
- Страховой номер индивидуального лицевого счета. СНИЛС сотрудника указывается обязательно. Это, пожалуй, самая важная информация в данной форме.
- ИНН. Это поле заполняется в случае, если работодатель располагает соответствующей информацией. Если ИНН застрахованного лица работодателю неизвестен, поле не заполняется.
Сразу под таблицей указывается наименование должности руководителя, указывается дата, ставится печать при наличии таковой, подпись и ФИО.
СЗВ-ТД: можно ли сдавать на бумаге
В связи с переходом к электронной форме трудовых книжек, предоставлять в Пенсионный фонд с января 2020 г. форму СЗВ-ТД обязали всех работодателей, включая ИП, имеющих штат работников по трудовым договорам. Эта обязанность закреплена в п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996 и в ст.66.1 ТК РФ.
Необходимость сдавать отчет возникает даже в том случае, когда в ООО учредитель одновременно является его директором и других работников в штате нет. Сдается отчет по тем работникам, по которым в отчетном месяце произошли какие-либо кадровые изменения (прием, увольнение, перевод на другую постоянную работу и т.д.). Образцы заполнения отчета СЗВ-ТД вы найдете здесь.
Помимо работников, для которых работа в данной организации является основным рабочим местом, отчет сдается по совместителям (внутренним и внешним), а также по сотрудникам, работающим дистанционно. Главное условие – наличие трудового договора. При этом работники, трудящиеся по договорам ГПХ, в отчет не включаются.
Также, в связи с тем, что работникам разрешено при желании сохранить «бумажную» трудовую книжку, форму СЗВ-ТД придется сдавать и при приеме от работника соответствующего заявления – о продолжении ее ведения или о переходе на электронный формат сведений о работе.
Если никаких вышеперечисленных событий в отчетном месяце не происходило, отчитываться не нужно.
Срок сдачи формы в 2020 г. – не позже 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие, или в котором было принято заявление о выборе формата ведения трудовой книжки.
За январь 2020 г. часть работодателей, проводивших кадровые движения в январе, уже отчиталась (до 17.02.2020 г.). Те же организации и ИП, у которых были кадровые движения в течение февраля, должны будут предоставить отчет не позднее 16.03.2020 г. (с учетом переноса срока из-за совпадения с выходными).
Заполняет форму обычно специалист отдела кадров. В небольших организациях такая функция, с большой долей вероятности, ляжет на плечи бухгалтера или иного специалиста, назначенного ответственным приказом руководителя.
Сдать форму можно как электронно, так и в бумажном виде. Оба эти формата имеют одинаковую юридическую силу. Однако организации не могут сами выбирать удобный им формат подачи.
По своему выбору отчет СЗВ-ТД на бумажном носителе или электронно вправе подавать только те работодатели, у которых в отчетном месяце было менее 25 официально оформленных работников. Именно такое условие указано в п. 2.6 ст. 11 закона № 27-ФЗ.
Если организация с большим числом работающих (25 и более) нарушит формат предоставления и сдаст бумажную форму вместо обязательной электронной, ей грозит штраф в размере 1 000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Способы подачи СЗВ-М в ПФР
Сдать этот отчет можно одним из трех способов:
- Сдача отчета в бумажном виде путем личного посещения ПФР. Способ доступен для страхователей со среднесписочной численностью работников до 25 человек.
- Заказным письмом с описью вложения почтой России. Датой сдачи отчета считается дата отправки письма. Поэтому обязательно сохраните квитанцию об отправке, полученную на почте. Как и в предыдущем случае это способ доступен только работодателям со среднесписочной численностью работников менее 25 человек.
- Сдача в электронном виде. Работодатели со среднесписочной численностью работников более 25 человек могут отправить СЗВ-М в 2020 году исключительно в электронном виде. Документ должен быть создан в формате xml, заверен квалифицированно электронно-цифровой подписью. Датой сдачи отчета, сданного таким способом, считается дата получения подтверждения от ПФР.
