Общее правило
Общий срок хранения первичных документов в бухгалтерии установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Согласно ему, плательщики должны минимум 4 года обеспечивать сохранность:
- сведений бухгалтерского учёта;
- сведений налогового учета;
- иных документов, которые необходимых для расчёта и перечисления налогов.
К последней категории закон относит документы, которые доказывают:
- получение доходов;
- несение затрат (для компаний и коммерсантов);
- перечисление обязательных платежей;
- удержание налогов.
Также есть оговорка, что несколько иные правила могут быть прямо оговорены в соответствующих положениях НК РФ.
На основании ст. 313 НК РФ налоговый учет – это система обобщения сведений для установления налоговой базы на основе информации из первичных документов, которые сгруппированы соответствующим образом. Таким образом, данные налогового учета могут подтверждать:
- первичные документы учета (в т. ч. справка бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».
Бухгалтерские документы
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- первичные учетные документы;
- регистры бухгалтерского учета;
- бухгалтерская (финансовая) отчетность;
- аудиторские заключения;
- документы учетной политики;
- стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
- средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;
5 лет
Отключить
Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.
В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.
Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.
Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.
В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
Отключить
