Сопроводительное письмо к уточненному расчету формы 6-НДФЛ

Штрафы за ошибки 6-НДФЛ

НК РФ установлен отдельный штраф за ошибки в отчетности по НДФЛ — 500 рублей за каждый недостоверный документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Что такое недостоверные сведения, кодекс не уточняет. В письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 ФНС разъснила, что недостоверные сведения — это любые ошибки в отчетности. То есть информация, которая не соответствует действительности

Не важно, повлияла ошибка на налог к уплате или нет. Если налог не занижен, инспекторы все равно вправе оштрафовать, но могут снизить штраф в несколько раз

неверно посчитан налог или искажены суммы;
из-за ошибки не исчислен и не уплачен налог в бюджет или нарушены права работника, например, на вычеты НДФЛ.

Вместе с ФНС мы разобрали частые ошибки в отчетности 6-НДФЛ и выяснили, за какие ошибки инспекторы не вправе штрафовать (см. таблицу).

За какие ошибки в 6-НДФЛ можно избежать штрафа

Ситуация	Как правильно заполнить 6-НДФЛ	В чем ошибка
17 ноября выдан подарок бывшему работнику стоимостью 10 тыс. рублей. Исчислен НДФЛ — 780 руб. ((10 000 руб. – 4000 руб.) × 13%). НДФЛ не удержан	Раздел 2: cтрока 100 — 17.11.2016 строка 110 — 00.00.0000 строка 120 — 00.00.0000 строка 130 — 10 000 строка 140 — 0 (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-3-11/)	Не заполнен раздел 2. В строках 100–120 надо заполнять даты в формате ДД.ММ.ГГГГ, но нет данных, чтобы заполнить строки 110 и 120. Ведь налог не удержан. Ошибка не занизила ни доходы, ни налог, поэтому штрафа не будет
Начислены зарплата и премии за октябрь — 1 млн рублей. НДФЛ — 130 000 руб. (1 000 000 руб. × 13%). Деньги выданы 7 ноября	Раздел 2. Для зарплаты: строка 100 — 31.10.2016 строка 110 — 07.11.2016 строка 120 — 08.11.2016 Раздел 2. Для премии: строка 100 — 07.11.2016 строка 110 — 07.11.2016 строка 120 — 08.11.2016 (письмо ФНС России от 08.06.2016 № БС-4-11/)	Для премии указана дата дохода в строке 100 — последний день месяца. Зарплату и премии объединяют в один блок, так как срок перечисления НДФЛ одинаковый. Для премий пишут такую же дату дохода, как для зарплаты — 31.10.2016, а не дату выдачи. Если премия выдана после окончания месяца, ошибка в 6-НДФЛ не влияет на уплату НДФЛ, поэтому за нее не должны наказывать
Зарплата за октябрь выдана 3 ноября и в тот же день перечислен налог	Раздел 2: строка 100 — 31.10.2016 строка 110 — 03.11.2016 строка 120 — 07.11.2016 (письмо ФНС России от 02.11.2016 № БС-4-11/)	В строке 120 записан день оплаты НДФЛ. Даты путают, если перечисляют НДФЛ в тот же день, когда выдают зарплату. А надо писать следующий день. Но ошибка не критична. Если задержан НДФЛ и дата оплаты записана в строке 120, то штраф законный
31 декабря начислена зарплата, но деньги будут выданы 9 января. Зарплата — 20 тыс. рублей, НДФЛ — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%)	Раздел 1: строка 020 — 20 000 строка 030 — 2600 строка 040 — 2600 строка 070 — 0 (письмо ФНС России от 01.07.2016 № БС-4-11/)	В строке 070 заполнен налог, который удержан после окончания года, потому что на дату сдачи 6-НДФЛ налог уже удержан. ФНС считает, что в расчете за год не заполняют НДФЛ, который удержан после 1 января 2017 года. Ошибка не занижает НДФЛ, штрафа не будет

Как оспорить штраф за 6-НДФЛ

«…Наша компания приостановила деятельность в 2014 году. В течение двух лет в штате числится только директор — единственный учредитель. Руководитель не получает зарплату, потому что находится в отпуске без содержания. В первом квартале не начисляли и не выдавали доходы „физикам“, поэтому отправили в инспекцию письмо, что не обязаны сдавать 6-НДФЛ. Но налоговики оштрафовали нас за несдачу отчета и требуют принести пустой бланк. Вправе ли инспекторы требовать нулевой отчет? И как оспорить штраф?..» (из письма главного бухгалтера Марии Лыткиной, г. Киров)

Организация временно не работает. Вместо нулевого 6-НДФЛ в инспекцию отправлено письмо о том, что зарплата не начислялась. Но налоговики наказали за несдачу отчета и требуют принести пустой бланк.

Как оспорить штраф за 6-НДФЛ, рассказывают налоговики и независимые эксперты.

Жалоба, которая отменит штраф за ошибки в 6-НДФЛ

На проверках налоговики стали штрафовать за просрочку отчетности, если перепутаны КПП. Об этом нам рассказали читатели, которые столкнулись с претензиями проверяющих.

Письмо, которое защитит от штрафа за исправление ошибок в 6-НДФЛ

Инспекторы начисляют пени, если неправильно заполнены в разделе 2 расчета даты уплаты НДФЛ и суммы налога. Чтобы исправить ошибки, надо сдать уточненку 6-НДФЛ и вместе с ним направить сопроводительное письмо, которое обнулит пени.

Письмо составьте на бланке организации. Сначала запишите, что сами нашли ошибки в расчете 6-НДФЛ и сдали уточненный расчет. Также напишите, какую именно ошибку исправили.

Затем поясните, что из-за ошибки инспекция начислила пени. Так как вы вовремя заплатили налог, потребуйте пересчитать пени.

Штрафы за несвоевременную сдачу 6-НДФЛ

За несдачу 6-НДФЛ в срок придется заплатить 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Кроме того, за это же нарушение могут наказать директора на сумму от 300 до 500 рублей (ст. 15.6. КоАП РФ). Инспекторы вправе заблокировать расчетный счет организации.

Но, как считать полные и неполные месяцы, в НК РФ не уточняется. ФНС в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 сообщила, что налоговики обнаружат нарушение, когда фактически отчет сдан. И уже со следующего дня будут отсчитывать полные и неполные месяцы.

После того, как отчетность сдана, инспекторы в течение 10 рабочих дней составят акт о нарушении (ст. 101.4 НК РФ). Формально камеральная проверка 6-НДФЛ длится три месяца, но дожидаться окончания ревизии налоговики не будут. Решение о штрафе направят сразу.

Кстати, если отчет сдан в инспекцию головного офиса вместо филиала, надо отправить исходный 6-НДФЛ в филиал. Правда, инспекторы могут оштрафовать за несдачу расчета. Тогда стоит пояснить, что вы включили все сведения о работниках филиала в 6-НДФЛ по головному офису. А значит, документ сдан, пусть и в другую налоговую.

Штрафы 6-НДФЛ. Таблица

Нарушение	Сумма
расчет сдан с ошибками	500 руб.(ст. 126.1 НК РФ).
расчет сдан на бумаге	200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).
расчет сдан позже срока	1000 руб. за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ)

Пояснения в налоговую: ошибки 6-НДФЛ

Прежде чем сдавать 6-НДФЛ, расчет необходимо проверить на соответствие контрольным соотношениям (письмо ФНС РФ от 13.03.2017 № БС-4-11/4371). Если этого не сделать, «камералка» выявит, например, несоответствие между данными расчета 6-НДФЛ и справками 2-НДФЛ, либо иные нарушения, из-за которых расчет не будет принят инспекцией. Перечень основных нарушений по форме 6-НДФЛ был недавно опубликован ФНС РФ в письме от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216.

Частая причина для запроса пояснений налоговиками – техническая ошибка в расчете. Налоговый агент может допустить обычную опечатку, которая исказит показатели и приведет к логическим несоответствиям. Например, при внесении суммы налоговых вычетов указали лишний ноль, и в результате вычеты превысили сумму дохода.

Кроме пояснений в налоговую по 6-НДФЛ, образец которых мы приводим, необходимо подать в ИФНС исправленную форму с уточненными показателями.