Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Правовая база

Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

  • Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
  • Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
  • Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).

Составление и утверждение номенклатуры дел

Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.

При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.

Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.

Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Общее правило

Общий срок хранения первичных документов в бухгалтерии установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Согласно ему, плательщики должны минимум 4 года обеспечивать сохранность:

  • сведений бухгалтерского учёта;
  • сведений налогового учета;
  • иных документов, которые необходимых для расчёта и перечисления налогов.

К последней категории закон относит документы, которые доказывают:

  • получение доходов;
  • несение затрат (для компаний и коммерсантов);
  • перечисление обязательных платежей;
  • удержание налогов.

Также есть оговорка, что несколько иные правила могут быть прямо оговорены в соответствующих положениях НК РФ.

На основании ст. 313 НК РФ налоговый учет – это система обобщения сведений для установления налоговой базы на основе информации из первичных документов, которые сгруппированы соответствующим образом. Таким образом, данные налогового учета могут подтверждать:

  • первичные документы учета (в т. ч. справка бухгалтера);
  • аналитические регистры налогового учета;
  • расчет налоговой базы.

Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».

Какие сроки с 2020 года

  • осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд;
  • осуществление закупок отдельными видами юридических лиц;
  • получение грантов.

Далее в таблице перечислены все виды документации по закупкам со сроками хранения и уточнениями, где их посчитал нужным сделать Росархив. Сразу поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ
Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; закупках товаров, работ, услуг; комиссиях по осуществлению закупок товаров, работ, услуг Постоянно
Планы-графики 3 года
Документы (извещения, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, протоколы), составленные в ходе проведения конкурса 3 года
Документы (извещения, документация об аукционе, изменения, внесенные в документацию об аукционе, разъяснения положений, документации об аукционе, заявки, протоколы), составленные в ходе проведения аукциона 3 года
Документы (извещения, запросы, заявки на участие в запросе котировок, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы) о проведении запроса котировок 3 года
Документы (извещения, приглашения о проведении запроса предложений, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе предложений, конвертов с окончательными предложениями, протоколы) о проведении запроса предложений 3 года
Документы (извещения, положения, протоколы) о закупках отдельными видами юридических лиц 3 года
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
Контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору)
Реестры (1): (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации
а) закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта; До ликвидации организации
б) жалоб, плановых и внеплановых проверок принятых по ним решений и выданных предписаний 5 лет
Журналы регистрации заявок на участие в закупке на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг 3 года
Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в закупке на поставку товаров, работ, услуг 3 года
Переписка по осуществлению закупок для нужд организации 3 года
Положения об экспертных советах, конкурсных комиссиях по грантам Постоянно
Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов, субсидий 5 лет ЭПК
Переписка о проведении конкурсов на получение грантов, субсидий 3 года
Журналы, базы данных учета заявок об участии в конкурсах на получение грантов, субсидий 3 года
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями:
Знаток права
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.