Правовая база
Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
- Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
- Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).
Составление и утверждение номенклатуры дел
Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.
При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.
Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.
Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.
Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.
Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Общее правило
Общий срок хранения первичных документов в бухгалтерии установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Согласно ему, плательщики должны минимум 4 года обеспечивать сохранность:
- сведений бухгалтерского учёта;
- сведений налогового учета;
- иных документов, которые необходимых для расчёта и перечисления налогов.
К последней категории закон относит документы, которые доказывают:
- получение доходов;
- несение затрат (для компаний и коммерсантов);
- перечисление обязательных платежей;
- удержание налогов.
Также есть оговорка, что несколько иные правила могут быть прямо оговорены в соответствующих положениях НК РФ.
На основании ст. 313 НК РФ налоговый учет – это система обобщения сведений для установления налоговой базы на основе информации из первичных документов, которые сгруппированы соответствующим образом. Таким образом, данные налогового учета могут подтверждать:
- первичные документы учета (в т. ч. справка бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».
Какие сроки с 2020 года
- осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд;
- осуществление закупок отдельными видами юридических лиц;
- получение грантов.
Далее в таблице перечислены все виды документации по закупкам со сроками хранения и уточнениями, где их посчитал нужным сделать Росархив. Сразу поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; закупках товаров, работ, услуг; комиссиях по осуществлению закупок товаров, работ, услуг | Постоянно | – |
| Планы-графики | 3 года | – |
| Документы (извещения, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, протоколы), составленные в ходе проведения конкурса | 3 года | – |
| Документы (извещения, документация об аукционе, изменения, внесенные в документацию об аукционе, разъяснения положений, документации об аукционе, заявки, протоколы), составленные в ходе проведения аукциона | 3 года | – |
| Документы (извещения, запросы, заявки на участие в запросе котировок, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы) о проведении запроса котировок | 3 года | – |
| Документы (извещения, приглашения о проведении запроса предложений, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе предложений, конвертов с окончательными предложениями, протоколы) о проведении запроса предложений | 3 года | – |
| Документы (извещения, положения, протоколы) о закупках отдельными видами юридических лиц | 3 года | – |
| Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд | 5 лет ЭПК (1) | (1) После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту |
| Контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц | 5 лет ЭПК (1) | (1) После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору) |
| Реестры (1): | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации | |
| а) закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта; | До ликвидации организации | |
| б) жалоб, плановых и внеплановых проверок принятых по ним решений и выданных предписаний | 5 лет | |
| Журналы регистрации заявок на участие в закупке на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 3 года | – |
| Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в закупке на поставку товаров, работ, услуг | 3 года | – |
| Переписка по осуществлению закупок для нужд организации | 3 года | – |
| Положения об экспертных советах, конкурсных комиссиях по грантам | Постоянно | – |
| Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов, субсидий | 5 лет ЭПК | – |
| Переписка о проведении конкурсов на получение грантов, субсидий | 3 года | – |
| Журналы, базы данных учета заявок об участии в конкурсах на получение грантов, субсидий | 3 года | – |
