Применение забалансового счета 30 в казенных учреждениях

Классическая ситуация: передача с забалансового счета 21

Если Вам передали основное средство стоимостью менее 10 000 рублей включительно, числящееся у предыдущего правообладателя на забалансовом счете 21, принимайте его к учету также на забалансовый счет 21. Это объясняется следующим образом.

(далее — Инструкция № 157н), (далее — Стандарт «Основные средства»), установлено, что основные средства, стоимость которых менее либо равна 10 000 рублей, при вводе в эксплуатацию списываются с балансового учета и принимаются на забалансовый счет 21. Исключение составляют объекты библиотечного фонда. Поэтому, когда учреждению передают такое основное средство, речь идет об уже введенном в эксплуатацию объекте.

Один из принципов ведения учета гласит, что данные бухгалтерского учета и сформированная на их основании отчетность должны быть сопоставимы у субъектов учета вне зависимости от типа государственного (муниципального) учреждения, в том числе за различные финансовые (отчетные) периоды его деятельности (, , далее — Стандарт «Концептуальные основы»). Поэтому принятия к балансовому учету уже введенного в эксплуатацию основного средства не требуется. Более того, если отразить переданное с забалансового счета 21 основное средство на балансе, нарушится принцип сопоставимости.

ИЗМЕНЕНИЯ В ИНСТРУКЦИИ № 157Н — ЗАБАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА

И.В. Артемова, главный бухгалтер, консультант

     На сайте Минфина России www.minfin.ru опубликован текст приказа о внесении изменений в по применению Единого плана счетов, утвержденную приказом ведомства от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н). Инструкция № 157н является основополагающим документом, на котором основан учет в государственных (муниципальных) учреждениях всех типов, поэтому изменения коснутся всех учреждений. При этом нововведения коснулись и забалансовых счетов: введены два новых забалансовых счета, уточнены некоторые принципы учета на некоторых забалансовых счетах. 

Изменения и дата вступления в силу

     На официальном сайте Минфина России по адресу http://minfin.ru/ru/budget/bu_gs/budgetaccounting/ опубликован текст приказа Минфина России от 29.08.2014 № 89н о внесении изменений в Инструкцию № 157н (далее — Приказ № 89н). Приказ № 89н в настоящее время находится на регистрации в Минюсте и его окончательный текст может еще претерпеть изменения.    Согласно Приказа № 89н его положения применяются при формировании показателей объектов учета на последний день отчетного периода 2014 года, если иное не предусмотрено учетной политикой учреждения. Переход на применение учетной политики с учетом положений Приказа № 89н в части рабочего плана счетов бухгалтерского (бюджетного) учета государственных (муниципальных) учреждений осуществляется по мере организационно-технической готовности субъектов учета.    Для применения измененной в практике бухгалтерского учета должны быть опубликованы соответствующие изменения в инструкции по учету для различных типов учреждений:

Принцип существенности для забалансовых счетов

     Согласно действующей редакции абз. 7 Инструкции № 157н при ведении бухгалтерского учета учреждениям необходимо учитывать, что информация в денежном выражении о состоянии активов и обязательств, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах), отражаемая на соответствующих счетах рабочего плана счетов субъекта учета, должна быть полной, с учетом существенности.    Согласно Приказу № 89н учреждениям необходимо учитывать, что информация в денежном выражении о состоянии активов, обязательств, иного имущества, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах, источниках финансирования деятельности экономического субъекта), отражаемая на соответствующих счетах, в том числе на забалансовых, рабочего плана счетов субъекта учета, должна быть полной с учетом существенности ее влияния на экономические (финансовые) решения учредителей учреждения (заинтересованных пользователей информации) и существенности затрат на ее формирование.    Таким образом, полной (с учетом существенности) должна быть информация, например, об основных средствах в эксплуатации стоимостью до 3 000 рублей, об имуществе, полученном в безвозмездное пользование, о поступлениях и выбытиях на счетах учреждения по кодам КОСГУ и т. д.    Если в настоящий момент в бухгалтерском учете конкретного учреждения критерии существенности применяются только к балансовым счетам, то необходимо будет утвердить в учетной политике критерии существенности для иного имущества и информации на забалансовых счетах, а также определить влияние существенности затрат на учет данной информации.

Забалансовые счета в бюджете: общие положения

Бюджетный учет МЦ за балансом осуществляется простым способом: поступление подлежит отражению по дебету счетов, выбытие – по кредиту. Корреспондирующие записи при их использовании не применяются. Бюджетные организации могут открывать дополнительные внебалансовые счета, чтобы собирать информацию, необходимую для управленческого учета и внутреннего контроля сохранности имущества.

Учет имущественных объектов за балансом производится по тем же первичным документам и регистрам, которые используются в учете МЦ на балансе. Инвентаризация забалансовых средств проводится также, как по объектам на балансовых счетах.

Исправление ошибок в бухгалтерской отчетности

Исправление последним днем отчетного периода теперь может быть сделано даже после представления отчетности. Порядок исправления ошибок согласно новой редакции смотрите в таблице: 

По результатам камеральной проверки отчетности орган, составляющий сводный (консолидированный) отчет, оформляет Уведомление о принятии отчетности или о несоответствии отчета установленным требованиям. В последнем случае учреждению предоставляется время на исправление отчетных форм. Теперь соответствующие положения предусмотрены как Инструкцией № 191н, так и Инструкцией № 33н.

Применение счета 209 00

Обновленная редакция прямо предусматривает применение счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» для учета сумм, поступивших в качестве компенсации расходов, понесенных учреждением в результате реализации требований законодательства. Один из примеров такой компенсации – поступающие от ФСС РФ средства на обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний. Начисление доходов в сумме компенсации ранее произведенных расходов отражается по дебету счета 0 209 30 000 в корреспонденции с кредитом счета 0 401 10 130. Например, при расчетах с ФСС по предупредительным мерам в казенном учреждении могут применяться такие корреспонденции:  

Кроме того, теперь при формировании 1-17 разрядов номера счета аналитического учета счета 0 209 30 000 могут быть включены не только коды КДБ, но и коды КРБ. Такой порядок позволяет обособленно учитывать на этом счете расчеты по суммам подлежащей возврату учреждению «расходной» дебиторской задолженности, по которой ведется претензионная работа. В частности: 

• по суммам своевременно невозвращенной задолженности подотчетных лиц (перенесенных в дебет счета 209 со счета 208);
• невозвращенным суммам предварительных оплат по контрактам в случае их расторжения (перенесенных в дебет счета 209 со счета 206).

Основания проведения инвентаризации и порядок учета ее результатов

Обновленная редакция п. 20 Инструкции № 157н будет содержать перечень оснований для обязательного проведения инвентаризации: 

1

 при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; 

2

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

3

при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел); 

4

при передаче имущества организации в аренду, управление, безвозмездное пользовании, а также выкупе, продаже комплекса объектов учета;

5

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина России.

Кроме того, определен порядок отражения в учете результатов инвентаризации:

Новый порядок формирования номера счета

Одним из ключевых нововведений, внесенных в , является правило формирования рабочего плана счетов в отношении структуры счета (). Уже в текущем году установлено требование об обязательном включении бюджетными учреждениями в 15-17 разряды номеров соответствующих счетов кодов:

• вида расходов;
• аналитической группы подвида доходов;
• аналитической группы вида источников финансирования дефицитов.

А с 1 января 2017 года в 1-4 разрядах номера счета обязательно должны отражаться аналитический код вида функции, услуги (работы) учреждения, соответствующий кодам раздела и подраздела расходов бюджета (см. также ).

Порядок формирования 5-14 разрядов номера счета бюджетные (автономные) учреждения могут установить в своей учетной политике. В частности, можно задействовать коды целевых статей расходов. Если же учетной политикой вопрос о формировании 5-14 разрядов номера счета не урегулирован, то в этих разрядах необходимо указывать нули.

Урегулирован порядок формирования входящих остатков по счетам нефинансовых активов, за исключением счетов 0 106 00 000 и 0 107 00 000, – на начало года в 5-17 разрядах указываются нули.

Кроме того, особые правила предусмотрены для счетов 0 204 00 000, 0 401 30 000, 0 401 20 270. Всегда указываются нули:

• в 1-14 разрядах номерах счетов счета 0 204 00 000 «Финансовые вложения»;
• в 1-17 разрядах номера счета 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов»;
• в 5-17 разрядах номеров счетов счета 0 401 20 270 «Расходы по операциям с активами».

Примечание. О применении бюджетными учреждениями бюджетной классификации в целях ведения бухгалтерского учета можно в материале Энциклопедии решений. Бюджетная сфера

Учет на забалансовых счетах

Типовые проводки по учету на забалансовых счетах рассмотрим на примерах.

Расчеты по непокрытому аккредитиву

В учете ООО «Имидж» были сделаны такие проводки:

Забалансовый счет 01 в бюджетном учете

Используется для учета основных средств (ОС), получаемых по договорам аренды или безвозмездно с правом эксплуатации без закрепления в оперативное управление.

Рассмотрим практический пример.

Для проведения праздника Учреждение культуры взяло напрокат костюмы. Согласно контракту арендодатель передал в двухмесячное пользование 5 костюмов. Сумма арендной платы составила 12 500 руб. После праздника костюмы возвращены. В учете использовался забалансовый счет 01:

• имущественные объекты получены в аренду — Дт 01 (12 500 руб.);
• произведен возврат имущества, взятого в аренду – Кт 01 (12 500 руб.).

Основаниями для проведения операций явились арендный договор и приемопередаточный акт.

Как делать проводки по счетам 17 и 18

В соответствии с правилами пп. 365, 367 Единого плана счетов з/с 17 и 18 открываются к основным счетам 020100000 и 021003000, а также 030406000 (только для денежных расчетов). Чтобы понять, как использовать з/с 17 и 18, необходимо изучить учет денежных средств (далее — ДС).

Применение счета 020100000

Счет 020100000 «Денежные средства учреждения» используется для записей по движению денежных средств. На примере кодировки, применяемой в бюджетных учреждениях (План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н), рассмотрим, какие комбинации синтетических и аналитических кодов возможны для создания счетов по учету ДС.

Все типовые проводки по счетам приведены в инструкциях к частным планам счетов — приказы Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н, от 06.12.2010 № 162н, от 23.12.2010 № 183н.

Применение счета 021003000

Счет 021003000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» используется как промежуточный счет при операциях движения денег с лицевых счетов в кассу и наоборот, а также при использовании работниками учреждения банковских карт. Посмотрим это на примерах проводок.

Одновременно с проводками по счетам 020100000 и 021003000 учреждение должно вести забалансовый учет движений ДС по счетам 17 «Поступления ДС» и 18 «Выбытия ДС». На схеме отражены случаи применения этих з/с.

Рассмотрим примеры применения счетов 17 и 18.

Пример 1

Учреждение получило субсидию на выполнение гос. задания 75 000 руб. Из них 20 000 руб. было выдано подотчетному лицу через кассу для оплаты услуг сторонней организации, 17 000 руб. было переведено на банковскую карту и также потрачено подотчетником на покупку материалов. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи.

В следующем примере покажем отражение некассовых транзакций.

Пример 2

Учреждение оказывает платные услуги населению. В текущем месяце доход по таким услугам составил 187 000 руб. Выплаченная зарплата работникам составила 113 000 руб. Также учреждение понесло расходы на транспортные услуги, которые были оплачены через подотчетника, в размере 15 000 руб., а также были оплачены прочие работы, выполненные сторонней организацией в прошлом месяце на суму 23 000 руб. В бухучете были сделаны следующие записи.

Проводки по счетам 17 и 18 являются базой для составления некоторых форм отчетности государственных учреждений. В соответствии с приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н данные этих счетов используются:

• в отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737);
• отчете об обязательствах учреждения (ф. 0503738);
• отчете о движении денежных средств (ф. 0503723);
• справке к балансу (ф. 0503730) о наличии имущества и обязательств на з/с.

А для учреждений, попадающих под действие приказа Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н, данные этих счетов используются:

• в отчете о движении денежных средств (ф. 0503123);
• отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127);
• отчете о бюджетных обязательствах (ф. 0503128);
• справке к балансу (ф. 0503130) о наличии имущества и обязательств на з/с.

Отметим также, что в конце финансового года остатки по счетам 17 и 18 обнуляются.

Инструкция по применению

В тексте инструкции по ведению ПС, которая содержит единые требования для предприятий любого типа, доступно объясняются правила открытия субсчетов
.

• проводится определение назначения документа;
• содержание и структурные особенности;
• порядок, в котором необходимо проводить заполнение.

Заполнение происходит в том же порядке, что и совершались записи. Когда фирме нужно выпустить свою документацию, которой нет в инструкции, то она готовится с учетом всех правил и требований.

На ее основании ПС и текстов инструкции необходимо разработать собственный РП компании
:

1. Нужно использовать только необходимые счета.
2. Разрабатывать план на длительный срок.
3. В ПС должно выдаваться право на внесение изменений в составленный РПС.

Система составления плана
:

1. Процесс утверждения единого плана счетов.
2. Работы по разработке плана отрасли.
3. Внесение изменений в единый ПС.

Забалансовые счета в государственных учреждениях

Единым планом счетов предусмотрено 30 забалансовых счетов (далее — з/с) под номерами от 1 до 27, а также 30, 31 и 40. Ко всем этим счетам применяется простая схема ведения учета, то есть приход отражается только по дебету, а расход — по кредиту, без корреспонденций.

З/с нужны:

• для организации контроля сохранности имущества, которое находится на территории организации, но по которому нет права оперативного управления или которое, согласно правилам учета, не отражается на балансовых счетах (единицы библиотечного фонда, основные средства до 3 000 руб., находящиеся в использовании, награды и т. д.), а также прочих материальных ценностей;
• для отслеживания расчетов и обязательств, ожидающих исполнения;
• для сбора аналитической информации о прочих объектах учета и т. д.

Кроме того, для организации управленческого учета учреждения могут сами создавать дополнительные з/с.

Как бюджетному учреждению учесть основные средства, поступившие по централизованному снабжению?

Вопрос аудитору

В школы по централизованному снабжению из Министерства образования края поступили основные средства. В
каком порядке должны учитываться эти ОС, а именно на балансе учреждения или за балансом?

Строго говоря, механизм централизованного снабжения материальными ценностями
установлен только для казенных учреждений (раздел
6 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России
от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н). А в
рассматриваемом случае учредитель в лице Министерства образования края
наделяет имуществом подведомственные ему бюджетные учреждения – школы.

Для решения вопроса об отражении полученных основных средств в учете (на
балансе или за балансом) ключевое значение имеет то, закреплены объекты за
учреждением на праве оперативного управления или нет. Если закреплены, имущество
учитывается на балансе, если нет – за балансом.

В соответствии с Инструкцией № 162н, а также
Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета
бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России
от 16.12.2010 № 174н,
документом, подтверждающим факт передачи учреждению имущества от другого
учреждения, обособленного подразделения, органа власти, служит Извещение (ф.
0504805) с приложением всех документов, в т.ч. устанавливающих права на имущество.

Если у учреждения имеются документы, подтверждающие, что основные средства
закреплены за ним на праве оперативного управления, на основании накладных,
актов приемки-передачи в бухгалтерском учете может быть сделана запись:

Если таких документов пока нет, до их получения объекты основных средств
нужно учитывать за балансом. Поскольку, как было сказано ранее, к бюджетным
учреждениям понятие «централизованное снабжение» не применяется, использование забалансового
счета
22 представляется некорректным. Поэтому учреждение может использовать
счет 01
«Имущество, полученное в пользование» или

«Материальные ценности, принятые на хранение». Выбор счета опять же зависит от
объема прав учреждения на использование данного имущества.

После получения правоустанавливающих документов основные средства списываются
с забалансового счета и учитываются на балансе в общеустановленном порядке.

Кроме того, для правильной организации бухгалтерского учета важно понимать,
относится имущество к особо ценному движимому имуществу или к иному. Данный факт
влияет на формирование расчетов с учредителем

В случае если объект основных средств в соответствии с порядком формирования
перечня особо ценного движимого имущества, утвержденным учредителем, относится к
особо ценному, он принимается к учету записью:

На балансовую стоимость такого имущества перед составлением годовой
отчетности или с иной периодичностью, установленной учредителем, отражаются
расчеты с учредителем:

Приведенный порядок учета подробно описан в письме Минфина России
от 18.09.2012
№ 02-06-07/3798.

Если объект относится к иному движимому имуществу, он принимается к учету записью:

Поскольку таким имуществом учреждение на основании
п. 3 ст.
298 ГК РФ вправе распоряжаться самостоятельно, расчеты с учредителем на его
стоимость не формируются.