Приказ или доверенность
Обычно главному бухгалтеру передают право подписи как первичных, так и вторичных документов. Само право может передаваться как приказом, так и доверенностью. Рассмотрим эти возможности более подробно. Основное отличие приказа от доверенности в том, что первый может выписываться исключительно на сотрудника компании, тогда как доверенность — на любое лицо. То есть фактически путем составления доверенности руководитель может передать право подписи своему родственнику или третьему лицу, которое не работает в компании,но обычно подобные варианты очень редки. Приказы оформляются на ответственных сотрудников — главбуха или просто бухгалтера, коммерческого или исполнительного директора, опытного менеджера и пр.
Юристы рекомендуют составлять именно приказы, чтобы не произошла утечка корпоративной информации через третьих лиц. Но доверенность тоже необходима — она позволяет решать вопросы подписания бумаг вдали от руководства. К примеру, если нужно подписать счет-фактуру или сопроводительные документы, чтобы затем передать их клиенту, то это может сделать доставщик или водитель.
Образец приказа на право второй подписи
Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»
(ООО «Юпитер»)
ПРИКАЗ №4
от «18» декабря 2019 года
О наделении правом подписи (на право второй подписи)
В связи с необходимостью исполнения норм, утвержденных в ст. 7 и ст. 9 ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ, определяемых с учетом мнения Минфина РФ, указанного в Информации от 04.12.2012 №ПЗ-10/2012, а кроме того, оптимизации документооборота ООО «Юпитер»
ПРИКАЗЫВАЮ
- Предоставить главному бухгалтеру ООО «Юпитер» Вострокнутовой У.К. право подписывать любые первичные бухгалтерские и налоговые документы, включая счета-фактуры, акты и товарные накладные (право второй подписи).
- Во время отсутствия главного бухгалтера на рабочем месте предоставить право второй подписи (за главного бухгалтера) указанных выше документов заместителю главного бухгалтера ООО «Юпитер» Санниковой П.А.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Образцы подписей У.К. Вострокнутовой и П.А. Санниковой приводятся в приложении к настоящему приказу.
Генеральный директор: Некрасов / Е.В. Некрасов
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер: Вострокнутова / У.К. Вострокнутова
Заместитель главного бухгалтера: Санникова / П.А. Санникова
Когда и с какой целью создается приказ
Организация работы бухгалтерии является обязанностью руководителя предприятия. Он может пойти по одному из трех путей:
- назначить специалиста согласно штатному расписанию;
- заключить договор о бухгалтерском обслуживании на условиях аутсорсинга со сторонней организацией;
- возложить эту функцию на себя.
Последнее возможно тогда, когда фирма не может по каким-то причинам содержать отдельного специалиста на должности главбуха и использует при этом УСН — упрощенную систему налогообложения (основная налоговая система в силу некоторых своих особенностей и довольно большой сложности требует специального образования и знаний).
Делать выбор необходимо сразу после создания Общества с ограниченной ответственностью в самом начале деятельности предприятия через издание соответствующего приказа.
Иногда этот документ называют еще «Приказом №2» (первый приказ – о назначении директора), т.к. по штату любого ООО априори определены две основные должности: директора и главного бухгалтера.
Следует отметить, что порой переход обязанностей происходит и в период ведения активной деятельности организации: это не запрещено законом и никаких особых объяснений данная процедура не требует.
После издания приказа вся ответственность за финансовую часть работы предприятия, ровно как за сдачу отчетности, подсчет, оплату налогов и т.п. ложится на директора. На него же автоматически переходит право подписи платежных документов.
Приказ на подпись первичных документов
Право подписывать первичные бумаги предприятия предоставляется бухгалтеру или другому сотруднику, который исполняет обязанности руководителя, чтобы они могли подписывать документы налогового, финансового и юридического характера.
Для исключения простоев в работе и сотрудничестве с партнерами не должна прерываться налаженная цепочка внутренних процедур и процессов, и главное – нужно следить, чтобы не уменьшалась прибыль организации. Для этого создан образец приказа на право подписи документов за директора, который можно скачать по этой ссылке.
Чтобы правильно составить приказ о передачи права подписи, воспользуйтесь правилами:
- обязательным атрибутом является корпоративный бланк с указанием наименования предприятия;
- образец приказа на право подписи первичных документов состоит из уточняющего и распорядительного разделов;
- первый раздел приказа содержит в себе пояснение к назначению приказа, а второй – данные лица, которому передается право подписи, какие документы он вправе удостоверять и сроки действия данного приказа;
- образец визы уполномоченного лица, которая заверена директором;
- подпись руководителя под печатью;
- виза уполномоченного лица, которая подтверждает согласие иметь такие права.
Правом первой подписи обладает руководитель организации
Каждый, кому предоставлено право визы, заверяют бумаги, указывая свою должность. Передача права руководителем возможна исключительно сотруднику предприятия, так как «внешним» представителям, не имеющим отношения к деятельности фирмы, делегировать данные обязательства категорически запрещено. Достоверность подписи сотрудника на договорах, счетах и прочих финансовых документах, заверяется оттиском печати. Она скрепляет все бумаги предприятия, когда их оформляет исполняющий обязанности директора или главного бухгалтера, в подписи это обязательно фиксируется (и.о. руководителя «» ФИО, виза). Если документ заверяет группа лиц, их подписи стоят в столбик согласно иерархии организации.
Зачем это нужно
Согласно пояснениям Минфина Российской Федерации к закону “О бухучете” глава компании или организации должен утверждать список лиц, наделенных правом подписи документов. Делается это классическим приказом с формулировкой “с целью обеспечения своевременного документооборота” или др.
Данный документ подписывается руководителем
Главный бухгалтер получает право подписывать первичные и вторичные документы с целью не только разгрузить работу начальника, но и контролировать поток бумаг, касающийся его рода деятельности. Причины могут быть и другие:
- В организации ежедневно подписываются десятки документов, в результате чего руководителю приходится отвлекаться от своей основной деятельности.
- Руководитель не всегда присутствует на предприятии. К примеру, компания работает 7 дней в неделю, тогда как техдир — с понедельника по пятницу.
- Глава организации уезжает в командировку или идет в отпуск, и чтобы не прерывать рабочий процесс, делегирует свои обязанности главбуху или другому сотруднику.
