Правовые аспекты
Корпоративная культура многих организаций предусматривает вручение подарков членам коллектива по различным поводам. При этом работодатель в указанном случае будет выступать налоговым агентом.
Именно поэтому основной задачей бухслужбы становится правильный расчет и удержание суммы подоходного налога с подарков.
Что отнести к подаркам?
Чтобы правильно исчислить налог, подлежащий к перечислению в бюджет, необходимо классифицировать виды подарков с точки зрения гражданского и налогового законодательства.
Так, выделяют две разновидности подарков.
Дар, который не связан с осуществлением работником своих прямых трудовых обязанностей
В указанном случае процедура регулируется гражданским законодательством, — в частности, Главой 32 ГК РФ.
В контексте указанной статьи одаряемым выступает трудящийся, а дарителем – работодатель.
Договор дарения нужно заключить письменно, если размер дара превышает 3 тыс. рублей, а даритель является юрлицом.
В любом случае, соглашение лучше оформить письменно, вне зависимости от стоимости дара, чтобы избежать дальнейших проблем с налоговыми и внебюджетными фондами.
Если вручение подарков осуществляется коллективно, к примеру, на 23-е февраля, целесообразнее заключить многосторонний договор. Каждый сотрудник, получивший дар, обязан поставить на таком документе свою подпись.
Пример договора дарения:
Дар, который выдается в качестве поощрения за труды
В ст.191 ТК РФ определена возможность работодателя поощрять своих трудящихся ценным подарками, грамотами, благодарностями, премиями и др.
В таком случае, договор дарения не составляется, а передача подарка осуществляется на основании трудового контракта между работником и работодателем.
Кто может и не может быть одаряемым?
Исходя из общих положений гражданского законодательства, на стороне как дарителя, как и одаряемого могут выступать любые субъекты права. Тем не менее, законом накладываются некоторые ограничения.
Согласно ст.575 ГК РФ, одаряемыми не могут выступать следующие категории:
- трудящиеся в лечебных, воспитательных учреждениях, органах соцзащиты;
- госслужащие и служащие органов муниципальных образований;
- коммерческая компания, если дарителем также выступает коммерческая компания;
- иностранные граждане;
- юрлица, в уставном капитале которых доля иностранных юрлиц более 50 %.
Как зафиксировать факт?
Фиксация факта выдачи подарка зависит от его вида.
В противном случае подарок будет относиться к части заработной платы сотрудника с соответствующим порядком документального оформления премий.
Отразить условия и порядок премирования работников работодатель должен в следующих документах:
- трудовой контракт;
- положение об оплате труда;
- коллективный договор.
Контрагент
Если передача подарка классифицируется как безвозмездная, то для партнеров – физических лиц НДФЛ на подарки на Новый год считается так же, как и для работников. То есть действует необлагаемый лимит 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Поэтому зачастую подарки для партнеров – «юриков» оформляют на физических лиц, представляющих интересы контрагента.
Если стоимость подарка больше 4000 руб., то сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ). Причем даритель обязан выступить налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). Так как в большинстве случаев подарок вручается в натуральной форме, удержать НДФЛ нельзя. Поэтому в налоговую инспекцию нужно направить сообщение о невозможности удержать налог. Аналогичное сообщение нужно направить получателю подарка.
Если речь идет о рекламном подарке, переданном деловому партнеру, то это его доход в натуральной форме (ст. 41, 211 НК). Напомним, что выигрыши и призы, полученные при рекламных акциях, освобождены от НДФЛ в пределах лимита – 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217, п. 1 ст. 210 НК)
При этом важно помнить, что данный лимит применяется отдельно от норматива, который действует для обычных подарков. Если удержать налог невозможно, следует известить об этом инспекцию и одариваемого человека
Надо ли отражать подарок стоимостью более 4 000 руб., выданный работнику, в форме 6-НДФЛ?
А., эксперт информационно-справочной системы «» Доход в виде стоимости подарка, полученный от учреждения работником в натуральной форме, отражается в расчете по форме 6-НДФЛ. Подарок, полученный работником от учреждения, является его доходом в натуральном виде (п.
2 ст. 211 НК РФ). При выплате работнику дохода в натуральной форме удержание исчисленной суммы налога производится учреждением за счет любых доходов, выплачиваемых работнику в денежной форме.
При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 % суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). При получении доходов в натуральной форме дата фактического получения дохода определяется как день передачи доходов в натуральной форме (пп.
2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Учреждение обязано перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ)
6-НДФЛ: подарки до 4000
В разделе 1 стоимость подарка отражается по строке 020, но если за год работник получил подарков общей стоимостью не более 4000 руб. – такие подарки можно вообще не отражать в декларации 6-НДФЛ. Об этом сказано в Письме ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@.
Если стоимость подарков, врученных сотруднику в течение года, превысит 4000 руб., то сумму презентов и вычет необходимо показать в соответствующих строках формы 6-НДФЛ (строки 020 и 030).
За 1 квартал ООО «Локация» начислила доход своим сотрудникам в размере 210 000 руб. (по 70 000 руб. в месяц). Сумма стандартных вычетов за квартал составила 4200 руб. (по 1400 руб. в месяц). Дата выплаты зарплаты – 7 число.
НДФЛ в каждом месяце квартала составил: (70000 -1400) х 13% = 8 918 руб.
Сумма исчисленного НДФЛ за 3 месяца равна: (210000 – 4200) х 13% = 26754 руб.
Налог удержанный (стр. 070) не включает сумму за март, т.к. зарплата марта выплачена в апреле.
Кроме этого, в феврале сотруднику вручили подарок стоимостью 3500 руб., а сотруднице к 8 марта подарили 4000 руб. Так как эти суммы не превысили установленного лимита, подарки в 6-НДФЛ не отразили. Разделы 1 и 2 заполнили следующим образом:
Если в течение этого года те же работники получат еще подарки от фирмы, то в квартале, когда это произойдет, необходимо будет отразить общую стоимость всех подарков и показать вычет 8000 (4000 x 2 сотрудника) по строке 030.
Продолжим наш пример:
Допустим, что во втором квартале ежемесячная зарплата сотрудников оставалась такой же, как в 1 квартале – 70000 руб. Также 15 апреля сотрудники получили еще по подарку в связи с юбилеем фирмы — 5000 руб. каждый. Общая стоимость подарков за полугодие составила 17500 руб. (4000 + 3500 + 5000 + 5000). Тогда в Расчете за полугодие следует указать следующее:
По стр. 020 сумма дохода равна 437500 руб. (210 000 за 1 кв. + 210 000 за 2 кв. + 17500).
По стр. 030 с учетом вычета на подарки сумма составит 16 400 руб. (1400 х 6 мес. + 4000 + 4000).
Итого исчисленная сумма НДФЛ (стр. 040) равна 54 743 руб. ((437500 – 16400) х 13%).
При этом со сверхлимитной стоимости подарков следует удержать НДФЛ — 1235 руб. ((17500 – 8000) x13%).
В 1 квартале в 6-НДФЛ подарки до 4000 не были показаны. Налог с подарков, полученных в апреле, был удержан при выплате зарплаты за апрель и отражен в полугодовом Расчете.
Заполнение формы 6-НДФЛ за полугодие:
Пример заполнения 6-НДФЛ с подарком свыше 4 000 руб.
Рассмотрим построчное заполнение расчета 6-НДФЛ для доходов в виде подарков дороже 4 000 руб.
Пример
Начислена заработная плата 10-ти работникам компании:
- за декабрь 2018 (выплачена в январе) — 405 000 руб.;
- за январь 2019 (выплачена в феврале) — 350 000 руб.,
- за февраль 2019 (выплачена в марте) — 420 000 руб.,
- за март 2019 (выплата в апреле) — 410 000 руб.
У этих сотрудников в общей сложности 12 детей, на которых ежемесячно предоставляются вычеты: 12 * 1 400 = 16 800.
На юбилей одному из сотрудников презентовали подарок стоимостью 10 000 рублей, при этом исчислили НДФЛ: (10 000 — 4 000) * 13% = 780 рублей. Подарок вручили 25 февраля, а НДФЛ удержали 5 марта — при выплате зарплаты за февраль. Налог перечислили в бюджет на следующий день после удержания, 6 марта.
Заполним по этим данным расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2019.
Удержанный НДФЛ с дохода в виде зарплаты за каждый месяц составил:
- в январе: (405 000 — 16 800) * 13% = 50 466 руб.
- в феврале: (350 000 — 16800) * 13% = 43 316 руб.
- в марте: (420 000 — 16 800) * 13% = 52 416 руб.
- в апреле: (410 000 — 16 800) * 13% = 51 116 руб.
В строку 020 войдут все доходы, начисленные за период с января по март 2019 года, в том числе сумма подарка: 350 000 + 420 000 + 10 000 + 410 000 = 1 190 000 руб. При этом зарплата за декабрь сюда не включается, так как она начислена в 2018 году.
В строке 030 отразите вычеты — на детей и с подарка: (16 800 * 3) + 4 000 = 54 400 руб.
В строке 040 покажите общую сумму исчисленного НДФЛ: (1 190 000 — 54 400) * 13% = 147 628 руб.
Удержанный в 1-ом квартале налог, в том числе с подарка, укажите в строке 070: сюда войдет и НДФЛ за декабрь 2018, удержанный в январе 2019. А вот налог за март удержан в апреле, поэтому в расчет за 1-й квартал его включать не надо: 50 466 + 43 316 + 780 + 52 416 = 146 978 руб.
Строки 040 и 070 могут быть неравны между собой. Одинаковыми они будут, только если НДФЛ начислили и удержали в одном отчетном периоде.
Раздел 1 формы 6-НДФЛ выглядит следующим образом:
Компания удержала НДФЛ с подарка сотруднику в следующем квартале
Компания в первом квартале вручила подарок сотруднику. Удержать НДФЛ сразу не смогла. Налог удержала только во втором квартале из зарплаты работника.
Налоговый агент обязан удержать НДФЛ в течение налогового периода с денежных доходов, которые будет выдавать «физику». В прошлом квартале компания выдала подарок сотруднику, но не смогла удержать НДФЛ. Поэтому в первом квартале компания показала только исчисленный налог.
Удержанный налог надо показать в расчете за полугодие. В разделе 1 запишите удержанный налог в строке 070. Так же заполните раздел 2. В строке 100 запишите дату выдачи подарка, в строке 110 — дату, когда компания смогла удержать НДФЛ, в строке 120 — следующий рабочий день.
Компания 16 марта вручила подарок стоимостью 7 000 руб. сотруднику. В этот день компания исчислила НДФЛ — 390 руб. ((7 000 руб. — 4 000 руб.) × 13%). В разделе 1 расчета за первый квартал компания отразила подарок в строке 020, в строке 030 записала вычет — 4000 руб., в строке 040 поставила исчисленный НДФЛ.
10 мая компания выдала работнику зарплату, с которой смогла удержать НДФЛ с подарка. Компания записала налог с подарка в строке 070.
Компания за полугодие начислила доходы (включая подарок) 12 сотрудникам по ставке 13% — 1 890 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 245 180 руб. ((1 890 000 руб. — 4 000 руб.) × 13%).
Налог с подарка компания отразила в строке 070 раздела 1 за полугодие. А выданный подарок и налог показала также в разделе 2 расчета. Дата получения дохода — 16 марта, а удержания НДФЛ — 10 мая. Отчет компания заполнила, как в образце 57.
Образец 57. Как заполнить расчет, если компания удержала НДФЛ с подарка в следующем квартале:
Удерживать ли НДФЛ с подарка сотруднику в 2020 году?
Подарок может быть выдан как в денежном, так и в натуральном эквиваленте:
- Под денежным поощрением подразумевается выдача наличных средств или безналичный платеж на пластиковую карту работника.
- Натуральная форма – непосредственно какая-либо вещь.
Облагаются ли НДФЛ подарки работникам компании? Далее рассмотрим наиболее интересные моменты.
Налогооблагаемая база
Ст.217 НК РФ приводит список доходов, которые не подлежат обложению подоходным налогом.
Таким образом, налогооблагаемой базой является разница между ценой подарка и 4 тыс. р.
Ставки
НДФЛ с подарка сотруднику взимается по стандартным ставкам:
- 13 % — для одаряемых, являющихся резидентами РФ;
- 30 % — для одаряемых-нерезидентов.
Оформление документов
Чтобы избежать возможных проблем с налоговой, следует правильно оформить хозяйственную операцию с точки зрения документации.
Если подарок вручается в качестве поощрения за труды, соглашение о дарении обычно не составляется, так как его передают на основании трудового соглашения.
В приказе руководителя компании отражается ФИО получателя, его должность, наименование подарка и его стоимость.
Пример приказа:
Бухгалтерский учет
В бухучете при выдаче подарков следует сделать проводку: Д-т 91 субсчет “Прочие расходы» К-т 41 (10, 43).
Большинство даров выдаются на безвозмездной основе, поэтому их нужно отразить по фактической себестоимости.
Удержание НДФЛ с подарков стоимостью более 4 тыс. рублей отражается проводкой: Д-т 70 К-т 68 субсчет “Расчеты по НДФЛ”.
Сроки
Момент удержания и перечисления налога в бюджет зависит от формы подарка:
| Форма дара | Сроки |
| Денежная | Удержать сумму налога и перечислить его в казну нужно в день выдачи подарка из кассы или в день перечисления денег на лицевой счет работника |
| Натуральная | Налог уплачивается в ближайший день выплаты заработной платы |
Пример расчета
Алексеев С. М. осуществляет деятельность в компании “Энергосбыт” уже 20 лет. В этом году организация празднует юбилей – 30 лет деятельности. Ген. директор принял решение выдать каждому сотруднику подарок 5 тыс. рублей. Алексееву также выплатили премию на отличную работу и высокий стаж – 10 тыс. рублей.
Расчеты:
- сумма подоходного налога = (10 тыс. + 5 тыс. – 4 тыс.) * 13 % = 14, 3 тыс. рублей;
- страховые взносы = 10 тыс. * 0,3 = 3 тыс. рублей.
В расходах бухгалтер должен отразить сумму в размере 13 тыс. рублей.
Если удержать невозможно
При невозможности в течение налог. периода удержать сумму сбора агент обязан до 1 марта следующего года сообщить плательщику налога и в инспекцию об этом, а также о суммах прибыли, с которой был не удержан сбор.
Сотрудник будет обязан самостоятельно уплатить налог, который был не удержан.
Иные налоги, сборы и взносы
Если подарки передаются на бесплатной основе, это считается реализацией, соответственно НДС начисляется в силу ч. 1 ст. 146 НК РФ.
Вне зависимости от цены подарков, страховые взносы и взносы на травматизм по ним не начисляются, поскольку подарки не относятся к выплатам ни по трудовым, ни по ГПХ-контрактам.
Если компания на специальном налоговом режиме
Если юрлицо или ИП применяет схему УСН, доходы, за вычетом понесенных расходов, в расходы суммы подарков не включаются, если подарки вручаются не в связи с исполнением работником трудовых обязанностей.
В ином случае стоимость подарков может быть учтена при исчислении расходов по УСН.
