Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается
Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.
Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).
Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы. Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992
Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты
Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992. Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.
Смотрим «зарплатные налоги»
У разных машин разные технические характеристики. А следовательно — и разные потребности в обслуживании. И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть
Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:
1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;
2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающи е Письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@ , так и запрещающие это делат ь Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 ;
3) документы учета служебных поездок:
- вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листыутв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатор а Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
- вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.
Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организаци и п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;
4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:
5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.
Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов
Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.
Из авторитетных источников
“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:
- принадлежность используемого автомобиля работнику;
- расчет компенсации;
- фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
- сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форм е п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы ” .
Компенсация за ГСМ сотруднику в 2019
Нередкими являются ситуации, при которых появляется необходимость использовать личный автотранспорт сотрудников в служебных целях. Подобные случаи имеют место в равной степени, как при трудоустройстве, так и во время исполнения служебных обязанностей работником. Например, когда деятельность связана с постоянными разъездами, а у организации не хватает своего транспорта.
Важно! Во всех случаях, использование личного авто сотрудника в служебных целях, которое носит регулярный характер, подлежит документированию установленным порядком. За эксплуатацию на работе своего авто работник может рассчитывать на компенсацию
Данная норма закреплена законодательно, в частности, ст. 188 ТК РФ. Как гласит статья, если работник с ведома (согласия) нанимателя использует личное имущество на работе, то ему выплачивается компенсация, а именно:
За эксплуатацию на работе своего авто работник может рассчитывать на компенсацию. Данная норма закреплена законодательно, в частности, ст. 188 ТК РФ. Как гласит статья, если работник с ведома (согласия) нанимателя использует личное имущество на работе, то ему выплачивается компенсация, а именно:
- компенсационная выплата полагается за эксплуатацию, износ инструментария, личного транспортного средства (далее — ТС) работника, его технических средств, материалов;
- возмещение трат предусмотрено по части эксплуатации ТС (к примеру, за ГСМ);
- размер компенсации устанавливается путем достижения соглашения между двумя сторонами (нанимателем и работником), которое далее подлежит документированию.
Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.
Как акцентирует внимание Минтруда РФ (письмо № 17-3/В-542 от 13.11.2015), размер компенсационной выплаты должен соответствовать обоснованным тратам. Т
е. все расходы, так или иначе увязанные с эксплуатацией ТС для служебных целей, должны документально подтверждаться.
Зам. директора Департамента развития соцстрахования Л. А. Котова.
