График отпусков: должна ли в нем быть дата окончания отпуска

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним — в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например — причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа — год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).

ОТПУСК ПРЕДОСТАВЛЕН НЕ ПО ГРАФИКУ

По общему правилу отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком. Однако из этого правила есть исключения.

Исключение 1. Свои особенности имеет предоставление отпуска за первый год работы (ст. 122 ТК РФ). Право на его использование возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральным законом.

Исключение 2. Отдельные категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время (табл. 1).

Таблица 1

Работники, которым отпуск предоставляется в удобное для них время

Отпуск всех указанных сотрудников, конечно же, планируется в графике. Однако если такой работник обратится к работодателю с просьбой о предоставлении ему отпуска в незапланированные даты, ему нельзя будет отказать.

Исключение 3. Время отпуска некоторых работников зависит от определенных факторов (табл. 2.).

Таблица 2

Работники, отпуск которых зависит от определенных факторов

Даты отпусков для работников этих категорий также будут обязательно запланированы в графике. Но если в связи с наступлением определенных законом обстоятельств такой работник обратится с просьбой об отпуске в другое время, работодатель обязан будет выполнить просьбу и предоставить отпуск не по графику, а в те даты, о которых попросит работник.

Исключение 4. Стороны могут договориться о предоставлении отпуска не в соответствии с графиком отпусков. Это может быть вызвано различными причинами: личные обстоятельства работника, просьба работодателя об использовании им отпуска в другие даты, поскольку этого требуют условия производства и др. Чаще всего отпуск в даты, не запланированные в графике, предоставляется по заявлению работника, а в графике отпусков обязательно указываются фактические даты использования отпуска.

Отражение в графике отпусков использования отпуска в даты, отличные от предусмотренных в графике

Исключение 5. Наконец, может возникнуть такая ситуация, когда работник по каким-то причинам пожелает использовать запланированный в графике отпуск не полностью, а частично. Часть 1 ст. 125 ТК РФ позволяет по соглашению между работником и работодателем разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части.

В этом случае каждая часть отпуска предоставляется отдельно, а в графике отпусков обязательно указываются фактические даты каждой части отпуска, даже если отпуск предоставлялся на один день.

Отражение в графике отпусков использования отпуска по частям

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР — локальный акт организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

Правила оформления

Заявление на отпуск не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном формате. Оно составляется в письменном виде и содержит подпись работника.

Считается, что минимальный срок для подачи заявления составляет три дня до отпуска, чтобы работодатель успел начислить и выплатить отпускные.

В заявлении на отпуск нужно прописать следующие моменты:

1. Сведения о работодателе: наименование компании.
2. ФИО и должность уполномоченного лица, на имя которого подается заявление (если такое есть в компании), либо руководителя компании.
3. ФИО работника, структурное подразделение и должность (табельный номер работника – опционально).
4. Наименование документа: заявление.
5. Основная часть заявления должна содержать просьбу сотрудника предоставить ему отпуск с указанием его вида (ежегодный оплачиваемый, декретный, учебный, по семейным обстоятельствам и пр.).
6. Даты начала и окончания отпуска.
7. Дата подачи заявления и подпись работника с расшифровкой.

Образец

Образец заявления на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска можно скачать здесь.

Таким образом, на основании анализа положений законодательства можно сделать вывод, что если отпуск прописан в утвержденном графике отпусков, то писать заявление на него не требуется. Обязанности по преждевременному оповещению сотрудников о предстоящем отпуске возложены на работодателя. Заявление на отпуск подается, если он еще не положен сотруднику, сотрудник хотел бы его перенести, либо отпуск не был утвержден в графике.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии.

Общая информация

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

1. График.
2. Уведомление
3. Заявление.
4. Приказ.
5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются отпуска совместителей? Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего списочного состава. Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА

Обратите внимание! Отказ работника (независимо от причины) от выхода на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). В случае отзыва работника с его согласия из отпуска неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год

В случае отзыва работника с его согласия из отпуска неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Трудовым законодательством не установлен перечень обстоятельств, при которых работодатель вправе отозвать работника из отпуска. Получается, что работодатель вправе самостоятельно определить основание для такого отзыва. Единственно важным является согласие самого работника.

ТК РФ предусмотрены категории работников, отзыв которых из отпуска не допускается ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

• работники в возрасте до 18 лет;
• беременные женщины;
• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

После того как все документы на отзыв работника из отпуска оформлены и он приступил к работе, необходимо заполнить график отпусков.

В графе 7 графика указываются фактические даты предоставленного работнику отпуска (до отзыва из отпуска).

В графе 8 «Основание (документ)» нужно зафиксировать реквизиты приказа об отзыве из отпуска; в графе 9 — дату использования оставшейся части отпуска (если она уже определена).

Также можно указать в примечании, что работник был отозван из отпуска с его согласия.

Отражение в графике отпусков отзыва работника из отпуска

После того как работнику будет предоставлена неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть отпуска, эти даты также следует внести в график отпусков.

Отражение в графике отпусков использования работником части, оставшейся после его отзыва из отпуска

ПРАВО НА ОТПУСК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА

Еще один особенный случай, когда отпуск может быть использован работником не в соответствии с графиком отпусков, — это предоставление отпуска с последующим увольнением.

Работник имеет право обратиться с соответствующим заявлением об отпуске с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия). Работодатель может (но не обязан) предоставить работнику такой отпуск.

Если стороны договорились об отпуске с последующим увольнением, то в графике требуется заполнить графу «Примечание».

Отражение в графике отпусков отпуска с последующим увольнением

По общему правилу при увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска, и отпуск не предоставляется. В таких случаях можно сделать отметку в графе 10 графика отпусков.

Отражение в графике отпусков увольнения работника до использования отпуска, предусмотренного графиком

Как видим, график отпусков, который ведется в течение всего календарного года, содержит исчерпывающую информацию не только о запланированных датах отпусков, но и о периодах использования отпуска каждым сотрудником, а также о том, в силу каких обстоятельств отпуск был предоставлен с отступлением от графика.

Грамотное заполнение соответствующих граф этого документа поможет вам избежать претензий со стороны проверяющих органов.

Сотрудник идет в отпуск не по графику

Если на предприятии существует график ухода работников на отдых, то его соблюдение является необходимым и обязательным. Это позволяет распределить нагрузку между сотрудниками одного отдела и правильно организовать работу.

Можно ли пойти в отпуск не по графику? Сделать это по желанию сотрудника реально. Если у работника изменились планы, он вправе согласовать это с работодателем и по договоренности последнего отправиться отдыхать. Однако, если работодатель не счел новые планы или иные обстоятельства уважительными или не может заменить на данный момент работника, он вправе отказать.

Отдых может быть перенесен из-за военных сборов, если сотрудник заболел и

оформил больничный лист

, участвует в качестве свидетеля в судебных заседаниях.

Однако ситуации бывают разные, и работнику может понадобиться отпуск, не зафиксированный в графике. Трудовое законодательство не содержит запрета на предоставление незапланированных отпусков, поэтому такие вопросы решаются по согласованию между работником и работодателем. Следовательно, в отпуск не по графику работник может пойти, подав заявление. Оно и будет являться основанием для оформления приказа на отпуск.