Дополнительный отпуск

Формула оплаты

Оплачивается дополнительный отпуск также, как и основной. Приведем пример: работнику положено 28 дней основного отпуска, а также 8 дней дополнительного:

1. Рассчитываем оклад за расчётный период: 23 000 рублей (месячный оклад) * 12 месяцев = 276 000 рублей.
2. Рассчитываем среднедневную зарплату: 276 000 рублей ÷ 352,8 (количество дней в расчётном периоде) = 782,31 рублей.
3. Рассчитываем сумму отпускных: 782,31 * 36 дней = 28 163 рубля.

Процедура замены проста. Необходимо подать письменное заявление с соответствующей просьбой замены. Руководство после рассмотрения заявления, в случае одобрения, издает приказ.

• Скачать бланк заявления о выплате компенсации вместо дополнительного отпуска
• Скачать образец заявления о выплате компенсации вместо дополнительного отпуска
• Скачать бланк приказа о выплате компенсации вместо дополнительного отпуска
• Скачать образец приказа о выплате компенсации вместо дополнительного отпуска

Необходимо помнить, что в некоторых случаях замена запрещена законом:

• несовершеннолетним;
• беременным;
• занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда.

При проф. заболевании

Если работник имеет инвалидность, полученную вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, то работодатель должен предоставить ему дополнительный отпуск для получения санаторно–курортного лечения.
Такой отпуск предоставляется сверх основного на весь период лечения, включая дорогу туда и обратно. Об этом сказано в п. 10 ст. 17 Федерального закона от 24. 07. 1998 года № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Основанием для такого отпуска является распоряжение из территориального органа ФСС, который и оплачивает такое лечение. Поэтому дополнительный отпуск сотруднику, имеющему профессиональное заболевание, положен только в том случае, если он будет оплачен из средств ФСС.

Оформление

Оформляется тип отдыха за вредные и опасные условия труда также как и основной тип. Изначально в конце каждого года составляется график отпусков на следующий год, в такой график заносятся перечень всех видов отпуска, включая и за вредность.

Далее, минимум за две недели до начала такого отпуска необходимо написать заявление в отдел кадров для указания периода использования. Заявление на отпуск пишется в произвольной форме, но на большинстве предприятий есть свои бланки. Обязательными требованиями для такого документа будут следующие:

• Заявление пишется на имя руководителя организации.
• Необходимо указать такой именно тип отдыха просите предоставить.
• Указать дату начала и дату окончания, желательно написать количество календарных дней.
• Дата и роспись составителя документа.

Затем заявление следует подписать своим начальником и предоставить в отдел кадров для оплаты.

• Скачать бланк заявления на дополнительный отпуск за вредные условия труда
• Скачать образец заявления на дополнительный отпуск за вредные условия труда

После того, как кадровики составят приказ, он подписывается руководителем организации и, как и все приказы, регистрируется и хранится в отделе кадров. Приказ на отпуск должен быть составлен за две недели до начала отпуска.

• Скачать бланк приказа на отпуск
• Скачать образец приказа на дополнительный отпуск за вредные условия труда

Помимо приказа, сотрудники отдела кадров должны выписать записку-расчет и заполнить первую страницу. Ее бланк унифицирован формы № Т-60 и также указан в Постановлении Госкомстата №1.

После того, как отдел кадров подготовил все эти документы, они передают в бухгалтерию приказ вместе с запиской-расчетом. На обратной стороне отпускной записки расчетчик заполняет данные относительно начисленного пособия на отдых.

После того, как была рассчитана сумма, которая будет начислена за отпуск, а также сумма, которую следует перечислить (начисленная сумма без подоходного налога, профсоюзных взносов и прочих удержаний из зарплаты), расчетчик готовит ведомости на выплату посчитанных сумм, ведь отпуск должен быть выплачен за 3 дня до его начала.

Как и когда предоставляется отпуск

Дни отпуска за вредность должны быть включены в график отпусков, добавлены к основному. Для ухода в отпуск вне графика и в ситуации, когда в график заносится месяц наступления отпуска без указания конкретной даты, необходимо составить заявление руководству о своем желании получить причитающийся отпуск за вредность. Основываясь на графике или на заявлении, служба кадров готовит приказ об отпуске.

Нужно на основании табелей, графиков выходов сделать расчет, сколько дней в году человек фактически находился на рабочем месте, имеющем класс вредности.

Принимаются во внимание лишь те дни, в которые работа в негативных условиях занимала не менее 50% рабочего времени. Разделив проведенное во вредных условиях время на среднемесячное число рабочих дней, узнаем, сколько фактически месяцев в течение года человек выполнял работу, отнесенную к определенному классу вредности

В колдоговоре нужно посмотреть размер дополнительного отпуска за год (12 месяцев)  нахождения в негативных условиях. Если сотрудник выполнял вредную работу менее 12 месяцев, нужно разделить продолжительность отпуска на 12 и умножить на количество реально отработанных месяцев.

Особенности расчета дней отпуска в мае 2014 года

В мае 2014 года установлены два нерабочих праздничных дня: 1 и 9 мая (ч. 1 ст. 112 ТК РФ). Нерабочие праздничные дни в число дней ежегодного и дополнительного отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ). Эту особенность нужно учесть при пересчете рабочих дней отпуска в календарные, если компания применяет календарный порядок пересчета, рекомендованный в письме Минтруда России от 01.02.2002 N 625-ВВ. Напомним его суть.

Чтобы определить общую продолжительность ежегодного отпуска, от даты начала отпуска отсчитывают количество календарных дней основного отпуска. Затем от полученной даты отсчитывают количество дней дополнительного отпуска за работу во вредных условиях по календарю шестидневной рабочей недели — рабочие дни шестидневки без воскресений. Так определяют дату последнего дня отпуска.

Некоторая сложность состоит в том, что на 2 мая 2014 года перенесен выходной день с субботы, 4 января 2014 года (постановление Правительства РФ от 28.05.2013 N 444). При этом 4 января 2014 года является одновременно и нерабочим праздничным днем (ч. 1 ст. 112 ТК РФ), и субботой. Именно из-за совпадения дней выходной перенесен на 2 мая 2014 года.

Возникает вопрос: как при пересчете рабочих дней отпуска в календарные по календарю шестидневной рабочей недели учитывать 2 мая 2014 года? Этот день входит в число дней дополнительного отпуска или нет?

Входит. Дело в том, что если бы день (4 января) не включался в состав дней новогодних каникул (ч. 1 ст. 112 ТК РФ), в 2014 году это был бы обычный субботний рабочий день при шестидневной рабочей неделе. Следовательно, в такой ситуации нет совпадения нерабочего праздничного дня и выходного дня, поэтому перенести 4 января на 2 мая 2014 года было бы нельзя. Таким образом, при шестидневной рабочей неделе 2 мая 2014 года будет считаться обычным рабочим днем, а воскресенье 4 мая — нерабочим.

Примечание.Право переносить выходные предоставлено Правительству РФ на основании части 2 статьи 112 Трудового кодекса.

Пример. Сварщик арматурных сеток и каркасов ЗАО «Луч» И.В. Парамонов постоянно работает во вредных условиях. Рабочий год И.В. Парамонова — с 1 августа по 31 июля следующего года включительно. Сварщикам арматурных сеток и каркасов, постоянно работающим во вредных условиях, продолжительность дополнительного отпуска установлена в соответствии со Списком. Она составляет шесть рабочих дней за рабочий год (п. 140 Списка).

В мае 2013 года была проведена аттестация рабочих мест, подтвердившая вредность условий труда.

Сварщик идет в отпуск с 1 апреля 2014 года. Рабочий год отработан полностью. Периодов отсутствия на работе у И.В. Парамонова не было.

Решение. Продолжительность отпуска в компании определяется в соответствии с методикой, приведенной в письме Минтруда России от 01.02.2002 N 625-ВВ. От даты начала отпуска (1 апреля 2014 года) бухгалтер отсчитал 28 календарных дней основного отпуска. Последний день основного отпуска — 28 апреля 2014 года.

От этой даты необходимо отсчитать шесть рабочих дней по графику шестидневной рабочей недели.

Дополнительный отпуск следует предоставить на следующие даты: 29, 30 апреля, 2, 3, 5 и 6 мая 2014 года.

Общая продолжительность отпуска И.В. Парамонова составила 35 календарных дней — с 1 апреля по 6 мая включительно.

1 мая — нерабочий праздничный день в число календарных дней отпуска не входит (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Дополнительный отпуск за особый характер работы

Статьей 118 ТК РФ определено, что отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Однако Трудовой кодекс не поясняет, какой характер труда считается особым.

Перечень работников, которым полагается такой отпуск, а также его минимальная продолжительность вместе с условиями его предоставления определяются Правительством РФ. В частности, Постановлением Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440 установлено, что работникам, командированным в Чеченскую Республику, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью два календарных дня за каждый полный месяц работы. А согласно Постановлению Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588 такой отпуск полагается врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет (его продолжительность составляет три дня).

Порядок предоставления и оплаты

С результатами экспертной оценки работодатель обязан ознакомить производственный персонал. Свидетельством ознакомления является подпись сотрудников.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда, степень неблагоприятного воздействия которых зафиксирована специальным сертифицированным учреждением, не может составлять менее 7 календарных дней.

Статья 57 ТК РФ обязывает предприятия и индивидуальных предпринимателей, использующих наёмный труд, зафиксировать порядок предоставления и установленную продолжительность в трудовом договоре.

Кадровое делопроизводство

Собственник или наёмный руководитель внутренними, утверждёнными на предприятии локальными документами может предоставить дополнительные дни к отпуску, определённому трудовым законодательством и экспертной комиссией. В качестве основания может выступить региональное межотраслевое соглашение, коллективный договор, положение об отпусках.

Для определения конкретного количества дней следует определить фактический период, отработанный во вредных или опасных для здоровья условиях.

В расчёт не включается время:

• нахождения на пособии по временной утрате трудоспособности;
• отстранения от производственной деятельности;
• отсутствия на рабочем месте вне зависимости от причин.

Ежегодный отпуск за вредность даётся пропорционально отработанному времени. Предоставлять дни отдыха авансом запрещено. Дающий право трудовой стаж не зависит от условий оформления (половина ставки, четверть ставки), что подтверждает судебная практика.

После определения длительности производится оформление документов:

• согласованная с работником дата начала и завершения отдыха вносится в разработанный график, составленный как минимум за две недели до наступления следующего года;
• не позднее 15 дней до начала предоставления периода отдыха сотрудник ставится в известность;
• если в графике указан только месяц, то застрахованному лицу необходимо написать заявление с целью уточнения дат начала и завершения. В случае отображения конкретных дат в документе целесообразность предоставления заявления отпадает, а соответствующий приказ издаётся на основании графика.

Замена времени отдыха компенсацией

При этом стаж для предоставления основного и дополнительного времени отдыха могут различаться, если гражданин определённый период не находится непосредственно на рабочем месте.

Оплачиваемые дни отпуска при условии не полностью отработанного календарного года рассчитываются по формуле:

Если искомое значение получилось в дробном выражении, то производится округление до целых величин по математическим законам. Полные месяцы определяются:

Дополнительные дни к отпуску за вредность, превышающие норму, закреплённую трудовым законодательством, можно заменить на денежную компенсацию. Решение об отмене части отпуска и замене на денежную выплату принимается исходя из межотраслевых соглашений, коллективного договора, положения об отпусках и личного заявления застрахованного лица.

Отдых, предоставляемый за вредность, запрещается переносить на следующий год, а гражданина отзывать из предоставленного отпуска вне зависимости от производственных факторов.

Термины и определения

Вредные и опасные условия труда это условия, которые отличаются от обычных. Работник, трудящийся в таких условиях подвергается большему риску получить вред или стойкое расстройство здоровья. И даже существуют работы сопряженные с опасностью для жизни. Сюда относят работы на шахтах, под землей, на сложных производствах и т.д.

К работе с вредными условиями относятся также такие виды работ, при которых нет явной опасности для работника в настоящее время, но в будущем существует вероятность получения профессионального заболевания, либо стойкого расстройства здоровья. К таким работам можно отнести работы с рентгеновским излучением, ртутью и прочими вредными веществами.

В настоящее время наличие тяжелых условий труда определяется с помощью специальной оценки условия труда, которую обязаны проходить все юридические лица на всех имеющихся рабочих местах.

При помощи специальных измерений и устройств сотрудники организации, проводящей спецоценку определяют, имеются ли на предприятии вредные условия труда.

Каждому месту присваивается класс вредности. Первые два класса не несут в себе ничего плохого для здоровья. Начиная с третьего класса рабочее место считается имеющим опасные для здоровья условия труда, а значит работникам положены льготы, в том числе и дополнительный оплачиваемый отдых.

Можно ли заменить компенсацией?

Статья 117 ч.4 предусматривает замену исключительно части добавочного отпуска, превышающего 7 календарных дней.

Это значит, что при установлении сотруднику отдыха продолжительностью 10 дней, денежной компенсацией может быть заменена только оставшаяся часть отпуска (1 неделю).

При этом проверяются наличие параметров:

• замена компенсацией отпуска обозначена в коллективных договорах;
• оформлено согласие сотрудника в письменной форме (соглашение к трудовому договору).

Если отсутствует какое-либо из условий, то замена денежной компенсацией отпуска недопустима даже при наличии письменного заявления специалиста.

Налогообложение

Обязательные бюджетные платежи отчисляются с оплаты дополнительного времени отдыха так же, как и с выплат за основное отпуск. Законодательством установлена обязанность нанимателя начислять, удерживать и отчислять НДФЛ и взносы в ФСС.

Расходы на оплату отдыха за трудовую деятельность на вредных условиях относят к издержкам по оплате труда. Средний заработок сохраняется за сотрудником в течение всего периода отпуска.

Если на предприятии предусмотрено большее количество дней отпуска по беременности и родам, чем установлено в законодательстве, расходы могут учитываться в затратах, уменьшающих налогооблагаемую базу.

Сотрудники, имеющие право на дополнительные дни отпуска

Ст. 116 ТК РФ устанавливаются категории работников, которые вправе получить дополнительные дни ежегодного отпуска. К ним относятся:

• Сотрудники, деятельность которых связана с вредными и (или) опасными условиями труда;
• Лица, исполняющие свои трудовые функции в компаниях с установленным ненормированным рабочим днем;
• Граждане, работающие на территориях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• Лица, осуществляющие деятельность в компаниях с особым характером работы.

Процедура предоставления дополнительного отпуска работодателем идентична основному оплачиваемому отпуску и реализуется через график отпусков. Этот документ должен утверждаться в компании ежегодно, исходя из возможностей организации и пожеланий ее работников.

Получить отдыхать ежегодно более 28 дней в году может только сотрудник, отработавший у конкретного работодателя не менее шести месяцев. Также при исчислении отпуска принимается в расчет временной интервал, который фактически отработан сотрудником под воздействием негативных для здоровья факторов. Это требование закреплено ст. 121 ТК РФ.

Как правильно составить заявление?

Каждый работник, обладающий правом воспользоваться дополнительным отпуском, должен самостоятельно писать заявление на его оформление. Работа на Севере или в разных медицинских организациях является основанием для получения длительного отдыха. При составлении заявления учитываются рекомендации:

• формируется документ на имя руководителя компании;
• указывается дата, с которой должен работник выйти на отдых;
• прописывается точное количество дней отдыха, которое положено заявителю;
• должна содержаться информация о том, что дни отдых назначаются именно за работу в сложных и вредных условиях;
• составляется заявление, если надо выйти в отпуск вне заранее составленного графика, а также в случае, если на момент формирования данного документа конкретный специалист еще не трудился в данной компании.

Допускается для написания заявления пользоваться компьютером, но подпись ставится вручную гражданином.

Как рассчитываются отпускные?

Дополнительный отдых за вредный и (или) опасный труд рассчитываются таким же образом, как и ежегодный основной вид. Для этого необходимо взять заработную плату сотрудника за последние 12 календарных месяцев перед датой начала отпускной записки. В заработную плату не следует учитывать:

1. Различные материальные помощи.
2. Оплату листков нетрудоспособности.
3. Командировки и прочие отвлечения от работы.

После того, как заработная плата посчитана, посчитаем коэффициент для расчета отпускных сумм.

Если сотрудник отработал весь месяц полностью, то за этот месяц берется коэффициент 29,4, если нет, то нужно количество календарных дней, когда работник был занят на производстве, разделить на общее количество календарных дней в месяце и умножить полученное число на 29,4. Далее слаживаем полученные коэффициенты за все месяцы.

Для расчета среднедневной заработной платы используем формулу:

СДЗ = ЗГ / КГ

где

• СДЗ – средний дневной заработок для расчета отпускных записок.
• ЗГ – зарплата за год, которая идет в расчет отпуска.
• КГ – коэффициент за год для расчета сумм отдыха сотрудника.

Последним этапом является расчет суммы отпускных, а для этого СДЗ умножим на количество дней, которое предоставляется работнику.

Заключение

Как правило, продолжительность отпуска, в том числе и дополнительного, каждому сотруднику рассчитывает кадровая служба.

Однако, перед составлением графика отпусков, работнику не лишним будет напомнить о своем праве на дополнительный отпуск, особенно чернобыльцам и ветеранам боевых действий, так как о наличии у работников соответствующих удостоверений наниматель попросту может и не знать.

Реализация права на дополнительный отдых – это, в первую очередь, забота самого работника, ведь отдых большей продолжительности (или компенсация за него), прежде всего, в интересах трудящихся.