Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)

Как хранить БСО в организации – учет и порядок

Документы БСО, изготовление которых осуществляется в порядке, установленном общеобязательными нормативными требованиями, приобретаются непосредственно у поставщика или, как вариант, через организацию почтового сервиса.

Приемка документов БСО, полученных от поставщика (изготовителя), должна выполняться уполномоченным должностным лицом в присутствии особой комиссии, состав и полномочия которой определяются распорядительным актом руководства.

Такая приемка осуществляется в день поступления бланков строгой отчетности. Назначенная комиссия сопоставляет реальное количество, серии и номера полученных документов с соответствующими данными сопроводительной документации.

Составляется акт, удостоверяющий зачисление БСО на приход. Этот же акт считается документальным основанием для принятия документов строгой отчетности к учету.

Если в процессе приемки комиссией обнаруживаются какие-либо несоответствия (излишек, недостаток, брак), копия составленного акта пересылается поставщику (изготовителю) в порядке письменной претензии.

Полученные и оприходованные бланки передаются на склад для их дальнейшего хранения. Поступление БСО на склад оформляется приходным ордером, в котором отражаются названия, серии, номера и количество расчетных документов (квитанций, чеков, прочих бланков).

Количественный учет бланков строгой отчетности ведется работниками склада по наименованиям бланков.

Необходимые сведения указываются в специальных карточках, обычно составляемых по стандартной форме и используемых для складского учета ТМЦ.

Квитанционные книжки, чековые книжки и прочие БСО предоставляются должностному лицу по требованию стандартного образца.

Квитанционные книжки и прочие БСО учитываются кассиром по их названиям, сериям, номерам.

Соответствующие сведения отражаются в специальной учетной книге.

Все листы данной книги подлежат нумерации/шнуровке, подписываются главбухом/руководителем хозяйствующего субъекта, скрепляются печатью (при её наличии).

Когда квитанционные книжки, чековые книжки и прочие БСО сброшюрованного типа регистрируются в учетной книге, должностное лицо проверяет комплектность и эксплуатационную пригодность каждой такой брошюры.

Каждый такой договор должен предусматривать персональную и полную ответственность должностного лица – главбуха, кладовщика, завхоза, кассира. Для подобного соглашения обычно используется регламентированная форма.

Руководитель обязан создать адекватные условия для обеспечения хранения денежных средств и БСО. Подобные условия всегда создаются сотрудникам, уполномоченным принимать наличную выручку, а также выдавать, хранить и применять БСО.

Должностные лица, уполномоченные принимать, хранить, выдавать, применять, учитывать бланки строгой отчетности, а также оформлять все эти процедуры документально, руководствуются действующими регламентами и указаниями главного бухгалтера организации.

Где должны находиться документы?

Документы строгого учета подлежат хранению в специальных металлических шкафах (сейфах). Как вариант, допускается хранение БСО непосредственно в кассе, поскольку её оснащенность считается подходящей для расположения и содержания ценностей.

Большое количество документальных бланков у организации нередко приводит к тому, что они хранятся в отдельных безопасных помещениях, оборудованных надлежащим образом и исключающих возможность утраты БСО.

Сроки

Действующим российским законодательством не ограничивается период времени, на протяжении которого бланки строгой отчетности считаются действительными.

Организация или ИП, применяющий БСО для наличных расчетов с физическими лицами, самостоятельно устанавливает срок эксплуатационной пригодности в отношении используемых бланков.

Копии/корешки использованных расчетных документов, испорченные/бракованные БСО обязательно хранятся на протяжении пяти лет.

Когда пятилетний срок обязательного хранения завершится, организация сможет уничтожить (ликвидировать) соответствующие бланки.

Дата такой ликвидации не может наступить раньше, чем через месяц, прошедший со дня последней инвентаризации документов строгой отчетности.

Процедура оформления бланков

Проверяйте подлинность и содержание БСО перед его выпиской

Перед выпиской бланка строгой отчетности важно убедиться в его подлинности. Для этого важно проверить то, каким образом был создан документ и содержит ли отмеченные ранее положения

На данный момент выпуск БСО разрешается:

1. Топографиям, имеющим специальную лицензию.
2. Автоматизированным системам, сделанным либо для профильной печати бланков и чеков, либо для выдачи и бумажных, и электронных видов бланка.

Если с документом все в порядке и его возможно использовать по прямому назначению, можно выписать БСО клиенту. В противном случае следует устранить имеющиеся недочеты и только после этого официально оформить бланк.

Процедура оформления БСО при наличном расчете осуществляется ответственным сотрудником организации или самим ИП в следующем порядке:

1. Бланк полностью заполняется ответственным в этом лицом, за исключением пункта – «Личная подпись».
2. Затем сотрудник производит расчет с клиентом.
3. После этого проводится подпись БСО, если его форма предполагает подобную необходимость, документ разделяется на части (основная – для клиента, «корешок» — для исполнителя услуг) и передается соответствующим лицам.

Оформляя каждый полученный бланк подобным образом, ответственное за их распределение лицо должно делать пометку об использовании БСО в специальной документации – книге учета. До введения электронной системы по выдаче бланков подобная мера является обязательной для всех юрлиц и ИП, так как налоговые и другие государственные органы в любой момент времени имеют право запросить документ, отражающий порядок распределения БСО.

Если же расчет проводится с использованием платежных карт, порядок оформления бланка строгой отчетности выглядит слегка по-иному:

1. Сначала сотрудник, ответственный за распределение и заполнение БСО, получает от клиента платежную карту.
2. Далее аналогично рассмотренному выше способу заполняет документ.
3. После этого проводит платеж с использованием платежной карты, при комбинированном расчете также получает наличные от клиента.
4. Затем ответственному лицу остается провести подпись бланка, если это требуется, и распределить его между клиентом и организацией.

При неправильном заполнении бланка или его испорченности документ перечеркивается, разрывается и уничтожается. В специальной книге учета этот факт отмечается соответствующим образом. Оформляя бланк, полномочное лицо не имеет право пропускать какие-либо пункты в его содержании и оставлять их пустыми. Все реквизиты подлежат обязательному заполнению.

Что указать в обращении?

В нем должно быть указано:

• подробное описание бланка;
• печатный эскиз;
• предложения по защите бланка от подделок;
• образец заполненного бланка с инструкцией;
• перечень услуг, для которых может применяться этот бланк.

Все утвержденные формы могут использоваться всеми организациями. Сюда же относят и индивидуальных предпринимателей, которые оказывают услуги по согласованным бланкам. Перечень БСО для ИП индивидуален, в зависимости от вида деятельности.

А вот в случае, когда бланки не утверждены для каких-либо видов деятельности, для расчетов должна использоваться кассовая техника.

Сроки действия БСО, которые утверждены Минфином, устанавливаются этим же ведомством. Определенные сроки могут быть продлены, но при условии, что бланк будет действовать на момент обращения.

Если образцы разработаны, но еще не вступили в действие, то работать следует по старым. Что такое БСО, знают далеко не все.

Требования к бланкам строгой отчетности

Руководствуясь статьей 2 пунктом 1 Федерального закона РФ, все индивидуальные предприниматели и организации обязуются применять ККМ (контрольно-кассовая машина), которая должна быть включена в Государственный реестр, когда ими осуществляются финансовые расчеты за оказанные услуги или проданные товары.

Индивидуальные предприниматели и организации имеют право осуществлять финансовые расчеты, выдавая только БСО (без применения ККМ).

Правила утверждения форм БСО, приравниваемых к кассовым чекам, также их хранения, учета и уничтожения устанавливаются Положением про осуществление расчетов с помощью платежных карт или наличных денег, которое установлено Правительственным Постановлением от 31. 03. 2005.

Формы БСО должны быть утверждены Минфином России и могут использоваться любыми ИП и организациями, которые оказывают населению услуги, для которых были установлены эти формы.

Обязательные реквизиты бланков:

• Название документа, серия и шестизначный номер;
• Название организации;
• Присвоенный организации ИНН;
• Место расположения действующего исполнительного органа или уполномоченного лица организации;
• Вид услуги;
• Дата составления документа и проведения расчетов;
• Стоимость услуги;
• Сумма оплаты наличными или при помощи платежной карты;
• ФИО и должность лица, которое несет ответственность за совершение операции и его подпись;
• Печать организации;
• Другие реквизиты, характеризующие специфику услуги, которая оказывается.

Изготавливаются БСО типографским способом по утвержденной форме. Самостоятельно печатать бланки можно только в том случае, если имеется специально созданное для этого оборудование — контрольно-кассовая машина, удовлетворяющая требованиям, приведенным в п.11 Постановления №359.

Бухгалтерский учет

Вся информация о БСО должна вноситься в справочник «Номенклатура». Для них устанавливают флаг «Бланк строгого учета», для позиций же, которые учитываются по номинальной стоимости, дополнительно устанавливают флаг «Учет по номинальной стоимости».

Поступление БСО оформляют документом «Поступление товаров и услуг» и вид операции — «Бланки строгого учета».

В полях «Сумма» и «Цена» указывают данные для бухгалтерского учета на балансовом счете.

Для операций по перемещению БСО пользуются документом «Перемещение товаров» и вид операции – «Бланки строгого учета». Сведения о перемещениях отображают в закладке «Бланки».

Списание БСО оформляют документом «Списание товара» и вид операции – «Бланки строгого учета». Поля «Счет учета забалансовый» и «Счет учета» и все данные налогового учета заполняют аналогично документу «Поступление товаров и услуг».

При списании испорченных БСО используют документ «Изменение налогового назначения запасов», вид операции – «Товары». После этого БСО списывают с нового целевого назначения. Для этого используют документ «Списание товаров».

Для бухгалтерского учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006. БСО принимаются к учету в дебет счета 006, по мере использования бланков они списываются с кредита 006.

Процесс изготовления БСО сопровождается рядом расходов. Если бланки изготавливаются с помощью специальной типографии, то расходы будут составлять стоимость с учетом оплаты услуг типографии, в бухучете расходы на изготовление бланков строгой отчетности списываются проводкой Д20 (44) К60. Списание затрат на изготовление своими силами оформляется этой же проводкой, но в качестве затрат будут выступать стоимость чернил для ККМ, амортизация ККМ, бумага.

Хранение БСО

Хранение бланков строгой отчетности должно быть организовано в специально оборудованном для этого месте, например, в металлическом шкафу. Должен быть обеспечен необходимый уровень безопасности, а в помещении не должно быть повышенной влажности.

Срок хранения БСО составляет пять лет. По прошествию этого срока БСО можно подвергнуть процедуре уничтожения.

Выдача БСО в электронном виде

Продавцу придется выдавать БСО в электронном виде. Ведь если до расчета клиент
попросит направить БСО на его электронный или абонентский адрес (телефон), то
нужно это сделать при наличии технической возможности (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-
ФЗ).
Если такая просьба поступила от покупателя уже после расчета и выдачи бумажного
БСО, то электронный БСО направлять ему не нужно.
Можно поступить иначе: направить клиенту в электронном виде информацию о таком
БСО – регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак
документа и адрес сайта, по которому такой БСО может быть бесплатно получен (п. 3
ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
БСО, полученный клиентом в электронной форме и распечатанный им на бумаге,
приравнивается к БСО, отпечатанному на ККТ (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Учет бланков по старой версии ФЗ № 54

В соответствии со старой версией ФЗ № 54, хозяйствующие субъекты также должны вести учет БСО, которые изготовлены типографским способом. В случае с автоматизированной системой их учет обеспечивается посредством соответствующих аппаратно-программных инструментов, но также под контролем налогоплательщика.

Для работы с типографскими бланками используется специальная книга учета БСО. Ее листы должны быть прошиты, пронумерованы, а также заверены директором и главным бухгалтером компании. При этом на документе также проставляется печать организации.

Руководитель фирмы заключает с подчиненным ему сотрудником договор, в соответствии с которым данный специалист отвечает за ведение БСО, а также осуществление их учета. Как правило, на него же также возлагается получение денежных средств от клиентов фирмы, которым оказываются услуги. Заполнение БСО ответственный сотрудник также должен осуществлять с учетом положений Постановления № 359.

Приемка типографских БСО на предприятие осуществляется специальной комиссией. В случае если хозяйствующий субъект имеет статус юрлица, то бланки ставятся на баланс организации, в качестве оснований для этого применяются специальные акты. БСО должны храниться в надежных местах, которые подлежат опломбировыванию по окончании рабочего дня сотрудников организации.

В предусмотренном законом порядке осуществляется инвентаризация соответствующих бланков. Храниться копии или корешки бланков в фирме должны не менее 5 лет.

Таковы нюансы использования БСО хозяйствующими субъектами по старой версии ФЗ № 54. Но каким образом регулирует применение данных бланков новая редакция соответствующего Федерального закона?

Использование БСО: изменения в законодательстве

Специфика правового регулирования применения БСО на услуги заключается в том, что ИП и хозяйственные общества, предоставляющие сервисы гражданам, вправе использовать БСО в порядке, установленном Федеральным Законом № 54-ФЗ в редакции от 8 марта 2015 года. Кроме того, можно отметить, что до 1 июля 2018 года предприниматели на патентной системе, а также фирмы, уплачивающие ЕНВД по перечню видов деятельности, зафиксированных в п. 2 ст. 346.26 НК РФ, также имеют право использовать БСО в порядке, установленном ФЗ № 54 в редакции от 8 марта 2015 года. Кроме того, если какие-либо хозяйствующие субъекты вправе не применять БСО в принципе — такое право также сохраняется за ними до 1 июля 2018 года.

В свою очередь, ИП и юридические лица также вправе работать, ориентируясь на новые нормы Федерального закона № 54. От чего может зависеть их выбор — рассмотрим далее, изучив положения обеих версий соответствующего источника права.

Получение, учет, хранение, выдача и списание бланков

• Приобрести специальную контрольно-кассовую технику и зарегистрировать ее в налоговой.
• Обучить работе на купленном аппарате полномочного работника организации или предприятия.
• Непосредственно использовать нововведение в процессе деятельности.

Говоря проще, после установки специального компьютера все операции, связанные с использованием БСО, можно будет осуществить в несколько кликов мыши.

До 1 июля 2018 года и при отсутствии подобных контрольно-кассовых машин юрлицам и ИП требуется:

1. Иметь полномочного сотрудника и приемную комиссию для заказа определенного тиража БСО в типографии.
2. Вести учет бланков посредством использования специальной книги.
3. Хранить «корешки» выданных БСО и их копий в течение 5 лет после выдачи, по истечению которых все документы подлежат обязательному уничтожению (вручную, через шредер, огнем и другими способами).

После вступления в силу нового закона реализация отмеченных действий не потребуется и контролироваться со стороны госструктур совершенно не будет. Вся нужная информация для государственных органов станет направляться им напрямую в электронном виде через специальные контрольно-кассовые аппараты.

Как учитываются бланки строгой отчетности

Заниматься учетом, хранением и утилизацией БСО должно материально ответственное лицо (с работником заключается соответствующий договор либо руководство берет эту функцию на себя). Поступление бланков из типографии отражается в акте приемки, подписанном комиссией.

Дальнейшая динамика ведется в Книге учета БСО.

Книга учета БСО

Форма этого обязательного учетного документа не утверждена, предприятие или ИП может ее разработать самостоятельно. Основные требования:

• листы следует пронумеровать, сброшюровать, скрепить прошивку печатью;
• они должны содержать подпись руководителя или главбуха;
• бланки учитываются по названиям, сериям, номерам.

Книга делится на несколько частей: отдельно отражают поступившие бланки и переданные для использования, выводится остаток по каждому виду бланков (он должен совпадать с инвентаризационными данными). Предусмотрены такие графы:

• дата поступления (передачи);
• количество бланков;
• кто передал;
• на основании какого документа.