Формы документов

Для чего нужен лист, его значение

Документ применяется в тех случаях, когда предприятие общепита имеет собственное производство и отдельные от него розничные точки продаж и обслуживания клиентов.

Посредством заборного листа происходит контроль за движением приготовленных блюд, ведется необходимая учетность.

При передаче готовой продукции в сеть мелкой розницы к документу должна быть приложена квитанция, которая включает в себя сведения о передаче выручки из кассы. В дальнейшем на основе этих двух документов: заборного листа и квитанции — материально-ответственные лица и бухгалтерия делают свои отчеты.

В случае выездной налоговой проверки этот документ, в числе прочих, может быть затребован для анализа инспекторами. Также контроль за ними имеют право осуществлять и другие инспектирующие органы.

При отсутствии заборных листов на предприятие могут быть наложены штрафные санкции.

О форме ОП-12

Эта форма унифицированная. Она была введена в действие постановлением Госкомстата №132 25 декабря 1998 года. Обязательной к использованию форма перестала быть с января 2013 года. С того момента компании могут разрабатывать собственные бланки и применять их в работе — форма стала лишь рекомендованной.

Важно! При использовании собственных бланков нужно помнить, что документы должны иметь все необходимые реквизиты. О них можно узнать из п

2 ст. 9 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года. Кроме того, свой выбор надо закрепить в учетной политике организации. Это касается и унифицированных форм.

Хотя хозяйствующие субъекты и получили такую свободу в выборе бланков для первичных учетных документов, многие компании предпочитают старые проверенные формы. Плюсом такого выбора является отсутствие претензий со стороны проверяющих органов, так как те привыкли к стандартным бланкам.

Элементы требования в кладовую

Как и большинство бумаг, утвержденных в 1998 году Постановлением Госкомстата №132, этот документ имеет табличную форму заполнения. Именно она позволяет на минимально возможном пространстве отображать все необходимые для полного понимания картины данные. Ссылка на законодательную базу помещается в правом верхнем углу. После нее следуют две таблицы: вводная и основная. В самой верхней шапочной таблице помещаются:

• Форма по ОКУД. Она уже занесена в бланк. Номер 0330503.
• Номер формы по ОКПО и вид деятельности по ОКДП.
• Вид операции.

Слева от верхних граф оставлено место для названия компании и ее структурного подразделения. Отдельно значится графа «Получатель». Это сделано для того, чтобы заявленные продукты были доставлены, например, в столовую при втором цехе шарикоподшипникового завода, а не в само заводское помещение (в нем не будет ответственного лица для приема продукции).

Ниже расположено наименование самого документа: «Требование в кладовую» с двумя графами для номера и даты составления. Стоит упомянуть, что датировка – принципиально важный момент.
Подразумевается, что документ подписывается накануне поставки, то есть число должно отличаться на одни сутки в меньшую сторону от того числа, когда товары пищевого назначения были фактически поставлены (либо списаны).

Сразу под названием обычно прописывается материально ответственное лицо. В частности, его должность и ФИО. Эта графа носит название «Через кого». Именно этот сотрудник отвечает за скорость и качество поставки, сверяет его объем, качество и массу при поступлении и осуществляет другие организационные функции.

Вторая, более обширная таблица в требовании в кладовую состоит из семи столбцов. Каждый из них заполняется отдельно и должен содержать такие сведения, как:

• порядковый номер;
• код и полное наименование продукта (здесь не допустимы сокращения типа «Картошка» или «Хлеб», приветствуется подробные названия «Картофель молодой», «Хлеб ржаной грубого помола»и т.д.);
• единица измерения (включая код по ОКЕИ);
• количество (в штуках, кг, граммах и пр.);
• примечание.

Последний пункт может быть расширен. В него можно включать комментарии поставщика относительно качества, количественных и других характеристик продукта, о которых должна знать принимающая сторона.
В представленном бланке 34 строки для описания продуктов. Если этого пространства не хватит, то допустимо продолжение табличной части на дополнительные листы. Документ от этого не потеряет силы.

В каждой строке должен быть расположен один продукт. Не стоит забывать приправы, специи, соусы. В заполнении бумаги нет мелочей. Автоматически подразумевается, что все, чего нет в требовании, не нужно на кухне.

В самом конце требования расположено место для подписей заведующего производством и руководителя организации (а чаще – его уполномоченного лица). В последнем случае непременно прописывается должность.

Как заполнить форму ОП-11

Документ можно заполнить от руки либо на компьютере. Форма делится на шапку и основную часть.

В шапке нужно указать:

• наименование организации и ее структурного подразделения;
• код по ОКПО;
• вид деятельности;
• вид операции;
• номер документа (присваивать их нужно в сквозном порядке) и дату его составления.

Также здесь располагается гриф «Утверждаю» для руководителя организации или его доверенного лица.

В основной части документа находится таблица, куда необходимо внести такие сведения:

1. Порядковый номер записи.
2. Сумму за проданные блюда за наличный расчет по ценам продажи (отмечают сумму по отдельности по общим блюдам, порционным и обедам на дом, отпущенным работникам, в розничные сети).
3. Тот же самый показатель, но уже по учетным ценам производства.
4. Примечание.

В конце таблицы указывают общую сумму по всем категориям блюд.

Далее указывают, сколько соли и специй израсходовано для приготовления блюд. Отмечают в процентах к обороту и сумму (в рублях и копейках). После того как акт заполнен, ставят свои подписи члены комиссии. Также вносят названия их должностей и расшифровки подписей.

Затем свою часть заполняет кассир организации. Ему нужно указать прописью, сколько составила выручка кассы, и подтвердить эти сведения своей подписью.

В конце он отмечает приложения к документу и их реквизиты: это накладные, заборные листы. Полностью заполненный акт передают бухгалтеру. После его проверки специалист расписывается в том, что все данные верны. Затем он передает бумагу главе организации на утверждение.

Акт после заполнения необходимо передавать в бухгалтерию для отражения всех операций в бухгалтерском учете организации общепита.

Особенности работы с документом

Итак, форму необходимо заполнять ежедневно на основании кассовых чеков. Она нужна для удостоверения хозяйственных операций, которые бухгалтер будет отображать в бухучете компании, а также списывать отмеченные в акте денежные суммы.

Документ подписывают члены специальной комиссии, которые сверяют данные чеков с внесенными, кассир, бухгалтер, который должен проверить документ после составления, и глава организации — он утверждает документ своей подписью.

К сведению! В составе комиссии обязательно должен находиться заведующий производством.

В акте нужно указывать блюда по видам. К примеру: общие, обеды на дом, заказные и т.д. Готовый документ необходимо прикладывать к ведомости по форме ОП-14 (ведомость учета движения продуктов и тары на кухне).