Постановление госкомстата рф

Что дает заполнение формы?

Документальное оформление договора хранения и заполнение специальной формы по всем правилам предотвращает неприятные ситуации, связанные с пропажей товара на складе. После ее подписания на принимающую сторону ложится материальная ответственность за сохранность товара, ему должны быть обеспечены необходимые условия на складе. Хранитель принимает на себя все риски на случай утраты или порчи.

Если товар по каким-либо причинам был утерян или поврежден во время хранения на складе, его владелец вправе получить компенсацию причиненного материального ущерба. Документы станут основанием для подачи заявления в суд, если сторонам не удастся договориться между собой о размере неустойки.

Если же акт не был составлен или при его заполнении были допущены ошибки, передающая компания не сможет доказать факт передачи товара на хранение и потребовать компенсации за утерю. Заполнение документа гарантирует честное сотрудничество и предотвращает материальный ущерб.

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-3)

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение – это документ первичной учетной документации, составляемый материально-ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения материальных ценностей при возврате их поклажедателю.

Образец акта возврата ТМЦ, сданных на хранение МХ-3 входит в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденный Постановлением Госкомстата Российской федерации от 9 августа 1999 г. №66.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется «Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденным Министерством финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года N34н, а также Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (Постановление Госкомстата РФ от 9 августа 1999 г. №66).

Что нужно помнить

Количество экземпляров отчета может быть различным. Оно зависит от нужд компании. Информацию об этом необходимо прописать в учетной политике.
Отчет сдают в бухгалтерию по окончании каждого календарного месяца, однако организация может увеличивать этот срок, например, это может быть квартал, полгода и т.д

Самое важное — прописать это в учетной политике.
Хранить отчеты по форме МХ-20 нужно в течение 5 лет.
Документ можно заверять и электронной подписью, если компания ведет электронный документооборот. Этот факт также должен быть указан в учетной политике.
При заполнении отчета часто могут быть допущены такие ошибки: арифметические, неправильное указание даты, наименования ТМЦ

Внесение корректив в бумажный документ производится посредством зачеркивания фрагмента с ошибкой, написания рядом верного варианта, постановки отметки «Исправленному верить», а также подписи ответственного работника.

Требования к заполнению документации

При передаче товарно-материальной ценности на краткосрочное или длительное хранение между организациями составляется договор, правила его заключения прописаны в 47 главе Гражданского кодекса. К этому договора прикладывается специальная форма, которая подтверждает, что ценности были переданы и приняты на хранение. Договор должен составляться между любыми организациями, передающими и принимающими ТМЦ вне зависимости от того, занимается ли компания хранением профессионально.

Госкомстат РФ в 1999 году утвердил специализированную форму МХ-1, она представляет собой акт приема и передачи материальных ценностей между организациями. В дальнейшем эта форма перестала быть обязательной для заполнения: компании могут разрабатывать свои варианты этого документа, в которых должна присутствовать та же информация.

Однако до сих пор большинство предприятий выбирают унифицированную форму МХ-1, так как она содержит всю необходимую информацию.

СКАЧАТЬ БЛАНК МХ-1

Обязательна ли именно такая форма

С 2013 года все унифицированные формы потеряли первостепенное значение. Они остались обязательными для использования только в исключительных случаях, предусмотренных законом. Но форма М-35 к этим исключениям не относится. Акт об оприходовании материальных ценностей после сноса здания может быть составлен в любой удобной для организации формой.

Единственным принципиальным моментом остается тот нюанс, что любую собственноручно созданную форму необходимо заносить в учетную политику компании отдельным приказом руководителя. Поэтому, если такой процесс в компании происходит впервые, необходимо позаботиться о том, чтобы к моменту подписания акт уже значился в учетной политике в качестве разработанного документа.

Причем использовать можно как унифицированную, так и собственную форму бланка. Малейшие изменения и дополнения унифицированной формы делают ее уже самостоятельно разработанной.

Вводная часть акта

После наименования документа и его номера посередине листа последовательно находятся графы, в которых при заполнении указываются:

• Наименование организации составителя.
• Название организации заказчика.
• Название компании подрядчика.
• Наименование оценочной организации либо нескольких. Указываются только те, которые непосредственно участвовали в процессе оценки материальных ценностей, полученных при разборке.

Отдельно справа в прилагаемом бланке акта располагается маленькая таблица. В ней уже стоит номер формы по ОКУД. Если хотя бы одна графа в акте будет изменена, то этот номер необходимо будет убрать. Это требование связано с правилами применения унифицированных форм документации.

Помимо кода по ОКУД, прилагаемый акт имеет графы для указания ОКПО. В меньшей из трех таблиц также необходимо заполнить графы: «Дата составления», «Код вида операции», «Название структурного подразделения» и «Вид деятельности». Не все они обязательны для заполнения. Например, если нет структурных подразделений в организации, то соответствующий столбец весь можно оставить незаполненным. Это не возбраняется.

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Унифицированная форма № МХ-3 (образец заполнения)

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (образец заполнения)

Унифицированная форма N МХ-3

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 09.08.99 N 66

———— ¦ Код ¦ +———-+ Форма по ОКУД ¦ 0335003 ¦ ООО «Шиномонтаж «Восток-авто», г. Москва, +———-+ ул. Саянская, д. 7б, (499) 309-09-99 ¦ ¦ ———————————————- по ОКПО ¦ 08989565 ¦ организация-хранитель, адрес, телефон, факс +———-+ Отделение «Ивановское» ¦ ¦ ——————————————————-¦ ¦ структурное подразделение +———-+ Вид деятельности по ОКДП ¦ 50.20.13 ¦ ИП Корецкая Полина Сергеевна, г. Москва, +———-+ ———————————————- по ОКПО ¦ — ¦ поклажедатель (наименование, адрес, телефон, +———-+ ул. Магнитогорская, д. 17, офис 405 ¦ ¦ ——————————————————-+———-+ фамилия, имя, отчество) Договор ¦номер¦ 02 ¦ +——+———-+ ¦ дата¦25.03.2011¦ ——+———-+ Вид операции ¦ ХР ¦ ———— ———————— ¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦документа¦составления¦ +———+————+ АКТ ¦ 68 ¦ 24.10.2011¦ ———-+———— О ВОЗВРАТЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, СДАННЫХ НА ХРАНЕНИЕ

Акт составлен о том, что поклажедатель принял от хранителя следующие товарно-материальные ценности:

Комплект зимних шин (5 шт.) 165/80R13 МИ-166 Steel Radial 82S Tubeless 168Я502311, N ХР 3/10

Оборотная сторона формы N МХ-3

наименование

код по ОКЕИ

5 Х 40 000-00

В соответствии с договором о хранении за время хранения 7 мес. (184 дн.) ——————— дней вышеперечисленных товарно-материальных срок хранения ценностей организацией-хранителем выполнены, а поклажедателем приняты следующие работы и услуги: —————————————————————————- ¦Номер ¦ Работы и услуги ¦ Единица ¦Коли- ¦ Цена,¦Стои- ¦Приме-¦ ¦по по-¦ ¦ измерения ¦чество¦ руб. ¦мость, ¦чание ¦ ¦рядку ¦ +————+ ¦ коп. ¦руб. ¦ ¦ ¦ +—————————+наиме-¦код ¦ ¦ ¦коп. ¦ ¦ ¦ ¦ вид ¦ код ¦нова- ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ОКЕИ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——————+——-+——+—-+——+——+——-+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +——+——————+——-+——+—-+——+——+——-+——+ ¦ 1 ¦Специализированное¦63.12.4¦ сут. ¦ 359¦ 184 ¦ 9-00¦1656-00¦ — ¦ ¦ ¦сезонное хранение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——————+——-+——+—-+——+——+——-+——+ ¦ 2 ¦Доставка ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦500-00¦ 400-00¦ — ¦ +——+——————+——-+——+—-+——+——+——-+——+ ¦ 3 ¦Мойка, сушка ¦ — ¦ шт. ¦ 796¦ 5 ¦ 28-80¦ 144-00¦ — ¦ +——+——————+——-+——+—-+——+——+——-+——+ ¦ 4 ¦Обработка спец. ¦ — ¦ шт. ¦ 796¦ 5 ¦ 60-00¦ 300-00¦ — ¦ ¦ ¦составом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——————+——-+——+—-+——+——+——-+——+ ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+——————+——-+——+—-+——+——+——-+——- Итого¦2500-00¦ +——-+ НДС¦ 450-00¦ +——-+ Итого с учетом НДС¦2950-00¦ ——— Две тысячи девятьсот пятьдесят———— Стоимость работ и услуг —————————————— прописью 00 ——————————————— руб. ———— коп. ——————————————— Четыреста пятьдесят— 00 В том числе сумма НДС ———————- руб. ———— коп. прописью Приемщик Сонин А.Н. Подтверждаю ————- ___________ ———————— должность подпись расшифровка подписи — Корецкая П.С. Поклажедатель ———————— ________ ——————- должность, место работы подпись расшифровка подписи ————————————————— Особые отметки ————————————————— —————————————————————— —————————————————————— —————————————————————— —————————————————————— Расписка в получении товарно-материальных ценностей Корецкая П.С. Получил _____________ ———————————— подпись расшифровка подписи М.П. Приемщик Сонин А.Н. Сдал ————- ___________ ———————- должность подпись расшифровка подписи М.П.

Правила заполнения акта

Форма МХ-1 должна заполняться стороной, принимающей ценности на хранение. Компания, передающая ТМЦ, должна предоставить он них полную подробную информацию в соответствии с сопроводительными документами. В акте должны быть зафиксированы следующие сведения:

• Информация о предприятии-хранителе. Прописывается наименование фирмы и ее контактные данные.
• Информация о компании, передающей ценности. Также указывается название, контактные данные и ФИО уполномоченного лица.
• Данные о договоре хранения, заключенном между сторонами.
• Информация о ценностях, переданных на хранение. Указывается название ТМЦ, количество, вес, стоимость и другие параметры.
• Условия хранения. В акте должно быть указано, что продукция требует специальных условия хранения, в этом случае фирма должна обеспечить выполнение требований.
• Особые отметки о товаре или материалах, если это необходимо.
• ФИО и подпись передающего лица.
• ФИО и подпись принимающего лица.

Обычно составляется два экземпляра – для передающей и принимающей стороны. Документы скрепляются подписями уполномоченных лиц.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ МХ-1

Особенности использования формы МХ-1

Для оформления факта передачи имущества на хранение профессиональным и непрофессиональным хранителям потребуется оформить первичный документ. Лучшим вариантом документирования передачи ТМЦ на хранение (хотя и необязательным для применения) является использование унифицированной формы МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.

Предпочтительно оформление операции передачи на хранение по форме МХ-1 потому, что в унифицированном бланке предусмотрены поля для отражения всей необходимой информации и, вероятнее всего, его не потребуется существенно дорабатывать. Передача имущества, а также переход всех рисков возможной утери или порчи ТМЦ осуществляется одновременно с подписанием акта по форме МХ-1 сторонами.

Комплектность документов (количество приложений к акту по форме МХ-1), а также количество экземпляров заполненных форм определяется сторонами (поклажедателем и хранителем) в каждом конкретном случае в соответствии с условиями договора хранения.

О форме, которая заполняется при возврате ТМЦ из хранения, читайте в материале «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».

Условия применения формы МХ-3

При возврате товара, оборудования и иных ТМЦ, находившихся на ответственном хранении, компания-хранитель оформляет соответствующий акт, свидетельствующий о передаче имущества обратно поклажедателю. С 2013 года этот документ может быть оформлен как по унифицированной форме, так и в виде самостоятельно созданной формы аналогичного назначения.

Главное, чтобы такие первичные документы были оформлены с сохранением обязательных требований к ним, изложенных в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Тем не менее многие бухгалтеры и предприниматели считают, что унифицированную форму МХ-3 гораздо проще использовать, т. к. в ней учтены все необходимые нюансы соответствующей процедуры.

Подробнее о требованиях, предъявляемых к первичным документам, читайте в нашей статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Акт о возврате имущества из хранения подписывается материально-ответственными лицами как хранителя, так и поклажедателя. Факт подписания данной формы документа является основанием для:

• списания ТМЦ со складского учета, осуществляемого с использованием забалансовых счетов;
• начисления стоимости услуг по хранению.

О том, берется ли в расчет чистых активов имущество, учтенное на забалансовых счетах, читайте в статье «Утвержден новый порядок расчета чистых активов».

О чем важно помнить

При заполнении документа нужно помнить о следующих правилах:

1. Заполнять бланк должно материально ответственное лицо организации-хранителя.
2. Документ необходимо формировать в двух экземплярах. Первый будет находиться у компании-хранителя, а второй — у поклажедателя.
3. Срок хранения документа составляет 5 лет.
4. Исправлять ошибки требуется стандартным способом: путем аккуратного зачеркивания, написания верного варианта сверху, проставления отметки «Исправленному верить» и подписи уполномоченного сотрудника.

При приеме организацией ценностей на хранение составляется акт приема-передачи ТМЦ по унифицированной форме МХ-1. В каких случаях это необходимо? Организация вправе принимать имущество, которое принадлежит другим лицам или организациям, на хранение, обязуясь обеспечить его сохранность на платной или бесплатной основе. Таким образом, в качестве хранителей могут выступать как компании, для которых это является предпринимательской деятельностью (склады, банки и т.д.), так и предприятия, которые осуществляют данную деятельность безвозмездно (например, библиотеки, театры, поликлиники).

При передаче ТМЦ на ответственное хранение сторона, сдающая ценности, и сторона, принимающая их на хранение, заключают между собой договор хранения в письменной форме. Стоит отметить, что компании, для которых хранение ценностей является предпринимательской деятельностью, вместо заключения такого договора могут выдавать складское свидетельство, в котором определяются сроки и условия хранения материальных ценностей.

Если ТМЦ получены на хранение на основании договора, то помимо договора подтверждающими документами приема ТМЦ, в частности, будет являться акт приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение по унифицированной форме № МХ-1. Если организация приняла ТМЦ на ответственное хранение по каким-либо другим договорам (например, купли-продажи с переходом права собственности после оплаты), то кроме самого договора обоснованием могут являться документы, которые были оформлены при передаче ТМЦ, в частности, товарная накладная (например, по форме ТОРГ-12) или накладная на отпуск материалов (например, форма М-15).

Форма акта приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение имеет унифицированную форму МХ-1 и утверждена постановлением Госкомстата от 09.08.1999 г. № 66. Тем не менее, вы имеете право самостоятельно разработать акт приема-передачи ТМЦ, используя для заполнения форму МХ-1 как образец.