Открыта форма:

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Как оформить путевой лист на легковой автомобиль

Форма бланка, предназначенного для оформления поездок на легковом автомобиле, заполняется с обеих сторон. Оформляется она следующим образом:

• сначала бланк должен получить номер и серию;
• отмечается дата составления;
• в соответствующее поле вносится адрес и контакты организации, ее название и другая информация о ней;
• код по ОКПО;
• в нужной строке указывается подробная информация о транспортном средстве: регистрационный номер, марка и др. Если машина находится на учете у предприятия, указывается гаражный номер;
• ниже отмечаются данные о водителе. Прописывается его ФИО, табельный номер, данные водительского удостоверения, доступные категории.

Кроме этого, здесь имеются поля, которые нужно заполнять, если автомобиль относится к специализированной транспортной организации. Ниже диспетчером или другим ответственным лицом вписывается поручение, которое должен выполнить водитель. Указывается пункт назначения, время начала и окончания рабочей смены.

На лицевой стороне свои отметки должен поставить и механик. Он обязан подтвердить исправность ТС, указать показания спидометра и наличие топлива в баке. Затем шофер получает документ и подписывает его. Тем самым он подтверждает, что принимает транспортное средство. Заправляясь топливом, водитель передает путевку заправщику, который отмечает марку и объем заправленного топлива.

После того, как автомобиль приезжает в гараж, лист передается механику. Здесь имеются пункты, которые он обязан заполнить. Механик указывает объем топлива, который остался в баке, данные спидометра. Время заезда фиксируется диспетчером. Если в процессе работы водитель допустил какие-то нарушения, они должны быть отмечены в документе. Также здесь отмечаются и простои, если таковые были. Затем, учитывая всю информацию, диспетчер сопоставляет норму и израсходованное топливо, выявляя перерасход или экономию.

Документ имеет и обратную сторону, заполнять которую должен сам водитель. Здесь в отдельную строку вписывается подробная информация о каждом рейсе. В некоторых ситуациях водитель может предоставлять свои услуги третьим лицам. Они должны подтверждать данные записи своими подписями. Вся указанная информация используется при начислении шоферу заработной платы.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Заполняйте путевой лист и другие бланки автоматически в онлайн-программе Класс365! Забудьте об ошибках и экономьте свое время!

Подключитесь к КЛАСС365 сегодня и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматическое заполнение актуальных типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Создание фирменных бланков с вашим логотипом и реквизитами
• Составление лучших коммерческих предложений (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылка документов по email прямо из системы
• Вести учет выпуска готовой продукции

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически выписывать документы. Программа позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета

Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.

Для каких транспортных средств и когда нужен

Причины:

1. Списание ГСМ по всем правилам, чтобы составлять в дальнейшем достоверные налоговые отчеты и вести бухгалтерию, показывая, куда именно затрачивались материалы.
2. Для налоговой – обоснование расходов, которые претерпевает предприятие во время содержания, хранения, ухода и эксплуатации используемого авто.
3. Расчет для начисления заработной платы водителям, непосредственно управляющим автомобилями, для которых необходимы путевые листы.
4. Безопасное в отношении штрафования продвижение по дорогам.

Сотрудники автодорожной полиции не будут штрафовать за недостаток документов, которые водитель обязан иметь при себе на случай совершения регулярного маршрута.

Инспектор ГИБДД увидит, что машина используется в рейсе, принадлежит организации, действующей по лицензии. Штрафы выписываются, когда нарушается п. 2.1.1 Правил ДД.

Размер денежного взыскания установлен в ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ и составляет 500 руб.

Сферы применения таких документов:

• для легализации рейсов на месяц;
• при эксплуатации предприятием транспорта в хозяйственных целях круглогодично, с оформлением листа сроком на один день или месяц.

Срок действия не может превышать 1 месяц.

Случаи, когда нет необходимости заполнять бланк:

Кому авто принадлежит
Основание для освобождения от обязательства
Находится в собственности физ. лица
Применяется им самолично
Передается другому человеку (по доверенности с внесением в полис ОСАГО)
Владеет юр

лицо (или ИП)
Компании не принципиально важно отражать расходы, приходящиеся по снабжению машин топливом.

Случаи, когда обязаны:

Принадлежность	Основание для выполнения обязательства
Имущество физ. лица	Применяется им самолично, но для нужд предприятия, на котором он официально принят на работу в качестве водителя.
Передается другому водителю, также находящемуся в штате организации.
Имущество юр. лица (или ИП)	Вид деятельности подразумевает регулярное осуществление чего-то из следующего (ч. 2 ст. 6 Устава автотранспорта от 15.07.16 г.):

Назначение путевого листа

Функции путевого листа следующие:

• подтверждает право водителя работать на автомобиле;
• подтверждает исправность транспортного средства;
• используется для списания затрат на ГСМ;
• на основании документа начисляют заработную плату водителю;
• лист подтверждает факт выполнения работ для заказчика, который на основании представленных данных оплачивает работу спецмашины.

Таким образом, это многофункциональный документ, наличие которого могут проверить при выездной проверке ФНС или другие ведомства. За отсутствие путевых листов может быть наложена административная ответственность.

Бланк путевого листа 2020 года: обязательные реквизиты

Приказом №17 от 18.01.2017, Приказом №476 от 07.11.2017 Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Название – ПУТЕВОЙ ЛИСТ.

2. Номер документа.

3. Период действия.

4. Сведения о владельце транспортного средства.

5. Тип и модель транспортного средства.

6. Государственный регистрационный знак автомобиля.

7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.

8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.

9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.

10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.

11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.

12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.

13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.

14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.

Если вы применяете форму путевого листа, разработанную самостоятельно, то обязательно проверьте наличие всех реквизитов в документе, которые требуются в 2020 году.

Новые бланки

Путевой лист – первичный документ по учету работы автотранспорта и основание для начисления зарплаты водителю. Без этого документа принять к учету расходы на бензин не удастся.

Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированные. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (п. 10 Порядка заполнения путевого листа).

1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

Предлагаем вам скачать новые бланки путевых листов с 1 марта 2019 года для легковых автомобилей по унифицированной и собственной форме:

• бланк путевого листа легкового автомобиля на основании формы № 3
• бланк путевого листа легкового автомобиля по собственной форме

Далее предлагаем ознакомиться с изменениями в путевых листах с 1 марта 2019 года и посмотреть на образцы заполнения.

Порядок хранения документа

Как правило, путевка хранится в организации на протяжении пяти лет. Однако здесь нужно учитывать некоторые поправки от Минкультуры. В них говорится, что документ необходимо хранить в течение пяти лет только в том случае, если за это время компанию не посещали представители контролирующих органов. Именно поэтому, если проверок не было, документ уничтожать нельзя.

Иногда бывают ситуации, когда путевой лист − это единственное официальное подтверждение того, что водитель работал во вредных условиях. Документ дает основание на получение льготной пенсии. В таких ситуациях законодательство обязывает хранить путевку в архивах организации на протяжении 75 лет.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Если сотрудник ДПС останавливает служебное транспортное средство, можно не сомневаться, он потребует предъявить путевку. При ее отсутствии избежать наказания не получится. Кроме этого, если документ заполнен с ошибками, это будет приравниваться к его отсутствию. КОАП определяет ответственность за такие правонарушения. Стоит отметить, вина за это лежит на водителе. Ведь именно он обязан принять автомобиль вместе с заполненной путевкой. Кроме этого, на шофере полностью лежит ответственность за движимое имущество компании во время рейса. Соответственно, следить за правильным оформлением необходимых документов − прямая обязанность шофера. Если путевки не окажется при себе, ему грозит штраф, размер которого составляет 500 рублей.

Виновным в такой ситуации будет не только шофер, но и директор фирмы, за которой числится машина. Ответственный сотрудник, не выписавший путевку, рискует заплатить штраф в размере до 20 тысяч рублей. Компания, чьи поручения выполняет водитель без соответствующих документов, также получает штрафные санкции. Юридическое лицо выплачивает штраф, размер которого может достигать 100 тысяч рублей.

(Видео: “Путевой Лист в 2020 Году”)

Нередко штрафуются ответственные лица и при неправильном заполнении путевки. Достаточно часто здесь отсутствуют подписи и отметки, которые в обязательном порядке должны здесь находиться. Как правило, в таких случаях ответственным лицам выписывается штраф 5 тысяч рублей. Для юридических лиц предусмотрено наказание в размере до 30 тысяч рублей. Необходимо учитывать, данные штрафы касаются не только государственных компаний, но и частных фирм.

По сути, путевка − это документальное подтверждение расходов организации. Именно поэтому проверку путевок может устроить налоговая служба. Отсутствие или утрата документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов компании. В такой ситуации фирме необходимо выплатить штраф 10 тысяч рублей. В некоторых случаях данная сумма увеличивается втрое. Это возможно, например, в том случае, если за один отчетный период проверяющий выявил несколько таких нарушений.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.

Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.

Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида — 4-С и 4-П.

В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.

Внимание! В этом документ водитель отражает подробный путь следования автомобиля, с фиксацией точных адресов. Это позволяет руководству определить как исполняются порученные задания и доказать клиентам, что соответствующие услуги оказаны.. Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену

При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов

Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.

Образец бланка путевого листа для легкового автомобиля

Правильное заполнение бумаг состоит в наличии соответствующей формы, принятой Госкомстатом Российской Федерации унифицированной (действующей повсеместно в стране).

Для юридических лиц

Применяется форма №3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ 28 ноября 1997 года под №78. А также – вариант для многодневных поездок, утвержденная Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.08 г.

Перед тем как отправляться в поездку, обязательно должен быть издан внутренний приказ. Руководство таким способом официально документирует делегированные полномочия – задание водителю.

Однодневный

Бланк содержит:

1. Левый угол вверху – фирменный штамп предприятия.
2. Правый – ссылка на положение, регулирующее стандарт формы.
3. Название бумаги (прописными буквами по центру), его серия, номер, дата изготовления.
4. Далее ниже – полностью наименование организации.
5. В специальных окошках – реквизиты фирмы.
6. В окошках и строчках – сведения о предмете сделки и водителе.
7. В блоке «Задание водителю» – в строках и окошках прописывается информация о том, куда подается груз, пассажир (адрес).
8. Потом указывают данные по рейсу – время в пути, маршрут (кратко).
9. Отметки по исправности и разрешению к выезду авто.
10. Отдельно показывают «Движение горючего», его остатки после использования машины.
11. Внизу – водитель расписывается после того, как сдаст технику. Подпись его обязательно должна расшифровываться. Его компания ставит печать.
12. Также подписывается и механик, который осматривает транспортное средство и признает удовлетворительным его состояние, фиксирует остатки ГСМ.
13. На обороте бланка отражается – коды заказчиков, даты, время (уезда, возвращения), адреса пунктов отправления и назначения, расстояние пройденного пути, подписи водителей.

Путевой лист, который применяется в воинских частях, – форма №16а, утвержденная Приказом Минобороны РФ №139 от 28 марта 2008 года.

Многодневный

В таком случае задание дается на целый месяц. В документе понадобится только отмечаться по итогам выполненных задач.

Бланк содержит следующие особенности:

1. Указание точных дат рейсов.
2. Обязательное проставление часов убытия-прибытия.
3. Возле каждой даты и времени ставится подпись водителя и расшифровка росписи его фамилией с инициалами.
4. Обозначение адресов – пунктов назначений.
5. Нумерация маршрутов.
6. Километраж.
7. Расход бензина, дизельного топлива. Норма, превышение, итоговые цифры.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели могут не использовать, если имеют послабления по льготным обязательствам перед государством – находятся на 15-процентном УСН.

При необходимости, для ИП используются те бланки, которые утверждены Постановлением Государственного комитета статистики РФ № 78. Он называется – «ПЛ-1».

Содержание практически совпадает с идентичными вариантами межотраслевой формы №3.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны. Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Обязательные реквизиты

1. Название — путевой лист

2. Номер

3. Срок действия

4. Сведения о собственнике машины

5. Тип и модель машины

6. Государственный регистрационный знак машины

7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж

8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж

9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время

10. Ф.И.О. водителя

11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя

12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр

13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины

14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

15. Дата и время предрейсового контроля (с 15 декабря 2017 года)

16. ОГРН организации или ОГРНИП (с 15 декабря 2017 года)

Кто заполняет и ведет учет

Весь учет по составлению, заверению и движению путевых листов возлагается по предприятию на специалиста – диспетчера-нарядчика.

В его должностные обязанности входит не только фактически распределять наряды для водителей, но также и учитывать их выполнение.

Любая организация возлагает на диспетчера следующие обязанности:

• фиксировать опоздания;
• раздавать наряды;
• выдавать путевые листы перед самим рейсом;
• принимать;
• регистрировать простои, ожидания;
• отмечать время заезда в гараж (сдача машины после проверки у техников) и др.

На случай аренды авто – заполняются арендодателями субарендодателями (при передоверии прав арендного пользования).

Форма путевого листа легкового автомобиля

Данным Постановлением приняты различные бланки путевок, для каждого вида ТС. При этом, предприятие вправе разработать собственный бланк путевки, однако в нем необходимо отобразить обязательные требования, такие как:

1. Название формы «Путевой лист легкового автомобиля»
2. Номер и дата его выписки.
3. Продолжительность действия бланка. Наибольшее время — один месяц.
4. Реквизиты владельца ТС. Сейчас требуется отображать ОГРН.
5. Реквизиты водителя ТС (Ф.И.О., номер водительских прав (ВУ)).
6. Реквизиты ТС (государственный номер, модель).
7. Данные спидометра накануне выезда по маршруту и при возврате в гараж.
8. Дата и время отправки по маршруту и возврата в гараж.
9. Подпись и Ф.И.О. лица, зафиксировавшего показания спидометра, с отображением даты и времени.
10. Дата и время медосмотра шофера до и после поездки.
11. Штамп, подпись и Ф.И.О. доктора, выполнившего мед. освидетельствование.
12. Сведения о техосмотре, с отображением даты и времени.
13. Подпись и Ф.И.О. автомеханика, осмотревшего ТС.
14. Оформленную путевку подписывает диспетчер и начальник предприятия, либо назначенные начальником лица.
15. При наличии в учреждении печати, выписанный бланк заверяется нею.

Путевка выписывается в одном экземпляре и вручается шоферу на руки. По завершению задания шофер обязан вернуть заполненную путевку ответственному работнику под роспись.

Изменился срок выдачи

Как уже было сказано, в правила заполнения данного документа постоянно вносятся некоторые изменения. Например, с 2019 года нет необходимости подтверждать штампами информацию о том, что водитель прошел медицинский осмотр. Нет необходимости подтверждать печатями показания одометра, временя и даты выезда. Теперь здесь ответственные лица ставят лишь свои подписи с расшифровками. Раньше показания одометра необходимо было фиксировать при заезде на парковку. Сейчас эти данные отмечаются в тот момент, когда автомобиль выезжает со стоянки.

Срок выдачи документа также был изменен. Раньше законодательство разрешало оформлять путевой лист на месяц. Но с марта 2019 года оформление документа выполняется непосредственно перед каждой поездкой.

Срок действия

Учитывая новые поправки в правилах составления путевки, нельзя говорить, что данный документ может действовать в течение одного месяца. Если длительность рейса превышает время рабочей смены, то временем начала путевки можно считать начало смены. Если в течение дня планируется выполнение нескольких рейсов, документ составляется перед началом первой поездки. Отсюда можно сделать вывод, путевка не может действовать дольше смены шофера или продолжительности рейса.